Alles Wichtige zum Lohnausweis: erstellen, ausfüllen & verstehen

Der Schweizer Lohnausweis bildet die Grundlage für die korrekte Besteuerung des Einkommens und dient als Nachweis des erzielten Lohns. Doch wie wird dieser wichtige Beleg korrekt erstellt und ausgefüllt? Welche Punkte sind zu beachten, um Fehler zu vermeiden und steuerrechtliche Konsequenzen auszuschliessen? Dieser Artikel erläutert detailliert, wie Sie den Lohnausweis ausfüllen und erstellen, und gibt wertvolle Tipps, wie Sie mit geringem Aufwand allen Anforderungen der Eidgenössischen Steuerverwaltung gerecht werden.

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Was ist ein Lohnausweis?

Ein Lohnausweis ist ein offizielles Dokument, das Arbeitgeber einmal jährlich für Angestellte erstellen. Neben den Löhnen, Gehältern und sonstigen Vergütungen, die ein Arbeitnehmer im Laufe eines Kalenderjahres erhalten hat, listet er die Sozialabgaben und eventuell gezahlten Quellensteuern auf. Als detaillierter Nachweis des Einkommens wird der Lohnausweis für die Steuererklärung benötigt.

Schweizer Lohnausweis: Die wichtigsten Bestimmungen im Überblick

Arbeitgeber sind gemäss Steuergesetz Art. 168 StG dazu verpflichtet, ihren Angestellten für jedes abgelaufene Kalenderjahr einen Lohnausweis auszustellen. In der Regel erhalten Arbeitnehmer ihren Lohnausweis im Januar des Folgejahres.

Eine genaue Frist für die Ausstellung des Lohnausweises ist allerdings nicht im Bundesrecht verankert. Stattdessen wird sie jeweils durch kantonale Vorschriften oder durch die Richtlinien und Empfehlungen der kantonalen Steuerverwaltungen bestimmt.

Das zu verwendende Formular hingegen ist schweizweit einheitlich. Ein herunterladbares PDF-Formular des Lohnausweises stellt die Eidgenössische Steuerverwaltung auf ihrer Website bereit.

Vorschriften und Gesetzestexte zum Schweizer Lohnausweis

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In der Schweiz regeln verschiedene Gesetze und Verordnungen die ordentliche Erstellung und Verwendung des Lohnausweises. Insbesondere sind hier zu berücksichtigen:

  • Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG): Das DBG bestimmt unter anderem die Einkommensbestandteile und Abzüge, die im Lohnausweis aufzuführen sind. Artikel 127 DBG legt die Bescheinigungspflicht Dritter fest, also beispielsweise die Pflicht von Arbeitgebern, ihre an Arbeitnehmer gerichteten Leistungen auszuweisen.
  • Bundesgesetz über die Harmonisierung der direkten Steuern der Kantone und Gemeinden (StHG): Das StHG schafft eine einheitliche Basis für die kantonalen Steuergesetze und hat somit auch Einfluss auf den Lohnausweis.
  • Verordnungen und Weisungen der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV): Die ESTV gibt regelmässig Weisungen und Erläuterungen heraus, die detaillierte Informationen zum korrekten Ausfüllen des Lohnausweises bieten.
  • Kantonale Steuergesetze und -verordnungen: Da die Steuerhoheit in der Schweiz sowohl beim Bund als auch bei den Kantonen liegt, haben die Kantone eigene Steuergesetze, die ergänzende Vorschriften zur Einkommensbesteuerung enthalten können. Diese Gesetze variieren je nach Kanton.
  • Sozialversicherungsgesetze: Die Abzüge für Sozialversicherungen wie AHV, IV, EO und ALV sind ebenfalls im Lohnausweis aufzuführen. Diese sind durch Gesetze wie das AHVG (Bundesgesetz über die Alters- und Hinterlassenenversicherung) und das AVIG (Bundesgesetz über die obligatorische Arbeitslosenversicherung und die Insolvenzentschädigung) geregelt.
  • Quellensteuerverordnung: Falls Quellensteuern abgezogen werden, sind auch diese gemäss QStV im Lohnausweis zu vermerken.

Besonders wichtig: Der Lohnausweis muss korrekt ausgefüllt werden. Wer einen Lohnausweis nicht oder falsch ausfüllt, macht sich strafbar (Artikel 127, 174 und 186 DBG, Art. 43, 55 und 59 StHG sowie Art. 251 StGB) und haftbar (Art. 177 DBG, Art. 56 StHG). Es lohnt sich daher, die Lohnbuchhaltung mit einer Software wie bexio zu führen: Sie unterstützt Sie bei der korrekten Erstellung der Lohnausweise und macht den Prozess einfach und verständlich.

Lohnausweis für Arbeitnehmer: Wann und wie wird er eingereicht?

Der Lohnausweis dient als wichtigster Beleg für die Einkommenssteuererklärung. Arbeitnehmer sollten daher wissen, wann und wie sie dieses Dokument nach dem Erhalt weiterleiten müssen. Die folgenden Hinweise sind zu beachten:

Rechtzeitiger und vollständiger Erhalt des Lohnausweises

Arbeitgeber sollten den Lohnausweis in der Regel bis Ende Januar des Folgejahres anfertigen und ausgeben. Lässt ein Arbeitgeber diese Frist verstreichen, sollten Arbeitnehmer ihn darauf hinweisen und um die Herausgabe des Lohnausweises bitten. Bestanden im abgelaufenen Kalenderjahr mehrere Angestelltenverhältnisse bei verschiedenen Arbeitgebern, werden jeweils gesonderte Lohnausweise von diesen benötigt.

Beifügung zur Einkommenssteuererklärung

Der Arbeitnehmer reicht den Lohnausweis zusammen mit der Einkommenssteuererklärung ein. Der genaue Zeitpunkt für die Abgabe der Steuererklärung variiert je nach Kanton. In den meisten Kantonen ist die Frist der 31. März, in einigen kann sie jedoch zwischen Ende Februar und Ende April liegen. Informieren Sie sich unbedingt über die Vorgaben für Ihren Kanton.

Form der Einreichung

Mittlerweile ist es in allen Kantonen möglich, die Steuererklärung elektronisch einzureichen. Es genügt also, den Lohnausweis im Zuge der elektronischen bzw. online vorgenommenen Erstellung zu scannen und als Anhang hochzuladen. Die schriftliche Unterzeichnung entfällt. Bei einer papierbasierten Einreichung senden Steuerpflichtige eine Kopie des Lohnausweises zusammen mit den restlichen Unterlagen ein.

Aufbewahrung

Es ist ratsam, den originalen Lohnausweis und alle anderen relevanten Steuerunterlagen für mindestens fünf Jahre aufzubewahren, falls es zu Rückfragen beziehungsweise einer Steuerprüfung kommen sollte oder wenn Arbeitnehmer erwerbsunfähig werden. Sie werden dann zum Nachweis des Einkommens herangezogen.

Verspätete Einreichung

Wer die Steuererklärung nicht fristgerecht einreicht, kann gemahnt werden und unter Umständen eine Busse erhalten. Viele Kantone gewähren auf Anfrage eine Fristerstreckung für die Abgabe der Steuererklärung bis September oder auch Dezember. Auch in diesem Punkt sollten Sie sich über die Vorgaben in Ihrem Kanton informieren. Es ist ausserdem wichtig, eine Fristverlängerung rechtzeitig vor dem Ablauf der eigentlichen Frist zu beantragen.

Lohnausweis ausfüllen für Arbeitgeber: Diese Informationen benötigen Sie

Der Lohnausweis besteht aus zwei Abschnitten: Der obere Teil beinhaltet in den alphabetisch geordneten Abschnitten A bis H allgemeine Informationen zum Arbeitnehmer, dessen Angestelltenverhältnis sowie zum Erfassungszeitraum für alle Daten.

Der untere Teil erfasst in 15 nummerierten Zeilen die detaillierten Leistungen und Abzüge des Arbeitnehmers im abgelaufenen Kalenderjahr. Dabei wird in den Zeilen 1 bis 8 zunächst der Bruttolohn, in den Zeilen 9 bis 11 durch Zusammentragen aller Abzüge der Nettolohn ermittelt. Die Zeilen 12 bis 15 dienen der Erfassung weiterer individuell anfallender Steuerabzüge, Spesenvergütungen, Gehaltsnebenleistungen und Zusatzbemerkungen.

1. Lohn

Neben dem ordentlichen Salär sind in Zeile 1 auch die Taggelder aus den Kranken- und Unfallversicherungen sowie sämtliche Zulagen (Provisionen, Vergütungen für den Arbeitsweg und auswärtige Verpflegung am Arbeitsort) aufzuführen.

2. Gehaltsnebenleistungen

Das sind beispielsweise Zuwendungen in Form von Verpflegung und Unterkunft oder auch der Privatanteil an einem Geschäftswagen, sofern bereitgestellt. Hierbei sind monatlich 0,9 Prozent des Kaufpreises exklusive Mehrwertsteuer zu deklarieren (also insgesamt maximal 10,8 Prozent in einem vollen Kalenderjahr).

3. Unregelmässige Leistungen

Unter diesem Punkt ist alles aufzuführen, was nicht dem ordentlichen Salär und den regelmässigen Nebenleistungen zugerechnet werden kann, sondern anlassbezogen geleistet wird, etwa Bonuszahlungen, Jubiläumsgeschenke, Treueprämien oder Umzugsentschädigungen.

4. Kapitalleistungen

Hier sind einerseits Lohnnachzahlungen gemeint, andererseits Abgangsentschädigungen sowie Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter.

5. Beteiligungsrechte

Das sind Aktien und Optionen am Unternehmen, die Arbeitnehmer innehaben.

6. Verwaltungsratsentschädigungen

Gesondert von den regelmässigen wie auch unregelmässigen Leistungen sind hier die Verwaltungsratsentschädigungen beziehungsweise Sitzungsgelder und Tantiemen aufzuführen.

7. Andere Leistungen

Unter Punkt 7 fallen unter anderem diverse anteilige Beiträge des Arbeitgebers an Versicherungen für Arbeitnehmer, darüber hinaus Leistungen der ALV und der EO, Beiträge an Einrichtungen der beruflichen Vorsorge, Taggelder von Versicherungen, die nicht unter Punkt 1 deklariert werden, und Schulgelder für Kinder. Ausserdem, sofern sie einen wesentlichen Teil des Lohns ausmachen, Trinkgelder.

8. Bruttolohn total

In dieser Zeile werden alle zuvor aufgelisteten Beträge/Leistungen addiert. Die Summe ergibt den gesamten Bruttolohn für das vergangene Kalenderjahr.

9. Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV

In Zeile 9 werden die Beiträge für die Alters- und Hinterlassenenversicherung, die Invalidenversicherung, die Erwerbsersatzordnung, die Arbeitslosenversicherung und die Nichtberufsunfallversicherung notiert.

10. Berufliche Vorsorge

In diesem Abschnitt sind alle Abzüge für die ordentlichen Beiträge der beruflichen Vorsorge sowie die Beiträge für den Einkauf in die berufliche Vorsorge einzutragen.

11. Nettolohn total

Aus den unter Punkt 9 und 10 notierten Abzügen vom Bruttolohn ergibt sich der Nettolohn. Dieser ist für die Steuererklärung massgeblich und in diese zu übertragen.

12. bis 15. Weitere Angaben

In den Zeilen 12 bis 14 werden gegebenenfalls anfallende Quellensteuern, Spesenvergütungen und weitere Gehaltsnebenleistungen (wie etwa zum Vorzugspreis erhaltene Waren und Dienstleistungen) festgehalten.

Unter «Bemerkungen» in Zeile 15 wiederum sind weitere Angaben zu notieren, die unter keinen der vorangehenden Punkte passen. Das können beispielsweise Vermerke dazu sein, dass für den betreffenden Arbeitnehmer mehrere Lohnausweise vorliegen oder es sich bei der ausgewiesenen Stelle um eine Teilzeitanstellung handelt. Auch die Anzahl der Tage mit Erwerbsausfallentschädigungen, vereinbarte Mitarbeiterbeteiligungen oder vom Arbeitnehmer selbst bezahlte Umzugskosten werden hier aufgeführt.

Abschliessend bestätigen Arbeitgeber Ort, Datum und Richtigkeit der Angaben im Feld I.

Lohnausweis erstellen: Diese Möglichkeiten haben Arbeitgeber

Als Arbeitgeber haben Sie drei Möglichkeiten, einen Lohnausweis zu erstellen.

1. Formular herunterladen und ausfüllen

Zunächst laden Sie das offizielle Lohnausweis-Formular der Eidgenössischen Steuerverwaltung herunter. Um es aufrufen und bearbeiten zu können, benötigen Sie entweder den Adobe Acrobat Reader oder den Snapform Viewer. Beide Softwares sind kostenlos, die ESTV stellt zudem Downloadlinks auf ihrer Website bereit.

Haben Sie den Lohnausweis erstellt und alle Daten korrekt eingetragen, können Sie ihn ausdrucken und dem Arbeitnehmer in zweifacher Ausführung (einmal für die Weiterreichung mit der Steuererklärung, einmal für die eigenen Unterlagen) aushändigen.

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2. eLohnausweis SSK nutzen

Der elektronische Lohnausweis der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) ist eine kostenlose Web-Applikation, die beispielsweise KMU ohne dedizierte Lohn-Software nutzen können. Die Anzahl der mit dieser Software zu erstellenden Lohnausweise ist unbegrenzt.

Wichtig: Der eLohnausweis SSK ist keine Cloud-Software. Das bedeutet, dass alle nötigen Lohninformationen lokal zu speichern sind und allein in der Verantwortung der Software-Nutzer liegen. Nicht gespeicherte Daten sind unter Umständen verloren und müssen erneut in den eLohnausweis SSK eingetragen werden (dies hat datenschutzrechtliche Vorgaben zum Grund).

Es gibt eine Formularansicht und einen geführten Modus mit zusätzlichen Hilfestellungen. Eine elektronische Übermittlung der Lohnausweise an die kantonalen Steuerverwaltungen mittels Lohnstandard-CH von Swissdec (ELM) wird nicht unterstützt.

Die Schweizerische Steuerkonferenz stellt eine hilfreiche Sammlung von FAQ zum eLohnausweis SSK zur Verfügung. Ausserdem finden Sie auf der Informationsseite der Eidgenössischen Steuerverwaltung die aktuellen Wegleitungen zum Ausfüllen des Lohnausweises und Übersichten über die kantonalen Steuerbehörden.

3. Buchhaltungsprogramm nutzen

Am einfachsten, sichersten und komfortabelsten ist es für KMU und Startups, Lohnausweise mit einem Business- beziehungsweise Buchhaltungsprogramm wie bexio zu erstellen. Solche Programme unterstützen Sie beim korrekten Ausfüllen und leiten Sie verständlich durch den gesamten Prozess. Daten bleiben sicher in der Cloud gespeichert, im Falle von bexio auf Servern mit Standort in der Schweiz.

Die bexio-Lohnbuchhaltung ist überdies Swissdec-zertifiziert und erfüllt die gesetzlichen Standards zur elektronischen Übermittlung der Lohndaten an die Behörden. Neue Formulare, Richtlinien und Gesetze, die für die allgemeine Buchhaltung relevant sind, werden automatisch berücksichtigt. Die erstellten Lohnausweise laden Sie abschliessend als PDF herunter.

Lohnausweise unkompliziert und sicher in bexio ausfüllen

Ihre gesamte Lohnbuchhaltung einfach und automatisiert: Lohnausweise für Ihre Mitarbeiter werden durch die bexio-Lohnbuchhaltung automatisch erstellt und können bequem in Ihrem bexio-Account als PDF heruntergeladen werden. Dank direkten Online-Zugriffs gelingt die Zusammenarbeit mit Ihrem Treuhänder einfacher und effizienter. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Sie erstellen korrekte und vollständige Lohnausweise inklusive Lohnbestandteilen, Spesen und Abzügen gemäss den gesetzlichen Vorgaben, gültig für die gesamte Schweiz sowie quellensteuerpflichtige Personen.

bexio ist zugeschnitten auf KMU und Startups in der Schweiz. Erledigen Sie Ihre Lohnabrechnungen für alle Mitarbeiter mit nur einem Klick. Unkompliziert und intuitiv. Mit bexio machen Sie sich keine Sorgen mehr um das korrekte und vollständige Ausfüllen der Lohnausweise!

So funktioniert das Erstellen von Lohnausweisen in bexio

Von der Erfassung bis zum fertigen Lohnausweis – mit bexio haben Sie Ihre gesamte Lohnbuchhaltung im Griff. So gehen Sie vor:

  • Firmenstammdaten erfassen: In wenigen Schritten erfassen Sie Ihre Unternehmensstammdaten, unter anderem Angaben zu verschiedenen Betriebsstätten und Quellensteuern, sowie Ihre Versicherungsstammdaten.
  • Personalstammdaten erfassen: Legen Sie Ihre Mitarbeiter an – einfach, schnell und übersichtlich. Füllen Sie alle nötigen Angaben aus, u. a. Firmeneintritt, Versicherungsdaten, Ferien- und Feiertage, Quellensteuer sowie ergänzende Angaben für den Lohnausweis.
  • Lohnabrechnung (Lohnlauf) vornehmen: Tragen Sie mit wenigen Klicks u. a. die von Ihren Mitarbeitern geleisteten Stunden, Unfall- und Krankentaggelder sowie Spesenabrechnungen ein und erstellen Sie die monatlichen Lohnabrechnungen.
  • Auswertungen erhalten: Laden Sie die Lohnausweise Ihrer Mitarbeiter mit nur einem Klick herunter. Auch Lohnbescheinigungen lassen sich bequem als PDF exportieren.

Ihre Daten werden in zertifizierten Schweizer Rechenzentren gesichert. bexio führt automatisch, regelmässig und kostenlos Backups durch. Dabei sind Sie immer auf dem neuesten Stand: Die Software-Updates berücksichtigen gesetzliche Änderungen. Sie werden angekündigt und über Nacht eingespielt, sodass Sie am nächsten Morgen wie gewohnt Zugriff auf Ihren Account haben. Bei Fragen zur Lohnbuchhaltung mit bexio steht Ihnen das kompetente und freundliche Support-Team per Chat, E-Mail oder Telefon zur Verfügung – ebenfalls kostenlos.

Häufig gestellte Fragen rund um den Lohnausweis

Was ist ein Lohnausweis?

Der Lohnausweis ist ein Formular, welches Arbeitgeber in der Schweiz einmal pro Jahr an ihre Angestellten ausgeben. Er enthält alle Lohnbestandteile und Vergütungen (z. B. Spesen) sowie Abzüge.

Wann wird der Lohnausweis ausgestellt?

Der Lohnausweis muss vom Arbeitgeber einmal pro Jahr, am Anfang des Kalenderjahres (in der Regel vor Ende Januar), zugestellt werden.

Wie erstelle ich einen Lohnausweis?

Sie haben grundsätzlich drei Möglichkeiten:

  • Download des offiziellen ESTV-Formulars und manuelles Ausfüllen in einem geeigneten Programm (z. B. Adobe Acrobat Reader)
  • Nutzung der Web-Applikation eLohnausweis SSK
  • Nutzung einer Business-Software wie bexio
Für wen ist der Lohnausweis bestimmt?

Die Lohnausweise geben Sie als Arbeitgeber an Ihre jeweiligen Angestellten weiter. Einige Kantone fordern, dass Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer ein Exemplar des Lohnausweises direkt an die kantonale Steuerverwaltung schicken. In diesem Fall müssen Steuerpflichtige ihren Lohnausweis nicht belegen (es sei denn, der Arbeitgeber befindet sich ausserhalb des Kantons).

Muss ein Lohnausweis auch für kurze Beschäftigungsverhältnisse oder für geringfügige Löhne ausgestellt werden?

Ja, grundsätzlich muss für jedes Arbeitsverhältnis, unabhängig von seiner Dauer oder der Höhe des Lohns, ein Lohnausweis ausgestellt werden.

Muss für unbezahlten Urlaub oder Mutterschaftsurlaub ein Lohnausweis ausgestellt werden?

Ja, auch wenn kein Lohn gezahlt wurde, sollte ein Lohnausweis ausgestellt werden, um den Zeitraum und die Umstände des Arbeitsverhältnisses korrekt zu dokumentieren.

Muss ein Lohnausweis für Praktikanten oder Lehrlinge ausgestellt werden?

Ja, unabhängig vom Status des Arbeitnehmers muss für jedes Arbeitsverhältnis ein Lohnausweis ausgestellt werden.

Was sollten Arbeitnehmer tun, wenn die Informationen auf dem Lohnausweis nicht korrekt sind?

Bei festgestellten Fehlern oder Unstimmigkeiten auf dem Lohnausweis sollten Arbeitnehmer sich umgehend an Ihren Arbeitgeber wenden und um eine Klärung beziehungsweise eine Korrektur bitten.

Was sind die Konsequenzen, wenn ein Arbeitgeber keinen Lohnausweis ausstellt?

Wenn ein Arbeitgeber keinen Lohnausweis ausstellt, kann dies zu steuerrechtlichen Konsequenzen und möglicherweise zu Strafen führen. Weigert sich ein Arbeitgeber, einen Lohnausweis auszustellen, sollten Arbeitnehmer sich an die zuständige kantonale Steuerverwaltung wenden. Es kann in einem solchen Fall auch ratsam sein, rechtlichen Beistand in Anspruch zu nehmen.

Muss ein Lohnausweis für Mitarbeiter, die im Ausland arbeiten, ausgestellt werden?

Ja, auch wenn ein Mitarbeiter hauptsächlich oder komplett im Ausland arbeitet, muss ein Lohnausweis ausgestellt werden, sofern das Arbeitsverhältnis nach schweizerischem Recht besteht.

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