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Etablir, remplir et comprendre un certificat de salaire: tout ce qu'il faut savoir

Le certificat de salaire suisse constitue la base de l'imposition du revenu et sert de preuve du salaire perçu. Mais comment établir et remplir correctement ce document important? Quels sont les points à prendre en compte pour éviter les erreurs et éviter d'éventuelles complications fiscales? Cet article vous explique en détail comment remplir et établir le certificat de salaire et vous donne de précieux conseils pour répondre à toutes les exigences de l'Administration fédérale des contributions, le tout avec un minimum d'efforts.

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Qu'est-ce qu'un certificat de salaire?

Un certificat de salaire est un document officiel que les employeurs établissent une fois par an pour leurs employés. Outre les salaires, traitements et autres rémunérations qu'un employé a reçus au cours d'une année civile, il indique les cotisations sociales et les éventuels impôts à la source payés. Le certificat de salaire est une preuve détaillée du revenu qui est nécessaire pour la déclaration d'impôts.

Certificat de salaire suisse: un aperçu des principales dispositions

Conformément à l'article 168 de la loi sur les impôts, les employeurs sont tenus de délivrer à leurs employés un certificat de salaire pour chaque année civile écoulée. En règle générale, les employés reçoivent leur certificat de salaire en janvier de l'année suivante.

Cependant, le droit fédéral ne fixe pas de délai précis pour l'établissement du certificat de salaire. Ce délai est fixé par les dispositions cantonales ou par les directives et recommandations des administrations fiscales cantonales.

En revanche, le formulaire à utiliser est le même dans toute la Suisse. L'Administration fédérale des contributions met à disposition un formulaire de certificat de salaire au format PDF téléchargeable sur son site web.

Dispositions et textes de loi relatifs au certificat de salaire suisse

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En Suisse, différentes lois et ordonnances règlent l'établissement et l'utilisation du certificat de salaire. Il convient notamment de prendre en compte:

  • La loi fédérale sur l'impôt fédéral direct (LIFD): La LIFD détermine notamment les éléments de revenu et les déductions qui doivent figurer dans le certificat de salaire. L'article 127 LIFD définit l'obligation des tiers de fournir des attestations, à savoir par exemple l'obligation des employeurs d'indiquer les prestations qu'ils versent à leurs employés.
  • La loi fédérale sur l’harmonisation des impôts directs des cantons et des communes (LHID): La LHID crée une base uniforme pour les lois fiscales cantonales et a donc également une influence sur le certificat de salaire.
  • Les ordonnances et directives de l'Administration fédérale des contributions (AFC): L'AFC publie régulièrement des directives et des explications fournissant des informations détaillées sur la manière de remplir correctement le certificat de salaire.
  • Les législations et ordonnances fiscales cantonales: Dans la mesure où la souveraineté fiscale appartient à la fois à la Confédération et aux cantons, ces derniers disposent de leurs propres législations fiscales, qui peuvent contenir des dispositions complémentaires relatives à l'imposition du revenu. Ces lois varient selon les cantons.
  • Les lois sur les assurances sociales: Les déductions concernant les assurances sociales telles que l'AVS, l'AI, les APG et l'AC doivent également figurer dans le certificat de salaire. Ces déductions sont régies par des lois telles que la LAVS (loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants) et la LACI (loi fédérale sur l’assurance-chômage obligatoire et l’indemnité en cas d’insolvabilité).
  • L'ordonnance sur l’imposition à la source: Si des impôts à la source sont déduits, ils doivent également être mentionnés dans le certificat de salaire conformément à l'OIS.

Très important: Le certificat de salaire doit être correctement rempli. Toute personne qui ne remplit pas ou remplit incorrectement un certificat de salaire est susceptible d'être punie (art. 127, 174 et 186 LIFD, art. 43, 55 et 59 LHID et art. 251 CP) et engage sa responsabilité (art. 177 LIFD, art. 56 LHID). Il est donc judicieux de tenir la comptabilité salariale avec un logiciel comme bexio: celui-ci vous aide à établir correctement les certificats de salaire et rend le processus simple et compréhensible.

Certificat de salaire pour les salariés: quand et comment l'envoyer?

Le certificat de salaire est le document le plus important pour la déclaration d'impôt sur le revenu. Les salariés doivent donc savoir quand et comment transmettre ce document après l'avoir reçu. Il convient de respecter les indications suivantes:

Remise ponctuelle et intégrale du certificat de salaire

En principe, les employeurs sont censés préparer et remettre le certificat de salaire avant la fin du mois de janvier de l'année suivante. En cas de non-respect de ce délai par l'employeur, les salariés doivent le lui signaler et lui demander de leur remettre le certificat de salaire. Si un salarié a été employé par plusieurs employeurs au cours de l'année civile écoulée, chacun d'entre eux doit fournir un certificat de salaire distinct.

Annexe à la déclaration d'impôt sur le revenu

L'employé remet le certificat de salaire en même temps que la déclaration d'impôt sur le revenu. La date exacte de remise de la déclaration d'impôt varie selon les cantons. Elle est fixée au 31 mars dans la plupart d'entre eux, mais peut se situer entre fin février et fin avril dans certains cantons. Renseignez-vous impérativement sur les directives de votre canton.

Modalité de la transmission

Il est désormais possible dans tous les cantons de soumettre la déclaration d'impôt par voie électronique. Il suffit donc de scanner le certificat de salaire suite à son établissement électronique ou en ligne et de le transférer en tant que pièce jointe. La signature écrite n'est plus nécessaire. En cas de transmission par voie postale, les contribuables doivent envoyer une copie du certificat de salaire avec les autres documents.

Conservation

Il est conseillé de conserver l'original du certificat de salaire ainsi que tous les autres documents fiscaux importants pendant au moins cinq ans dans l'éventualité d'une demande de précisions, d'un contrôle fiscal ou d'une incapacité de travail de l'employé. Ils seront alors utilisés pour justifier le revenu.

Remise en retard

Quiconque ne remet pas sa déclaration d'impôt dans les délais peut être rappelé à l'ordre et, dans certains cas, se voir infliger une amende. De nombreux cantons accordent sur demande une prolongation du délai de remise de la déclaration d'impôt jusqu'en septembre, voire décembre. Là encore, il convient de se renseigner sur les dispositions en vigueur dans votre canton. Il est fortement recommandé de demander une prolongation de délai bien avant l'expiration du délai.

Remplir un certificat de salaire en tant qu'employeur: les informations dont vous avez besoin

Le certificat de salaire se compose de deux sections. La partie supérieure contient, dans les sections A à H classées par ordre alphabétique, des informations générales sur l'employé, son statut contractuel et la période de saisie pour toutes les données.

La partie inférieure détaille sur 15 lignes numérotées les prestations et les déductions du travailleur au cours de l'année civile écoulée. Les lignes 1 à 8 indiquent le salaire brut, les lignes 9 à 11 le salaire net en totalisant l'ensemble des déductions. Les lignes 12 à 15 sont destinées à la déclaration des autres déductions fiscales individuelles, des remboursements de frais, des prestations salariales accessoires et aux remarques supplémentaires.

1. Salaire

En plus du salaire ordinaire, les indemnités journalières des assurances maladie et accident ainsi que toutes les allocations (commissions, indemnités pour le trajet et les repas pris sur le lieu de travail) doivent être mentionnées à la ligne 1.

2. Prestations salariales accessoires

Il s'agit par exemple d'avantages sous forme de repas et de logement ou encore de la part privée d'une voiture de service, le cas échéant. Dans ce cas, il convient de déclarer chaque mois 0,9% du prix d'achat hors TVA (soit au total 10,8% maximum sur une année civile complète).

3. Prestations non périodiques

Il convient d'indiquer sous ce point tout ce qui ne peut pas être attribué au salaire ordinaire et aux prestations annexes périodiques, mais qui est versé à l'occasion d'un événement particulier, par exemple des bonus, des cadeaux d'anniversaire, des primes de fidélité ou des indemnités de déménagement.

4. Prestations en capital

Il s'agit ici d'une part de versements différés de salaire, d'autre part d'indemnités de départ ainsi que de prestations en capital à caractère de prévoyance.

5. Droits de participation

Il s'agit d'actions et d'options sur l'entreprise détenues par les salariés.

6. Indemnités des membres de l’administration

Les indemnités des membres de conseils d'administration, les jetons de présence et les tantièmes doivent être mentionnés ici séparément des prestations périodiques et non périodiques.

7. Autres prestations

Le point 7 comprend notamment diverses contributions proportionnelles de l'employeur à des assurances pour les salariés, ainsi que les prestations de l'AC et de l'APG, les cotisations à des institutions de prévoyance professionnelle, les indemnités journalières versées par les assurances-maladie qui ne sont pas déclarées sous le point 1 et les frais d'écolage des enfants de l'employé. Les pourboires doivent également être déclarés s'ils constituent une part substantielle du salaire.

8. Salaire brut total

Le total des chiffres 1 à 7 du certificat de salaire doit être inscrit ici. La somme correspond au salaire brut total pour l'année civile écoulée.

9. Cotisations AVS/AI/APG/AC/AANP

A la ligne 9 sont inscrites les cotisations pour l'assurance-vieillesse et survivants, l'assurance-invalidité, les allocations pour perte de gain, l'assurance-chômage et l'assurance-accidents non professionnels.

10. Prévoyance professionnelle

Cette rubrique est destinée à toutes les déductions pour les cotisations ordinaires à la prévoyance professionnelle ainsi que les cotisations pour le rachat dans la prévoyance professionnelle.

11. Salaire net total

Les déductions du salaire brut déclarées aux points 9 et 10 permettent d'obtenir le salaire net. Celui-ci est déterminant pour la déclaration d'impôts et doit y être reporté.

12 à 15 Informations complémentaires

Il convient le cas échéant de déclarer des lignes 12 à 14 le montant de l'impôt à la source, les allocations pour frais et autres prestations salariales accessoires (tels que les biens et services fournis à l'employé à des prix préférentiels).

Sous «Observations» à la ligne 15, il convient de mentionner des renseignements complémentaires qui n'ont pas de place ailleurs. Il peut s'agir par exemple d'une mention indiquant que plusieurs certificats de salaire ont été délivrés à l'employé ou que celui-ci est engagé à temps partiel. Le nombre de jours ayant donné lieu au versement d'indemnités pour perte de gain, les participations de collaborateur ou encore les frais de déménagement supportés par l'employé lui-même doivent également être mentionnés dans cette rubrique.

Enfin, l'employeur indique le lieu, la date et confirme l'exactitude des informations dans le champ I.

Etablir un certificat de salaire: les différentes options des employeurs

En tant qu'employeur, vous pouvez établir un certificat de salaire de trois manières différentes.

1. Télécharger et remplir le formulaire

Commencez par télécharger le formulaire officiel de certificat de salaire de l'Administration fédérale des contributions. Pour pouvoir le consulter et le modifier, vous aurez besoin d'Adobe Acrobat Reader ou de Snapform Viewer. Les deux logiciels sont gratuits et l'AFC fournit des liens de téléchargement sur son site Internet.

Une fois que vous avez établi le certificat de salaire et que vous avez saisi correctement toutes les données, vous pouvez l'imprimer et le remettre à l'employé en deux exemplaires (un exemplaire à transmettre avec la déclaration d'impôt, l'autre à conserver pour ses propres dossiers).

Salary certificate screenshot

2. Utiliser le certificat de salaire électronique CSI

Le certificat de salaire électronique de la Conférence suisse des impôts (CSI) est une application web gratuite que les PME peuvent utiliser sans avoir recours à un logiciel de paie dédié. Cette solution permet d'établir un nombre illimité de certificats de salaire.

Important: Le certificat de salaire électronique CSI n'est pas un logiciel basé sur le cloud. Cela signifie que toutes les informations sur les salaires requises doivent être enregistrées localement et relèvent de la seule responsabilité des utilisateurs du logiciel. Les données non enregistrées peuvent être perdues et doivent être saisies à nouveau dans le certificat de salaire électronique CSI (pour des raisons de protection des données).

Une vue du formulaire et un mode guidé avec des aides supplémentaires sont mis à disposition de l'utilisateur. La transmission électronique des certificats de salaire aux administrations fiscales cantonales au moyen de la norme en matière de salaire établie par Swissdec (ELM) n'est pas prise en charge.

La Conférence suisse des impôts met à disposition différentes FAQ sur le certificat de salaire électronique CSI. Vous trouverez en outre sur la page d'information de l'Administration fédérale des contributions les directives actuelles pour remplir le certificat de salaire ainsi que des synthèses relatives aux autorités fiscales cantonales.

3. Utiliser un programme de comptabilité

La solution la plus simple, la plus sûre et la plus confortable pour les PME et les start-up est d'établir les certificats de salaire à l'aide d'un logiciel de gestion ou de comptabilité comme bexio. Ce type de programme vous aide à remplir correctement le formulaire et vous guide de manière conviviale tout au long du processus. Les données sont stockées en toute sécurité dans le cloud – dans le cas de bexio sur des serveurs situés en Suisse.

Bon à savoir: la comptabilité des salaires de bexio est certifiée Swissdec et répond aux normes légales relatives à la transmission électronique des données salariales aux administrations. De plus, les nouveaux formulaires, directives et législations applicables à la comptabilité générale sont automatiquement pris en compte. Vous pouvez ensuite télécharger les certificats de salaire au format PDF.

Remplir les certificats de salaire de manière simple et sûre dans bexio

L'ensemble de votre comptabilité des salaires simplifiée et automatisée les certificats de salaire de vos collaborateurs sont générés automatiquement par la comptabilité des salaires de bexio et peuvent être téléchargés au format PDF dans votre compte bexio en quelques clics. L'accès direct en ligne vous permet de travailler avec votre fiduciaire plus facilement et efficacement. Vous économisez ainsi du temps comme de l’argent.

Vous établissez des certificats de salaire corrects et complets, y compris les éléments du salaire, les frais et les déductions, conformément aux dispositions légales, valables pour toute la Suisse et pour les personnes assujetties à l'impôt à la source.

bexio est un logiciel conçu pour les PME et les start-ups suisses. Etablissez les fiches de salaires de tous vos employés en quelques clics. L'utilisation du programme est on ne peut plus simple et intuitive. Avec bexio, l'établissement de certificats de salaire corrects et complets devient un véritable jeu d'enfant!

Voici comment fonctionne l'établissement des certificats de salaire dans bexio

De la saisie à l'établissement du certificat de salaire, bexio vous permet de maîtriser l'ensemble de votre comptabilité des salaires. Procédez de la façon suivante:

  • Saisissez les données de base de votre entreprise: Saisissez en quelques étapes seulement les données de base de votre entreprise (informations relatives aux lieux d’exploitation, à l'impôt à la source et aux assurances notamment).
  • Saisissez les données du personnel: Créez vos collaborateurs de manière simple, rapide et claire. Remplissez toutes les informations nécessaires à la création du certificat de salaire (date d'entrée dans l'entreprise, données d'assurance, vacances et jours fériés, imposition à la source, informations complémentaires, etc.).
  • Effectuez le décompte de salaire (traitement des salaires): Enregistrez notamment les heures travaillées par vos employés, les indemnités journalières en cas d'accident et de maladie ainsi que les décomptes de frais et créez des fiches de salaire mensuelles – le tout en quelques clics.
  • Récupérez les documents: Téléchargez les certificats de salaire de vos employés en quelques clics. Les attestations de salaires peuvent également être exportées au format PDF en un rien de temps.

Vos données sont stockées dans des centres de données suisses certifiés. bexio effectue des sauvegardes automatiques, régulières et gratuites. Avec bexio, vous êtes toujours à jour: les mises à jour permettent notamment d’intégrer les changements découlant de l’évolution de la législation. Les mises à jour vous sont notifiées et sont effectuées pendant la nuit, ce qui vous permet de travailler dès le lendemain avec la dernière version du logiciel. En cas de questions concernant la comptabilité salariale de bexio, notre équipe d'assistance compétente et sympathique se tient à votre disposition par chat, e-mail ou téléphone – sans que vous n'ayez rien à débourser.

Questions fréquentes concernant le certificat de salaire

Qu'est-ce qu'un certificat de salaire?

Le certificat de salaire est un formulaire que les employeurs basés en Suisse remettent une fois par an à leurs employés. Il détaille tous les éléments du salaire et les indemnités (notamment les frais) ainsi que les déductions.

A quelle date le certificat de salaire doit-il être délivré?

Le certificat de salaire doit être délivré par l'employeur une fois par an, au début de l'année civile (en règle générale avant la fin du mois de janvier).

Comment créer un certificat de salaire?

Vous avez trois possibilités principales:

  • Télécharger le formulaire officiel de l'AFC et le remplir manuellement à l'aide d'un programme approprié (Adobe Acrobat Reader, par ex.)
  • Utiliser l'application web certificat de salaire électronique CSI
  • Utiliser un logiciel de gestion comme bexio
À qui est destiné le certificat de salaire?

Le certificat de salaire est remis par l'employeur à ses employés. Certains cantons exigent que les employeurs envoient directement une copie du certificat de salaire de chaque employé à l'administration fiscale. Dans ce cas, les personnes imposables n'ont pas à présenter leur certificat de salaire (sauf si l'employeur est basé dans un autre canton).

Un certificat de salaire doit-il également être établi pour les emplois de courte durée ou les rémunérations de minime importance?

Oui, en principe, un certificat de salaire doit être établi pour tout emploi, indépendamment de sa durée ou du montant du salaire.

Un certificat de salaire doit-il être établi pour un congé sans solde ou un congé de maternité?

Oui, un certificat de salaire doit être établi même si aucun salaire n'a été versé afin de documenter correctement la période et les circonstances du rapport de travail.

Un certificat de salaire doit-il être établi pour les stagiaires ou les apprentis?

Oui, un certificat de salaire doit être délivré pour toute relation de travail, quel que soit le statut de l'employé.

Que doivent faire les employés si les informations figurant sur le certificat de salaire ne sont pas correctes?

En cas d'erreurs ou d'incohérences constatées sur le certificat de salaire, les employés doivent immédiatement s'adresser à leur employeur et demander une clarification ou une correction.

Que se passe-t-il si un employeur ne délivre pas de certificat de salaire?

Si un employeur ne délivre pas de certificat de salaire, il peut y avoir des conséquences fiscales et éventuellement des sanctions. Dans le cas où un employeur refuse de délivrer un certificat de salaire, les employés doivent s'adresser à l'administration fiscale cantonale compétente. Dans un tel cas, il peut également être conseillé de faire appel à une assistance juridique.

Un certificat de salaire doit-il être établi pour les collaborateurs qui travaillent à l'étranger?

Oui, un certificat de salaire doit être établi même si un collaborateur travaille principalement ou entièrement à l'étranger, pour autant que la relation de travail soit régie par le droit suisse.

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