Tutto quello che c'è da sapere sul certificato di salario: come allestirlo, compilarlo e comprenderlo

Il certificato di salario svizzero costituisce la base per la corretta tassazione del reddito e serve come prova del salario raggiunto. Ma come allestire e compilare correttamente questo importante documento? Quali sono i punti da considerare per evitare errori ed evitare conseguenze fiscali? Oltre a spiegare in dettaglio come compilare e allestire il certificato di salario, questo contributo fornisce preziosi consigli su come soddisfare senza troppi sforzi tutti i requisiti dell'Amministrazione federale delle contribuzioni.

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Cos'è un certificato di salario?

Un certificato di salario è un documento ufficiale che i datori di lavoro redigono una volta all'anno per i dipendenti. Oltre a salari, stipendi e altri compensi percepiti da un dipendente nel corso di un anno civile, elenca i contributi previdenziali e le eventuali ritenute alla fonte pagate. Il certificato di salario serve per la dichiarazione dei redditi come giustificativo dettagliato del reddito.

Certificato di salario svizzero: una panoramica delle disposizioni principali

Ai sensi dell'articolo 168 StG della legge fiscale, i datori di lavoro sono tenuti a rilasciare un certificato di salario ai propri dipendenti per ogni anno civile trascorso. Di norma, i dipendenti ricevono il proprio certificato di salario nel mese di gennaio dell'anno successivo.

Tuttavia, il diritto federale non specifica un termine preciso per il rilascio del certificato di salario. Esso è determinato dalle normative cantonali o dalle linee guida e raccomandazioni delle amministrazioni fiscali cantonali.

Il modulo da utilizzare, invece, è uniforme in tutta la Svizzera. L'Amministrazione federale delle contribuzioni mette a disposizione sul proprio sito web un modulo PDF scaricabile del certificato di salario.

Norme e testi di legge sul certificato di salario svizzero

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In Svizzera, diverse leggi e ordinanze regolano il corretto allestimento e utilizzo del certificato di salario. In particolare, è necessario tenere conto di quanto segue:

  • Legge federale sull'imposta federale diretta (LIFD): la LIFD determina, tra l'altro, le componenti del reddito e le detrazioni da indicare nel certificato di salario. L'articolo 127 LIFD stabilisce l'obbligo di certificazione da parte di terzi, ad esempio l'obbligo per i datori di lavoro di dichiarare le prestazioni che forniscono ai dipendenti.
  • Legge federale sull'armonizzazione delle imposte dirette dei Cantoni e dei Comuni (LAID): la LAID crea una base uniforme per le leggi fiscali cantonali e concerne quindi anche il certificato di salario.
  • Ordinanze e istruzioni dell'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC): l'AFC emana regolarmente istruzioni e spiegazioni che forniscono informazioni dettagliate sulla corretta compilazione del certificato di salario.
  • Leggi e ordinanze fiscali cantonali: poiché la sovranità fiscale in Svizzera spetta sia alla Confederazione che ai Cantoni, questi ultimi dispongono di leggi fiscali proprie, le quali possono contenere disposizioni complementari in materia di imposizione sul reddito. Queste leggi variano a seconda del cantone.
  • Leggi sulleassicurazioni sociali: anche le detrazioni per le assicurazioni sociali come AVS, AI, IPG e AD devono essere indicate nel certificato di salario. Queste sono disciplinate da leggi come la LAVS (Legge federale sull'assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti) e la LADI (Legge federale sull'assicurazione obbligatoria contro la disoccupazione e l'indennità per insolvenza).
  • Ordinanza sull'imposta alla fonte: Se vengono detratte le imposte alla fonte, anche queste devono essere indicate nel certificato di salario in conformità con l'OIFo.

Importante: il certificato di salario deve essere compilato correttamente. Chi non compila o compila in modo errato un certificato di salario è punibile (articoli 127, 174 e 186 LIFD, articoli 43, 55 e 59 LAID e articolo 251 CP) e responsabile (articolo 177 LIFD, articolo 56 LAID). Vale dunque la pena gestire la contabilità salariale con un software come bexio: ti assiste nell'allestire correttamente i certificati di salario, rendendo il processo semplice e comprensibile.

Certificato di salario per i dipendenti: quando e come inoltrarlo?

Il certificato di salario è il giustificativo più importante per la dichiarazione dei redditi. I dipendenti dovrebbero quindi sapere quando e come inoltrare questo documento dopo averlo ricevuto. È da osservare la procedura seguente:

Ricezione tempestiva e completa del certificato di salario

Di norma, i datori di lavoro dovrebbero preparare e rilasciare il certificato di salario entro la fine di gennaio dell'anno successivo. Se un datore di lavoro lascia scadere questo termine, i dipendenti dovrebbero informarlo e chiedere il rilascio del certificato di salario. Se durante l'anno civile trascorso esistevano più rapporti di lavoro con diversi datori di lavoro, sono necessari certificati di salario individuali da parte di questi ultimi.

Allegato alla dichiarazione dei redditi

Il dipendente presenta il certificato di salario insieme alla dichiarazione dei redditi . Il termine esatto per la presentazione della dichiarazione dei redditi varia a seconda del cantone. Nella maggior parte dei cantoni la scadenza è il 31 marzo, ma in alcuni può essere compresa tra la fine di febbraio e la fine di aprile. È bene informarsi sulle disposizioni del proprio cantone.

Modalità di presentazione

Nel frattempo, in tutti i cantoni è possibile presentare la dichiarazione dei redditi per via elettronica. È quindi sufficiente scansionare il certificato di salario durante la dichiarazione elettronica o online e caricarlo come allegato. La firma scritta non è necessaria. In caso di presentazione cartacea, i contribuenti inviano una copia del certificato di salario insieme al resto della documentazione.

Archiviazione

È consigliabile conservare il certificato di salario originale e tutti gli altri documenti fiscali pertinenti per almeno cinque anni in caso di domande o di una verifica fiscale oppure nel caso in cui i dipendenti diventassero inabili al lavoro. Potranno così essere utilizzati per dimostrare il reddito.

Inoltro tardivo

Chi non presenta la dichiarazione dei redditi entro il termine previsto può ricevere una sollecitazione e, in determinate circostanze, anche una multa. Molti cantoni concedono, su richiesta, una proroga del termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi fino a settembre o dicembre. Anche in questo caso è bene informarsi sulle disposizioni del proprio cantone. È inoltre importante richiedere una proroga del termine in tempo utile prima della scadenza del termine effettivo.

Compilare il certificato di salario per il datore di lavoro: le informazioni necessarie

Il certificato di salario è composto da due sezioni: la parte superiore contiene, nelle sezioni da A a H in ordine alfabetico, informazioni generali sul dipendente, sul suo rapporto di lavoro e sul periodo di registrazione per tutti i dati.

La parte inferiore registra in 15 righe numerate il dettaglio delle prestazioni e detrazioni del dipendente per l'anno civile trascorso. Nelle righe da 1 a 8 viene determinato innanzitutto il salario lordo, nelle righe da 9 a 11 il salario netto sommando tutte le detrazioni. Le righe da 12 a 15 servono a registrare ulteriori detrazioni fiscali, rimborsi spese, prestazioni accessorie allo stipendio e voci ulteriori.

1. Salario

Oltre al salario ordinario, nella riga 1 devono essere indicate anche le indennità giornaliere delle assicurazioni malattia e infortuni, oltre a tutte le altre indennità (provvigioni, indennità per il tragitto casa-lavoro e vitto fuori casa nel luogo di lavoro).

2. Prestazioni accessorie

Si tratta, ad esempio, di prestazioni sotto forma di vitto e alloggio o dell'eventuale quota privata di un'auto aziendale. In questo caso, deve essere dichiarato mensilmente lo 0,9% del prezzo di acquisto, IVA esclusa (per un totale massimo del 10,8% in un anno civile completo).

3. Prestazioni saltuarie

Questo punto comprende tutte le prestazioni che non possono essere attribuite al salario ordinario e alle prestazioni accessorie regolari, ma che avvengono in base a eventi, come il pagamento di bonus, i regali di anniversario, i premi fedeltà o le indennità di trasloco.

4. Prestazioni in capitale

In questo caso si intendono da un lato ai pagamenti salariali retroattivi, dall'altro le indennità di partenza e le prestazioni in capitale a carattere previdenziale.

5. Diritti di partecipazione

Si tratta di azioni e opzioni dell'azienda detenute dai dipendenti.

6. Indennità del consiglio di amministrazione

Le indennità del consiglio di amministrazione, le indennità di presenza e le royalties devono essere indicate separatamente dalle prestazioni regolari e saltuarie.

7. Altre prestazioni

Il punto 7 comprende, tra l'altro, vari contributi su base percentuale del datore di lavoro alle assicurazioni per i dipendenti, oltre alle prestazioni dell'AD e dell'IPG, ai contributi alla previdenza professionale, alle indennità giornaliere da assicurazioni non dichiarate al punto 1 e alle spese scolastiche per i bambini. Inoltre, se costituiscono una parte sostanziale del salario, le mance.

8. Salario lordo totale

In questa riga vengono sommati tutti gli importi/le prestazioni indicati in precedenza. Questa somma fornisce il salario lordo totale per l'anno civile trascorso.

9. Contributi AVS/AI/IPG/AD/LAINF

La riga 9 riporta i contributi per l'assicurazione vecchiaia e superstiti, l'assicurazioneinvalidità, l'indennità di perdita di guadagno, l'assicurazione contro la disoccupazione e l'assicurazione contro gli infortuni non professionali.

10. Previdenza professionale

In questa sezione devono essere indicate tutte le detrazioni per i contributi ordinari della previdenza professionale e per quelli volontari.

11. Salario netto totale

Con le detrazioni dal salario lordo indicate ai punti 9 e 10 si ottiene il salario netto. Si tratta del salario determinante per la dichiarazione dei redditi e deve essere trascritto in essa.

Da 12 a 15 Ulteriori informazioni

Le righe da 12 a 14 riportano eventuali imposte alla fonte, rimborsi spese e altre prestazioni accessorie allo stipendio (come per esempio beni e servizi ricevuti a un prezzo preferenziale).

Alla voce "Osservazioni" della riga 15 devono essere annotate altre informazioni che non rientrano in nessuna delle categorie precedenti. Si può trattare, per esempio, di annotazioni riguardo al fatto che per il dipendente in questione sono disponibili più certificati di salario o che si tratta di un lavoro a tempo parziale. Vengono indicati anche il numero di giorni in cui è stata percepita l'indennità di perdita di guadagno, le partecipazioni dei dipendenti concordate o le spese di trasloco pagate dal dipendente stesso.

Alla fine, il datore di lavoro conferma il luogo, la data e la correttezza delle informazioni nel campo I.

Allestire un certificato di salario: le possibilità a disposizione dei datori di lavoro

In qualità di datore di lavoro, hai tre opzioni per creare un certificato di salario.

1. Scaricare e compilare il modulo

Prima di tutto, scarica il modulo ufficiale del certificato di salariodell'Amministrazione federale delle contribuzioni. Per accedervi e modificarlo, è necessario avere Adobe Acrobat Reader o Snapform Viewer. Entrambi i software sono gratuiti, l'AFC mette inoltre a disposizione link per il download sul proprio sito web.

Se è stato creato il certificato di salario e sono stati inseriti correttamente tutti i dati, è possibile stamparlo e consegnarlo al dipendente in due copie (una per l'inoltro insieme alla dichiarazione dei redditi, una per la propria documentazione).

Salary certificate screenshot

2. Utilizzare l'eCertificato di salario CSI

Il certificato di salario elettronico della Conferenza svizzera delle imposte (SSK) è un'applicazione web gratuita che, per esempio, possono utilizzare anche le PMI sprovviste di un software di elaborazione dei salari proprio. Questo software permette di creare un numero illimitato di certificati di salario.

Importante: l'eCertificato di salario CSI non è un software basato sul Cloud. Ciò significa che tutte le informazioni salariali necessarie devonoessere salvate in modo corretto e la relativa responsabilità è esclusivamente a carico degli utenti del software . I dati non salvati possono essere persi e devono essere nuovamente inseriti nel certificato di salario elettronico CSI (ciò è dovuto alle disposizioni sulla protezione dei dati).

L’applicazione offre sia una schermata del formulario che una modalità guidata con ulteriori aiuti. Non è supportata la trasmissione elettronica dei certificati di salario alle amministrazioni fiscali cantonali tramite lo standard salari CH di Swissdec (ELM).

La Conferenza svizzera delle imposte mette a disposizione un'utile raccolta di FAQ sul certificato di salario elettronico CSI. Inoltre, sulla pagina informativa dell'Amministrazione federale delle contribuzioni sono disponibili le istruzioni aggiornate per la compilazione del certificato di salario e le panoramiche sulle autorità fiscali cantonali.

3. Utilizzare il programma di contabilità

Il modo più semplice, sicuro e conveniente per PMI e start-up è quello di creare certificati di salario utilizzando un programma aziendale o di contabilità come bexio. Questi programmi contribuiscono a compilare il certificato in modo corretto e ti guidano in modo comprensibile attraverso l'intero processo. I dati rimangono memorizzati in modo sicuro nel cloud, nel caso di bexio su server situati in Svizzera.

La contabilità salariale di bexio è inoltre certificata Swissdec ed è conforme agli standard di legge per la trasmissione elettronica dei dati salariali alle autorità. Vengono presi in considerazione automaticamente nuovi moduli, direttive e leggi rilevanti per la contabilità generale. Infine, è possibile scaricare il certificato di salario in formato PDF.

Compilare i certificati di salario in modo semplice e sicuro in bexio

Tutta la contabilità salariale è semplice e automatizzata: i certificati di salario per i tuoi dipendenti vengono generati automaticamente dalla contabilità salariale di bexio e possono essere comodamente scaricati nel tuo account bexio in formato PDF. Il comodo accesso online diretto ti permette di collaborare con il tuo contabile in modo semplice ed efficiente. Questo non solo fa risparmiare tempo ma anche denaro.

Puoi allestire certificati di salario corretti e completi, comprese le componenti salariali, spese e detrazioni in conformità con i requisiti legali, validi per tutta la Svizzera anche per persone soggette all'imposta alla fonte.

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Ecco come si allestiscono i certificati di salario in bexio

Dalla registrazione al certificato di salario finito: con bexio hai tutta la tua contabilità salariale a portata di mano. Si procedere così:

  • Registrazione dei dati master della ditta: in pochi passaggi è possibile registrare i dati master della propria impresa, comprese le informazioni sui vari stabilimenti e le imposte alla fonte, oltre ai dati assicurativi.
  • Registrazione dei dati master relativi al personale: aggiungi i tuoi dipendenti, in modo facile, rapido e chiaro. Compila tutte le informazioni necessarie, compresi l'entrata nell'azienda, i dati assicurativi, le vacanze e i giorni festivi, l'imposta alla fonte e le informazioni supplementari necessarie per il certificato di salario.
  • Creazione delle buste paga: crea le buste paga mensili inserendo in pochi clic le ore lavorate dei tuoi dipendenti, le indennità giornaliere per malattia e infortuni e le note spesa.
  • Ottieni i report: scarica i certificati di salario dei tuoi dipendenti con un solo clic. Anche le dichiarazioni di salario possono essere comodamente esportate in formato PDF.

I tuoi dati vengono protetti in data center svizzeri certificati. bexio esegue backup automatici, regolari e gratuiti. Rimani sempre aggiornatissimo: gli aggiornamenti software tengono conto delle modifiche normative. Vengono annunciati ed eseguiti durante la notte, così da permetterti di accedere al tuo account come al solito il mattino successivo. In caso di domande sulla contabilità salariale con bexio puoi contattare (gratuitamente) il team di assistenza competente e amichevole via chat, e-mail o telefono.

Domande frequenti sul certificato di salario

Cos'è un certificato di salario?

Il certificato di salario è un formulario che i datori di lavoro in Svizzera rilasciano una volta all'anno ai propri dipendenti. Comprende il dettaglio di tutte le componenti salariali e delle indennità (p.es. spese) nonché le detrazioni.

Quando viene emesso il certificato di salario?

Il datore di lavoro deve emettere il certificato di salario una volta all'anno, all'inizio dell'anno civile (di solito prima della fine di gennaio).

Come posso creare un certificato di salario?

In linea di principio, hai tre opzioni:

  • Scaricare il modulo AFC ufficiale e compilarlo manualmente in un programma adatto (p.es. Adobe Acrobat Reader)
  • Utilizzare l'applicazione web eCertificato di salario CSI
  • Utilizzare un software aziendale come bexio
A chi è destinato il certificato di salario?

In qualità di datore di lavoro, emetti un certificato di salario per ciascun dipendente. Alcuni cantoni richiedono che i datori di lavoro inviino una copia del certificato di salario per ogni dipendente direttamente all'ufficio delle contribuzioni cantonale. In questo caso i contribuenti non devono notificare il proprio certificato di salario (a meno che il datore di lavoro non si trovi al di fuori del cantone).

Anche per brevi rapporti di lavoro o per salari bassi viene rilasciato il certificato di salario?

In linea di principio, sì: per ogni rapporto di lavoro, indipendentemente dalla durata o dall'importo del salario, deve essere emesso un certificato di salario.

Deve essere rilasciato un certificato di salario anche in caso di congedo non retribuito o congedo maternità?

Sì, anche quando non viene pagato alcun salario dovrebbe essere rilasciato un certificato di salario per documentare correttamente il periodo e le circostanze del rapporto di lavoro.

È necessario rilasciare il certificato di salario per tirocinanti o apprendisti?

Sì, indipendentemente dalla funzione del dipendente, per ogni rapporto di lavoro deve essere rilasciato un certificato di salario.

Cosa dovrebbero fare i dipendenti se le informazioni sul certificato di salario non sono corrette?

Se vi sono errori o discrepanze sul certificato di salario, i dipendenti devono contattare immediatamente il proprio datore di lavoro e chiedere un chiarimento o una correzione.

Quali sono le possibili conseguenze se un datore di lavoro non emette un certificato di salario?

La mancata emissione di un certificato di salario da parte del datore di lavoro può comportare conseguenze dal punto di vista della legge fiscale ed eventualmente sanzioni. Se un datore di lavoro si rifiuta di rilasciare un certificato di salario, i dipendenti devono contattare l'amministrazione fiscale cantonale competente. In questo caso può anche essere consigliabile ricorrere all'assistenza legale.

Bisogna rilasciare il certificato di salario anche per i dipendenti che lavorano all'estero?

Sì, anche se un dipendente lavora principalmente o completamente all'estero, deve essere rilasciato un certificato di salario se il rapporto di lavoro è soggetto al diritto svizzero.

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