Quellensteuer einfach erklärt

Die Quellensteuer ist eine Steuer, die direkt vom Einkommen ausländischer Arbeitnehmer abgezogen wird. Verantwortlich für den Abzug ist der Arbeitgeber: Er ist gesetzlich dazu verpflichtet dem Arbeitnehmer die geschuldete Steuer vom Lohn abzuziehen und an die Steuerbehörden abzuführen. Damit kann sichergestellt werden, dass Arbeitnehmer nicht in ihr Heimatland zurückkehren, ohne zuvor ihre Steuern in der Schweiz gezahlt zu haben.

Wer ist quellensteuerpflichtig?

In der Schweiz sind unselbstständige Personen quellensteuerpflichtig, die in der Schweiz arbeiten, aber keine Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) haben:

Dies können zum einen Arbeitnehmer sein, die zwar ihren steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz haben, die Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) aber noch nicht besitzen - in der Regel sind dies Arbeitnehmer mit einer Aufenthaltsbewilligung (Ausweis B) oder einer Kurzaufenthaltsbewilligung (Ausweis L).

Oder aber es sind Arbeitnehmer, die keinen steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz haben, aber in der Schweiz vorübergehend oder dauerhaft arbeiten, wie beispielsweise Grenzgänger oder Wochenaufenthalter.

Sobald ein Arbeitnehmer seine Niederlassungsbewilligung erhält, ist die Quellensteuer ab dem Folgemonat nicht mehr fällig. Auch nach Heirat eines/einer Schweizer Staatsbürgerin/-bürgers wird die Quellensteuer nicht mehr erhoben.

Was müssen Arbeitgeber beachten?

Der Arbeitgeber ist für den Quellensteuerabzug verantwortlich. Folgendes müssen Arbeitgeber dabei beachten:

Der Arbeitgeber muss die Quellensteuer anmelden

Die Quellensteuer ist beim für den Arbeitnehmer zuständigen Kantonalen Steueramt anzumelden. Hierbei gilt das Wohnortprinzip, d. h. in der Regel ist dies das Steueramt am Wohnsitz des Arbeitnehmers. Bei Grenzgängern oder sonstigen Arbeitnehmern ohne steuerlichen Wohnsitz in der Schweiz gilt das Arbeitsortprinzip und die Quellensteuer wird beim Kantonalen Steueramt des Arbeitsortes angemeldet.

Beispiele:

  • Der Arbeitnehmer wohnt im Kanton Bern, arbeitet aber im Kanton Luzern. Es gilt das Wohnortprinzip. Der Arbeitgeber muss die Quellensteuer daher beim Steueramt in Bern anmelden.
  • Der Arbeitnehmer wohnt in Deutschland und arbeitet in Zürich. Es gilt das Arbeitsortprinzip. Der Arbeitgeber muss die Quellensteuer daher beim Steueramt in Zürich anmelden.

Der Arbeitgeber ist für die Quellensteuer-Abrechnung verantwortlich

Der Arbeitgeber muss die Quellensteuer vom Monatsgehalt einbehalten. Die Lohnsumme des Arbeitnehmers muss dann regelmässig (je nach Höhe monatlich, quartalsweise oder jährlich) an das für den Arbeitnehmer zuständige Kantonale Steueramt gemeldet und abgeführt werden. Dies erfolgt z. B. mittels eines Papierformulars, dass ausgefüllt und fristgerecht eingereicht werden muss. Alternativ können die Daten auch elektronisch mittels der «Einheitlichen Lohnmeldung» (ELM) übermittelt werden. Für die elektronische Übermittlung benötigen Sie eine Swissdec-zertifizierte Lohnsoftware wie bexio, die die Daten automatisch aufbereitet. So können diese per Klick an das zuständige Amt übermittelt werden.

Der Arbeitgeber muss die Quellensteuer auf der Lohnabrechnung und dem Lohnausweis ausweisen

Damit die Quellensteuer für den Arbeitnehmer ersichtlich ist, muss diese auf der monatlichen Lohnabrechnung sowie am Ende des Jahres auf dem Lohnausweis ausgewiesen werden. Ein Lohnprogramm wie bexio weist die Quellensteuer automatisch auf der Lohnabrechnung und dem Lohnausweis aus.

Wie lässt sich die Quellensteuer berechnen?

Das zuständige Gemeindesteueramt teilt dem Arbeitgeber den massgebenden Tarif (A, B, C, D usw.) mit, der die Höhe der Quellensteuer bestimmt. Wichtig: Je nach Kanton gelten unterschiedliche Steuersätze. Die Quellensteuer wird mit dem Bruttogehalt, inklusive aller Zulagen und Pauschalspesen, berechnet.

Die Quellensteuer lässt sich mit einem Quellensteuer-Rechner oder mit Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware berechnen. Lohnbuchhaltungssoftware berechnet die Quellensteuer unter Berücksichtigung der Unternehmens- und Arbeitnehmerdaten und weist diese korrekt auf den monatlichen Lohnabrechnungen sowie am Ende des Jahres auf dem Lohnausweis aus.

In bexio beispielsweise wird die Quellensteuer automatisch berechnet. Eingetragen werden müssen lediglich einmalig die Stammdaten für Ihr Unternehmen (Kanton und Kundennummer / QST ID) sowie die Arbeitnehmerdaten (s. Bilder).

Die Quellensteuer kann dann per Klick elektronisch an das zuständige Steueramt übermittelt werden, wenn diese fällig wird.

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Tragen Sie in bexio einmalig Ihre Stammdaten inkl. Daten zur Quellensteuer ein: Kanton, Kundennummer / QST ID und optional den Buchungskreis.
Tragen Sie in bexio einmalig Ihre Stammdaten inkl. Daten zur Quellensteuer ein: Kanton, Kundennummer / QST ID und optional den Buchungskreis.
In bexio fügen Sie neue Mitarbeiter einfach hinzu. Mitarbeiterdaten, wie z. B. Angaben zur Quellensteuer lassen sich einfach unter «Versicherung und Steuern» ergänzen.
In bexio fügen Sie neue Mitarbeiter einfach hinzu. Mitarbeiterdaten, wie z. B. Angaben zur Quellensteuer lassen sich einfach unter «Versicherung und Steuern» ergänzen.

Was sind Quellensteuer-Tarife und welche gibt es?

Der Quellensteuer-Tarif, den der Arbeitgeber vom zuständigen Gemeindesteueramt erhält, bestimmt die Höhe der Quellensteuer. Die Tarife variieren je nach Kanton. Das sind die wichtigsten Tarife:

  • Tarif A:Alleinstehende ohne Kinder. Darunter fallen ledige, geschiedene, getrennte oder verwitwete Steuerpflichtige.
  • Tarif B: Verheiratete Alleinverdiener (mit oder ohne Kinder).
  • Tarif C: Verheiratete Doppelverdiener (mit oder ohne Kinder).
  • Tarif D: Nebenerwerbstätige.

Neben den oben genannten Tarifen gibt es noch weitere Tarife, zum Beispiel für Grenzgänger oder Alleinerziehende. Eine aktuelle Liste aller Tarife können Sie hier herunterladen. Eine Tabelle der Quellensteuertarife für alle Kantone ist auch in bexio hinterlegt.

Muss der Arbeitnehmer eine normale Steuererklärung einreichen?

In der Regel fordert die Steuerverwaltung keine normale Steuererklärung von quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmern. Ausnahmen gibt es: Beträgt das Jahreseinkommen mehr als CHF 120’000 oder bestehen weitere Einkommensquellen, so muss in der Regel einmal jährlich eine ordentliche Steuererklärung ausgefüllt werden. Bereits bezahlte Quellensteuerbeträge werden dabei in der Steuerrechnung berücksichtigt.

Beispiel: Quellensteuer in der Schweiz für Grenzgänger aus Deutschland

Herr Meier wohnt mit seiner Familie in Deutschland, ca. 1 Stunde von der Schweizer Grenze entfernt. Er nimmt eine neue Arbeitsstelle in Zürich an. Da der Arbeitsweg zumutbar ist, beschliesst Herr Meier täglich zu pendeln.

Damit gilt Herr Meier als deutscher Grenzgänger, denn sein Wohnsitz befindet sich weiterhin in Deutschland, obwohl er Arbeitnehmer in der Schweiz ist. Im Falle eines deutschen Grenzgängers wie Herr Meier einer ist, steht der Schweiz ein Quellensteuerabzug von 4.5% des Bruttogehalts zu. Da Herr Meier seinen steuerlichen Wohnsitz weiterhin in Deutschland hat, gilt zudem nicht das Wohnortprinzip, sondern das Arbeitsortprinzip. Demnach muss sein Arbeitgeber die Quellensteuer von 4.5% regelmässig an das Kantonale Steueramt des Arbeitsortes abführen.

Da zwischen der Schweiz und Deutschland ein Doppelbesteuerungsabkommen gilt, wird die in der Schweiz erhobene Grenzgänger-Steuer vom deutschen Finanzamt angerechnet, sodass Herr Meier nicht doppelt besteuert wird.