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Die Lohnabrechnung: Das müssen Sie wissen

Die Lohnabrechnung – am Ende eines jeden Monats ist sie fällig. Wir erklären, worauf Sie als Arbeitgeber in der Schweiz achten müssen, wie Sie eine Lohnabrechnung erstellen (z. B. mit einem Lohnbuchhaltungsprogramm) und welche Angaben auf die Lohnabrechnung gehören.

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Definition: Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung (auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung genannt) ist ein Textdokument, das Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Lohns enthält. Dazu gehören unter anderem Abzüge, Zulagen und Zuschläge, sonstige Vergütungen sowie Vorschüsse oder Abschlagszahlungen.

Lohnabrechnung in der Schweiz: Gesetzliche Regelungen für Arbeitgeber

Spätestens, wenn Sie jemanden einstellen, müssen Sie sich mit der Lohnabrechnung und deren Aufbau vertraut machen. Sinn und Zweck der Lohnabrechnung ist es, Ihren Mitarbeitenden ein offizielles Dokument zu liefern, mit dem sie den erhaltenen Lohn sowie die gezahlten Sozialversicherungsabgaben vor der Eidgenössischen Steuerverwaltung nachweisen.

Als Arbeitgeber müssen Sie insbesondere folgende gesetzliche Bestimmungen beachten:

  • Laut OR Art. 323b Abs. 1 hat ein Arbeitnehmer Recht auf eine Lohnabrechnung in Schriftform.
  • Die Lohnabrechnung muss eindeutig nachvollziehbar alle Details zum ausgezahlten Lohn enthalten, u. a. Brutto- und Nettolohn, Abzüge und Zuschläge.
  • Sozialversicherungsbeiträge und Quellensteuer müssen direkt vom Bruttolohn abgezogen und Familienzulagen vorgeschossen werden.

Der Arbeitgeber ist in der Regel dazu verpflichtet, den Lohn am Ende jedes Monats zu zahlen. Unter bestimmten Umständen können jedoch auch andere Fristen vereinbart werden (Art. 323 OR).

Lohnabrechnung erstellen

Das Gesetz schreibt keine besonderen Qualifikationen vor, um eine Lohnabrechnung erstellen zu dürfen. Als Arbeitgeber können Sie diese also entweder eigenhändig erstellen oder einen Ihrer Mitarbeitenden mit der Erstellung beauftragen.

Lohnabrechnungen müssen für jeden Angestellten individuell erstellt werden. Viele mittelgrosse bis grosse Unternehmen mit zahlreichen Mitarbeitenden lagern ihre Lohnabrechnung daher an externe Buchhalter aus oder haben eine eigene Lohnbuchhaltungsabteilung, die sich um die Lohnabrechnung kümmert.

Kleine und mittlere Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden hingegen benötigen in der Regel eine kostengünstigere Lösung. Das selbstständige Erstellen der Lohnabrechnung ist daher oftmals die sinnvollere Lösung.

KMU, die ihre Lohnabrechnung selbst erstellen möchten, haben folgende Möglichkeiten:

Lohnabrechnung selbst erstellen, z. B. mit einer Vorlage

Die mit Sicherheit kostengünstigste, aber dafür zeitaufwendigste Möglichkeit ist die manuelle Erstellung der Lohnabrechnung mithilfe einer Lohnabrechnungs-Vorlage.

Das manuelle Erstellen der Lohnabrechnung ist zwar kostenlos, da Sie z. B. ganz einfach Excel oder Word verwenden können. Allerdings müssen Sie (oder einer Ihrer Mitarbeitenden) sich intensiv mit der Lohnbuchhaltung beschäftigen, um die Lohnabrechnung tatsächlich fehlerfrei erstellen zu können. Und das ist einfacher gesagt als getan: Häufige Gesetzesänderungen oder unterschiedliche Angestelltenverhältnisse erfordern fortgeschrittene Kenntnisse in der Lohnbuchhaltung.

Beachten Sie zudem, dass die Lohnabrechnung individuell für jede Person zu erstellen ist. Je mehr Mitarbeitende Sie haben oder künftig einstellen möchten, desto zeitaufwendiger ist die Erstellung.

Vorteile der manuellen Lohnabrechnung

Nachteile der manuellen Lohnabrechnung

  • Kostenlos.

  • Bei den entsprechenden Kenntnissen immer wieder flexibel anpassbar.
  • Fortgeschrittene Kenntnisse in der Lohnbuchhaltung nötig, um die Lohnabrechnung fehlerfrei erstellen zu können.
  • Erhöhtes Fehlerrisiko durch Lohnberechnungs- oder Tippfehler.
  • Zeitaufwendig, da die Abrechnungen für jeden Mitarbeitenden manuell erstellt werden müssen.

Lohnabrechnung erstellen mit einer Software

Viele KMU erstellen ihre Lohnabrechnungen mit einem Programm für die Lohnbuchhaltung.

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Abb.: Mit einer Software können Sie Ihre Lohnabrechnungen einfach selbst erstellen.

Der sicherlich grösste Vorteil einer Software liegt in der enormen Zeitersparnis. In einer Software wie bexio beispielsweise müssen Sie die Daten Ihrer Mitarbeitenden nur einmal hinterlegen. Am Ende jedes Monats können Sie dann die Lohnabrechnungen für alle Mitarbeitenden mit einem Klick generieren und als PDF herunterladen. Die Auszahlung der Löhne kann anschliessend, dank Verknüpfung zum E-Banking, direkt aus der Software für alle Mitarbeitenden auf einmal veranlasst werden.

Ein gutes Programm nimmt Ihnen somit den Grossteil der Arbeit ab und minimiert zudem die Fehleranfälligkeit: Der Lohn wird ganz einfach automatisch berechnet, Lohnabrechnungen grösstenteils automatisch generiert.

Eine Software aus der Cloud (im Gegensatz zu einer downloadbaren Software) birgt zusätzliche Vorteile: Gesetzliche Änderungen lassen sich in Form von automatischen Updates automatisch einspielen. Entscheiden Sie sich daher für einen Anbieter, dem Sie vertrauen und der regelmässig kostenlose Updates durchführt.

Ein weiterer Vorteil einer Cloud-Software: Sie können Ihrem Treuhänder direkten Online-Zugriff auf Ihre Lohnbuchhaltung geben. Dadurch gestaltet sich die Zusammenarbeit effizienter und Sie minimieren Kosten. Erfahren Sie mehr darüber, wie bexio-Kunden von der Cloud profitieren.

Vorteile der automatisierten Lohnabrechnung

Nachteile der automatisierten Lohnabrechnung

  • Zeitersparnis, da sich viele Arbeitsschritte automatisieren lassen.
  • Minimierte Fehleranfälligkeit: Mitarbeiterdaten müssen nur einmalig hinterlegt werden; Löhne werden automatisch berechnet.

  • Grundkenntnisse in der Lohnbuchhaltung sind in der Regel ausreichend, im Zweifelsfall empfiehlt sich jedoch die Zusammenarbeit mit einem Treuhänder.
  • Je nach Software-Anbieter werden gesetzliche Änderungen regelmässig in Form von Updates eingespielt.
  • Eine Cloud-Software kann durch direkten Online-Zugriff für Ihren Treuhänder die Zusammenarbeit erleichtern, wodurch sich weitere Kosten einsparen lassen.
  • Kosten für die Software.
  • Je nach Produkt evtl. weniger flexibel.

Lohnabrechnung auslagern

Wer die Lohnabrechnung für seine Angestellten nicht selbst erstellen möchte oder kann, hat die Möglichkeit der Auslagerung. Hiermit geben Sie die Verantwortung an einen Treuhänder Ihres Vertrauens ab. Diese Option erfordert von Ihnen zwar lediglich die pünktliche Weitergabe aller relevanten Informationen, ist in der Regel aber auch kostenintensiver.

Two men in business attire talking over desk
Abb.: Geben Sie die Verantwortung an einen Treuhänder ab.

Die Kosten lassen sich u. a. senken, indem Sie die Arbeit mit Ihrem Treuhänder effizienter gestalten. Eine gute Möglichkeit ist die Zusammenarbeit mittels einer Cloud-Software, auf die der Treuhänder direkten Online-Zugriff hat. So können z. B. Aktualisierungen der Mitarbeiterdaten von Ihnen oder einem Ihrer Angestellten ganz einfach und schnell selbst vorgenommen werden, sodass der Treuhänder stets mit aktuellen und richtigen Daten arbeitet.

Übrigens: In unserem Treuhänder-Verzeichnis finden Sie über 1000 zertifizierte Treuhänder, die mit bexio arbeiten.

Vorteile der Auslagerung der Lohnabrechnung

Nachteile der Auslagerung der Lohnabrechnung

  • Keine Einarbeitungs- oder Recherchearbeit nötig.
  • Professioneller Ansprechpartner bei spezifischen Fragen.
  • Zeitersparnis.
  • Korrekt erstellte Lohnabrechnungen.
  • Zusätzliche Kosten für Treuhänder oder Lohnbüro.
  • Abhängigkeit, z. B. bei Verzögerungen und Abwesenheiten durch Urlaub oder Krankheit.
  • Kein interner Wissensaufbau.

Welche Angaben gehören auf die Lohnabrechnung?

Als Arbeitgeber haften Sie für die korrekte Erstellung der Lohnabrechnung.

Neben generellen Angaben wie der Anschrift des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers gehören auf eine ordentliche Lohnabrechnung u. a. Lohn und Zulagen sowie Lohnabzüge. Wenn Sie mit einer geeigneten Lohnsoftware arbeiten, wird zumindest ein Grossteil dieser Angaben automatisch für Sie berechnet und korrekt auf der Lohnabrechnung abgebildet.

Aus der Lohnabrechnung muss eindeutig hervorgehen, wie sich der Lohn zusammensetzt. Hierzu gehören Details wie Stundenlohn, Monatslohn, Feiertagsentschädigungen und Ferienauszahlungen. Es wird alles aufgelistet, was versteuert werden muss.

Sozialabzüge

  • AHV / IV / EO: Abzüge für die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), die Invalidenversicherung (IV) und die Erwerbsersatzordnung (EO) machen insgesamt 10,6 % des Gehalts aus und werden zur Hälfte vom Arbeitgeber getragen. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil an die jeweiligen Versicherungen weiterzugeben. Auf der Lohnabrechnung gelistet wird lediglich der Arbeitnehmeranteil von 5,125 %.
  • ALV: Abzüge für die Arbeitslosenversicherung (ALV) werden ebenfalls jeweils zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen.
  • NBUV: Die Kosten für die Nichtbetriebsunfallversicherung (NBUV) trägt der Arbeitnehmer allein. Die Kosten sind zu 100 % abzugsfähig vom Lohn des Arbeitnehmers.
  • BUV: Die Kosten für die Berufsunfallversicherung (BUV) trägt der Arbeitgeber allein. Die Kosten dürfen nicht vom Lohn des Arbeitnehmers abgezogen werden.
  • BVG: Ab dem 25. Lebensjahr zahlen Arbeitnehmer in die Pensionskasse (BVG) ein. Der Beitrag hängt nicht nur von der Höhe des Einkommens des Arbeitnehmers ab, sondern auch von dessen Alter.

Sonstige Zulagen und Abzüge

Listen Sie zudem sonstige Zulagen und Lohnabzüge auf, die nicht versteuert werden müssen: z. B. Zu- und Abschläge sowie Vorauszahlungen.

Optionale Abzüge

Manche Abzüge sind nicht für alle Arbeitnehmer relevant, darunter:

  • Krankentaggeldversicherung: Der Abschluss einer Krankentaggeldversicherung ist nicht verpflichtend – es sei denn, der Arbeitsvertrag sieht sie vor. In der Regel übernehmen dann Arbeitnehmer und Arbeitgeber je die Hälfte der Beträge. Die Höhe der Abzüge bewegt sich zwischen 0,5 und 3 %.
  • Kirchensteuer: Trifft nur zu, wenn der Arbeitnehmer Kirchenmitglied ist.
  • Quellensteuer: Trifft nur auf ausländische Arbeitnehmer in der Schweiz zu.

Beispiel einer grundlegenden Lohnabrechnung

Lediger Arbeitnehmer, Mitte 30, ohne Kinder, nicht in der Kirche

Beitrag

Anteil

Bruttolohn

CHF 6’000.00

AHV / IV / EO

CHF 307.50

5.125 %

Arbeitslosenversicherung

CHF 66.00

1.10 %

Nichtberufsunfallversicherung

CHF 86.40

1.44 %

Krankentagegeldversicherung

CHF 27.00

0.45 %

Pensionskasse

CHF 288.00

4.80 %

Nettolohn

CHF 5’225.10

Auf der Webseite der Schweizerischen Eidgenossenschaft stehen Ihnen neben einem statistischen Lohnrechner zahlreiche Informationen zu Löhnen, Erwerbseinkommen und Arbeitskosten zur Verfügung.

Beispiel einer Lohnabrechnung mit bexio

In diesem Lohnabrechnungs-Muster sehen Sie beispielhaft, wie eine in bexio erstellte Lohnabrechnung aussieht und welche Angaben in einer korrekten Lohnabrechnung in der Schweiz enthalten sein müssen. Auf derselben Seite finden Sie zudem weitere Beispiele von Lohnabrechnungen für Arbeitnehmer mit Stundenlohn und Monatslohn.

Beachten Sie bitte, dass die Bestimmungen von den vertraglichen Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber abhängen. Kinder- und Ausbildungszulagen können je nach Kanton unterschiedlich ausfallen.

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Abb.: In bexio erstellen Sie Ihre Lohnabrechnungen einfach und automatisiert.

Häufig gestellte Fragen rund um die Lohnabrechnung

Ist eine Lohnabrechnung Pflicht in der Schweiz?

Ja. In der Schweiz verpflichtet das Obligationenrecht (Artikel 323b, Absatz 1 OR) Arbeitgeber zu einer regelmässigen Ausstellung einer Lohnabrechnung. Normalerweise erhält man sie monatlich – dann, wenn auch der Lohn überwiesen wird. Der Arbeitgeber hat ausserdem weitere Pflichten im Zusammenhang mit dem Lohn zu erfüllen, beispielsweise die Lohnmeldung.

Wer darf Lohnabrechnungen erstellen?

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich für die Erstellung der Lohnabrechnung verantwortlich. Mit kaufmännischem Basiswissen kann er das selbst bzw. mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware wie bexio erledigen. Grössere Unternehmen verfügen häufig über eine Buchhaltungs- bzw. Lohnbuchhaltungsabteilung. Eine andere Möglichkeit ist es, die Lohnabrechnung an ein spezialisiertes Lohnbüro oder einen Treuhänder auszulagern.

Muss ein Unternehmen Lohnabrechnungen aufbewahren?

Lohndaten sowie Informationen über mögliche Bonuszahlungen muss ein Unternehmen über einen Zeitraum von zehn Jahren nach Austritt eines Mitarbeitenden aufbewahren.

Für Privatpersonen hingegen ist es ratsam, Lohnabrechnungen unbegrenzt aufzubewahren, da sie wichtige Informationen für z. B. Steuererklärungen, Rentenberechnungen oder für die Klärung möglicher arbeitsrechtlicher Fragen enthalten.

Muss jeder Arbeitnehmer in der Schweiz Sozialversicherungsbeiträge zahlen?

Ja, grundsätzlich müssen alle in der Schweiz arbeitenden Personen Sozialversicherungsbeiträge zahlen, unabhängig von ihrer Nationalität oder dem Vertragsverhältnis.

Was bedeutet «13. Monatslohn» und wie wird er in der Schweiz gehandhabt?

Der 13. Monatslohn ist eine freiwillige, zusätzliche Zahlung, die viele Arbeitnehmende in der Schweiz am Ende des Jahres erhalten. Er entspricht in der Regel einem vollen Monatslohn und wird entweder vollständig oder in Raten ausgezahlt.

Wie werden Boni und Provisionen in der Lohnabrechnung behandelt?

Boni und Provisionen werden in der Regel als separate Posten auf der Lohnabrechnung aufgeführt und den geltenden steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften entsprechend behandelt.

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