Die Lohnabrechnung: Das müssen Sie wissen

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Die Lohnabrechnung: Am Ende eines jeden Monats ist sie fällig. Wir erklären worauf Sie als Arbeitgeber in der Schweiz achten müssen, wie Sie eine Lohnabrechnung erstellen (z. B. mit einem Lohnprogramm) und welche Angaben auf die Lohnabrechnung gehören.

Definition: Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung (auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung genannt) ist ein Textdokument, das Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Lohns enthält. Dazu gehören unter anderem Abzüge, Zulagen und Zuschläge, sonstige Vergütungen sowie Vorschüsse oder Abschlagszahlungen. Die Lohnabrechnung wird in der Regel einmal im Monat vom Arbeitgeber an die Mitarbeiter ausgestellt.

Lohnabrechnung in der Schweiz: gesetzliche Regelungen für Arbeitgeber

Spätestens, wenn Sie Ihre ersten Mitarbeiter einstellen, müssen Sie sich mit der Lohnabrechnung und deren Aufbau vertraut machen.

Sinn und Zweck der Lohnabrechnung ist es, Ihren Mitarbeitern ein offizielles Dokument zu liefern, mit dem sie den erhaltenen Lohn sowie die gezahlten Sozialversicherungsabgaben vor dem Finanzamt nachweisen können.

Als Arbeitgeber müssen Sie insbesondere folgende gesetzliche Bestimmungen beachten:

  • Laut OR Art. 323 b Abs. 1 hat ein Arbeitnehmer Recht auf eine Lohnabrechnung in Schriftform.
  • Die Lohnabrechnung muss eindeutig nachvollziehbar alle Details zum ausgezahlten Lohn enthalten, u. a. Brutto- und Nettolohn, Abzüge und Zuschläge.
  • Sozialversicherungsbeiträge und Quellensteuer müssen direkt vom Bruttolohn abgezogen und Familienzulagen vorgeschossen werden.

Der Arbeitgeber ist in der Regel dazu verpflichtet, den Lohn am Ende jeden Monats auszurichten. Unter bestimmten Umständen können jedoch auch andere Fristen vereinbart werden (Art. 323 OR).

Lohnabrechnung erstellen

Sie können die Lohnabrechnungen für Ihre Angestellten entweder selbst erstellen oder auslagern.

Das Gesetz schreibt keine besonderen Qualifikationen vor, um eine Lohnabrechnung erstellen zu dürfen. Als Arbeitgeber können Sie diese also entweder eigenhändig erstellen oder einen Ihrer Mitarbeiter mit der Erstellung derselben beauftragen.

Lohnabrechnungen müssen für jeden Angestellten individuell erstellt werden. Viele mittelgrosse bis grosse Unternehmen mit vielen Mitarbeitern lagern Ihre Lohnabrechnungen daher an externe Buchhalter aus oder haben eigene Lohnbuchhaltungsabteilungen, die sich um die Lohnabrechnungen kümmern.

Kleine und mittlere Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern hingegen erfordern in der Regel eine kostengünstigere Lösung. Das selbstständige Erstellen der Lohnabrechnungen ist daher die oftmals sinnvollere Lösung.

KMU, die ihre Lohnabrechnungen selbst erstellen möchten, haben folgende Möglichkeiten:

Lohnabrechnung selbst erstellen, z. B. mit einer Vorlage

Die mit Sicherheit kostengünstigste, aber dafür zeitaufwendigste Möglichkeit, ist die manuelle Erstellung der Lohnabrechnung mithilfe einer Lohnabrechnungs-Vorlage.

Die manuelle Erstellung der Lohnabrechnungen ist zwar kostenlos, da Sie z. B. ganz einfach Excel verwenden können. Allerdings müssen Sie (oder einer Ihrer Mitarbeiter) sich intensiv mit der Lohnbuchhaltung beschäftigen, um die Lohnabrechnungen tatsächlich fehlerfrei erstellen zu können. Und das ist einfacher gesagt, als getan: Laufende Gesetzesänderungen oder verschiedene Angestelltenverhältnisse erfordern, dass Sie ganz schön fit in der Lohnbuchhaltung sein müssen.

Beachten Sie zudem, dass die Lohnabrechnungen individuell je Mitarbeiter erstellt werden müssen. Je mehr Mitarbeiter Sie haben oder künftig einstellen möchten, desto zeitaufwendiger ist die Erstellung der Lohnabrechnungen.

 

Die Nachteile zusammengefasst: Die Vorteile zusammengefasst:
  • Fortgeschrittene Kenntnisse in der Lohnbuchhaltung sind nötig, um die Lohnabrechnungen fehlerfrei erstellen zu können.
  • Erhöhtes Fehlerrisiko durch Berechnungs- oder Tippfehler.
  • Zeitaufwendig, da die Abrechnungen für jeden Mitarbeiter manuell erstellt werden müssen.
  • kostenlos

Lohnabrechnung erstellen mit einer Software

Viele KMU erstellen ihre Lohnabrechnungen mit einem Lohnprogramm.

Der sicherlich grösste Vorteil einer Software liegt in der enormen Zeitersparnis. In einer Software wie bexio beispielsweise, müssen Mitarbeiterdaten nur einmal hinterlegt werden. Am Ende jedes Monats können dann die Lohnabrechnungen für alle Mitarbeiter mit einem Klick generiert und als PDF herunterladen werden. Die Auszahlung der Löhne kann anschliessend, dank Verknüpfung zum E-Banking, direkt aus der Software für alle Mitarbeiter auf einmal veranlasst werden.

Ein gutes Programm nimmt Ihnen somit den Grossteil der Arbeit ab und minimiert zudem die Fehleranfälligkeit: Der Lohn wird ganz einfach automatisch berechnet, Lohnabrechnungen grösstenteils automatisch generiert.

Eine Software aus der Cloud (im Gegensatz zu einer downloadbaren Software) birgt weitere Vorteile: Gesetzliche Änderungen können in Form von automatischen Updates automatisch eingespielt werden. Entscheiden Sie sich daher für einen Anbieter, dem Sie vertrauen und der regelmässig kostenlose Updates durchführt.

Ein weiterer Vorteil einer Cloud-Software: Sie können Ihrem Treuhänder direkten Online-Zugriff auf Ihre Lohnbuchhaltung geben. Dadurch gestaltet sich die Zusammenarbeit effizienter und Kosten können minimiert werden. Erfahren Sie mehr darüber, wie bexio-Kunden von der Cloud profitieren.

 

Die Nachteile zusammengefasst: Die Vorteile zusammengefasst:
  • Kosten für die Software
  • Zeitersparnis, da viele Arbeitsschritte automatisiert werden können.
  • Minimierte Fehleranfälligkeit: Mitarbeiterdaten müssen nur einmalig hinterlegt werden; Löhne werden automatisch berechnet.
  • Grundkenntnisse in der Lohnbuchhaltung sind in der Regel ausreichend, im Zweifelsfall empfiehlt sich jedoch die Zusammenarbeit mit einem Treuhänder.
  • Je nach Software-Anbieter werden gesetzliche Änderungen regelmässig in Form von Updates eingespielt.
  • Eine Cloud-Software kann durch direkten Online-Zugriff für Ihren Treuhänder die Zusammenarbeit erleichtern, wodurch weitere Kosten eingespart werden können.

Lohnabrechnung auslagern

Wer die Lohnabrechnungen seiner Angestellten nicht selbst erstellen möchte, hat die Möglichkeit der Auslagerung. Hiermit geben Sie die Verantwortung an einen Treuhänder Ihres Vertrauens ab. Diese Option erfordert von Ihnen zwar lediglich die pünktliche Weitergabe aller relevanten Informationen, ist in der Regel aber auch kostenintensiver.

Die Kosten lassen sich u. a. senken, indem Sie die Arbeit mit Ihrem Treuhänder effizienter gestalten. Eine gute Möglichkeit ist die Zusammenarbeit mittels einer Cloud-Software, auf die der Treuhänder direkten Online-Zugriff hat. So können z. B. einfache Aktualisierungen der Mitarbeiterdaten von Ihnen oder einem Ihrer Angestellten ganz einfach und schnell selbst vorgenommen werden, sodass der Treuhänder stets mit den aktuellen und richtigen Daten arbeitet.

Übrigens: In unserem Treuhänder-Verzeichnis finden Sie über 400 zertifizierte Treuhänder, die mit bexio arbeiten.

Welche Angaben gehören auf die Lohnabrechnung?

Als Arbeitgeber haften Sie für die korrekte Erstellung der Lohnabrechnungen, weshalb diese mit besonderer Sorgfalt erstellt werden sollten.

Neben generellen Angaben wie der Anschrift des Arbeitgebers sowie der des Arbeitnehmers, gehören auf eine ordentliche Lohnabrechnung u. a. Lohn und Zulagen, Sozialabzüge und sonstige Lohnabzüge. Wenn Sie mit einer geeigneten Lohnsoftware arbeiten, dann wird zumindest ein Grossteil dieser Angaben automatisch für Sie berechnet und auf der Lohnabrechnung abgebildet.

Lohn- und Zulagen

Aus der Lohnabrechnung muss eindeutig hervorgehen, wie sich der Lohn zusammensetzt. Hierzu gehören Details wie Stundenlohn, Monatslohn, Feiertagsentschädigungen und Ferienauszahlungen. Hier wird alles gelistet, was versteuert werden muss.

Sozialabzüge

  • AHV / IV / EO: Abzüge für die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), die Invalidenversicherung (IV) und die Erwerbsersatzordnung (EO) machen insgesamt 10,25% des Gehalts aus und werden zur Hälfte vom Arbeitgeber getragen. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil an die jeweiligen Versicherungen weiterzugeben. Auf der Lohnabrechnung gelistet wird lediglich der Arbeitnehmeranteil von 5,125%.
  • ALV: Abzüge für die Arbeitslosenversicherung (ALV) werden ebenfalls jeweils zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen.
  • NBUV: Die Kosten für die Nichtbetriebsunfallversicherung (NBUV) trägt der Arbeitnehmer alleine. Die Kosten sind zu 100 Prozent abzugsfähig vom Lohn des Arbeitnehmers.
  • BUV: Die Kosten für die Berufsunfallversicherung (BUV) trägt der Arbeitgeber allein. Die Kosten dürfen nicht vom Lohn des Arbeitnehmers abgezogen werden.
  • BVG: Ab dem 25. Lebensjahr zahlen Arbeitnehmer in die Pensionskasse (BVG) ein. Der Beitrag hängt nicht nur von der Höhe des Einkommen des Arbeitnehmers ab, sondern auch von dessen Alter.

Sonstige Zulagen und Abzüge

Listen Sie zudem sonstige Zulagen und Lohnabzüge, die nicht versteuert werden müssen: z. B. Zu- und Abschläge sowie Vorauszahlungen.

Beispiel einer Lohnabrechnung

In diesem Lohnabrechnungs-Muster sehen Sie beispielhaft wie eine in bexio erstellte Lohnabrechnung aussieht und welche Angaben in einer korrekten Lohnabrechnung enthalten sein müssen. Auf derselben Seite finden Sie zudem weitere Beispiele von Lohnabrechnungen für Arbeitnehmer mit Stundenlohn und Monatslohn.

Beachten Sie bitte, dass die Bestimmungen von den vertraglichen Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber abhängen und, dass Kinder- und Ausbildungszulagen je nach Kanton unterschiedlich ausfallen können.

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