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14. MÄRZ 2022

Desk Sharing: Vorteile, Nachteile & Umsetzung

Desk Sharing, auch flexible office oder auf Deutsch wohl am besten mit einem geteilten Arbeitsplatz zu definieren, ist eine weitere Art der flexiblen Arbeitsmodelle. Das Konzept von einem Shared Desk entstand schon in den frühen 70er-Jahren, wobei diese Idee bei einem Grossteil der Arbeitnehmenden nicht gut angekommen ist. Wie die Situation heute ist und warum Desk Sharing doch sehr viele Vorteile bietet, erklären wir in diesem Beitrag. Inkl. praktischer Checkliste.

In diesem Beitrag:

Was versteht man unter Desk Sharing?

Desk Sharing ist eine verhältnismässig neue, den modernen Bedürfnissen und Vorstellungen heutiger Unternehmen angepasste Organisationsform, die sich besonders in den Dienstleistungsbereichen durchsetzt.

Beim Desk Sharing hat nicht jeder Mitarbeitende einen eigenen Arbeitsplatz wie in der traditionellen Arbeitswelt.

Der Clou? Die vorhandenen Arbeitsplätze werden von mehreren Arbeitnehmenden genutzt.

Dabei gibt es zwei Prinzipien: Der Arbeitsplatz steht dem ersten Mitarbeiter, der ihn beanspruchen will, zur Verfügung.

Die zweite Methode besteht darin, dass man anhand einfacher Kommunikation (Telefon, E-Mail, Excel-Liste) oder mithilfe von modernen Applikationen den Arbeitsplatz reserviert. Diverse Softwareanbieter stellen hierfür mittlerweile Buchungsplattformen zur Verfügung.

Mittlerweile gibt es eine schier unbegrenzte Anzahl an Desk Sharing-Software und Applikationen. Hier finden Sie einen Überblick über die Gängigsten.

Funfact:
Das Konzept des Desk Sharing leitet sich vom maritimen Hot Bunking ab. U-Boote bei der Marine hatten vielfach zu wenige Betten für die gesamte Crew, weswegen sie sich die Betten teilen mussten.

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Es gibt verschiedensten Arbeitsmodelle mit den unterschiedlichsten Schwerpunkten, Vor- und Nachteilen. Doch welches Modell passt am besten zu Ihnen? Wir geben einen Überblick über die verschiedenen Arbeitsmodelle.

Welche Unternehmen nutzen Desk Sharing?

Angefangen bei grossen Tech-Firmen im Silicon Valley, ist Desk Sharing mittlerweile international anzutreffen.

In der Schweiz setzen vor allem Grossunternehmen im Dienstleistungsbereich Desk Sharing ein, wie beispielsweise Novartis, Credit Suisse oder Swiss Re.

Weitere Schweizer Unternehmen, die Desksharing bereits nutzen finden Sie hier.

Abb.: In einigen Firmen sind Arbeitsplätze, die sich unter mehreren Mitarbeitenden geteilt werden, keine Seltenheit mehr.
Abb.: In einigen Firmen sind Arbeitsplätze, die sich unter mehreren Mitarbeitenden geteilt werden, keine Seltenheit mehr.

Die Vor- und Nachteile von Desk Sharing

Was sind die Vorteile?

Innovative und flexible Arbeitsmodelle bieten allerlei Vorteile. Wir gehen in diesem Abschnitt etwas genauer darauf ein.

Kosten

Der Arbeitsplatz wird unter mehreren Mitarbeitenden geteilt. Das heisst, dass die Arbeitsplatzkosten pro Mitarbeitenden wesentlich geringer ausfallen. Bei Konzernen kann dies sogar tiefere Raummiete (geringerer Platzbedarf) und niedrigere Heizkosten bedeuten. Freiwerdender Raum kann anderweitig genutzt werden: Begrünung, Sitzplätze für Ad-hoc Meetings oder eine passende Dekoration zur Aufwertung des Raums.

Verantwortungsbewusstsein

Bei einem geteilten Arbeitsplatz verhält es sich ähnlich zu einer geteilten Wohnung: Mitarbeiter lernen, ihren Arbeitsplatz so zu hinterlassen, wie sie ihn haben wollen – Sauberkeit, Ordnung und Hygiene sind so eher gewährleistet.

Kurze Entscheidungswege

Sofern der Raum clever aufgeteilt ist, entstehen auch Vorteile, die nicht direkt ersichtlich sind. Je nach Bedarf kann ein Mitarbeiter in der Nähe der IT, der Geschäftsleitung oder der Buchhaltung seinen Platz beziehen und somit schneller und effizienter kommunizieren.

Gesunder Mischmasch

Das Desk Sharing kann auf verschiedenen Hierarchiestufen eingesetzt werden, so dass Lehrlinge und hohe Kader dieselben Arbeitsplätze teilen. Dies kann zu einer positiven Stimmung und einer weniger spürbaren Trennung der Gehaltsklassen in einem Unternehmen führen.

Leichte Einarbeitung

Die Arbeitsplätze sind genormt und in der Regel identisch, was Mitarbeitenden aus Filialen oder Auslandsniederlassungen den sofortigen Einstieg in den gewünschten Arbeitsmodus ermöglicht.

Unser Tipp: Haben Sie sich schon mit den verschiedenen Arbeitsmodellen auseinandergesetzt? Wissen Sie, was es genau mit Coworking oder Remote Work auf sich hat? Finden Sie es heraus.

Was sind die Nachteile von Desk Sharing?

Wo gehobelt wird, da fallen Späne: Viele Nachteile des Desk Sharing zielen auf die fehlende Routine ab. Wir klären auf.

Produktivität

Ein eingespieltes Team sitzt in den meisten Fällen dicht beieinander. Diese Nähe wird entsprechend durch den Fakt des Routine-Unterbruchs gefördert: Wenn sich ein Team ständig an einem anderen Platz einfinden muss, kann die Produktivität leiden. Zudem kann nachhaltige Verunsicherung aufkommen, da Gewohnheiten aufgebrochen werden und Konstanz nicht mehr suggeriert werden kann.

Unser Tipp:
Wenn Sie Schwierigkeiten mit der jetzigen Situation beim Desk Sharing haben, sollten Sie dies dringend mit Ihrem Vorgesetzten besprechen: Ihre Gesundheit geht vor.

Zusammenhalt im Team

Ist die Produktivität erst einmal beeinträchtigt, kann im Nachgang noch der Teamzusammenhalt leiden. Achten Sie unbedingt auf einen regelmässigen Austausch mit Ihrem Team und vergewissern Sie sich, dass jeder noch das gewünschte Arbeitsklima vorfindet.

Distanz

Durch den neutralen Arbeitsplatz bekommen manche Mitarbeitende – anfangs zumindest – das Gefühl von «angekommen sein» nicht, wie sie es beispielsweise in Kleinunternehmen gewohnt sind, weil sie dort ihren Arbeitsplatz ganz individuell und persönlich gestalten können. So kann schnell eine gewisse Distanz entstehen.

Desk Sharing Regeln

Desk Sharing Regeln sind zwar nicht gesetzlich verankert, trotzdem sollten Sie bei der Umsetzung einige Spielregeln aufstellen und einhalten.

Unser Tipp: Wir haben für Sie die wichtigsten Homeoffice-Regeln aufgestellt, welche Sie beachten müssen. Ausserdem haben wir für Sie einen weiteren Beitrag erstellt, wenn Sie mehr über die Homeoffice-Entschädigung wissen möchten.

Ordnung und Sauberkeit

Die Mitarbeitenden müssen lernen, mit dem Minimum an Arbeitsgeräten auszukommen: Ein Laptop, eine Dokumententasche. Insbesondere Mitarbeitende, die selten oder noch nie in diesem Arbeitsmodell gearbeitet haben, können hier Anpassungsschwierigkeiten aufweisen. Der Arbeitsplatz muss sauber und «neutral», also unpersönlich, hinterlassen werden. Persönliche Gegenstände wie Familienfotos oder Pflanzen sind entsprechend schwer zu platzieren.

Geeignetes Mobiliar

Bieten Sie Ihrem Team nützliches und durchdachtes Mobiliar an: Höhenverstellbare Tische bieten für viele Mitarbeitende eine vergleichsweise einfach einzurichtende, flexible Option. Achten Sie darauf, dass jeder jetzige und künftige Mitarbeitende so viel Möglichkeiten zur Individualisierung erhält, wie dies möglich ist.

Digitalisierung

Es muss eine Umstellung in der Arbeitsweise geschehen: Möglichst papierlos arbeiten, Verzicht auf persönliche Kommunikation, Verwendung von internen Chats und E-Mails, etc. Dies führt zwar zu einem Initialaufwand, lohnt sich aber im Nachgang.

Unser Tipp:
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Kommunikation

Zur «Kompensation» der mangelnden direkten Kommunikation und für informelle, private Gespräche sollten Möglichkeiten des Treffens und Besprechens mit Team-Mitgliedern in Cafeterien, Sitzecken und Stehtischen geschaffen werden.

Datenschutz

Achten Sie auf einen wirksamen Datenschutz, in dem Sie beispielsweise verschliessbare Rollschränke bereitstellen.

Umsetzung und Implementierung

Gerade die vergangene, intensive Zeit und die damit verbundene Pflicht zum Homeoffice hat gezeigt, dass nicht alle Arbeitnehmenden ihre Arbeitsplätze im Unternehmen nutzen konnten. Desk Sharing kann also mit einem geringeren Aufwand implementiert werden.

Doch: Wenn Sie sich für Desk Sharing entscheiden, informieren Sie sich rechtzeitig übers Internet und lassen Sie sich von Fachleuten beraten. Erkundigen Sie sich auch nach den konsequenterweise notwendigen Anpassungen Ihrer Arbeitsprozesse, z.B. durch Einsatz verschiedener elektronischer Kommunikationsmittel, Dokumenten-Sharing, gemeinsam genutzten Kalendern etc. Mit der richtigen Softwarelösung wird Ihnen die Arbeit in diesem Modell auf jeden Fall stark erleichtert.

Arbeitsrechtliche Aspekte können Sie bei kantonalen Verbänden und der SECO abrufen.

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