Arbeiten im Homeoffice – freiwillig oder angeordnet. Hierbei kommen schnell Fragen auf. Welche Kosten muss der Arbeitgeber entschädigen? Was ist als Arbeitgeber zu tun, wenn der Arbeitnehmer über Rückenschmerzen wegen fehlender Büroausstattung klagt? Müssen Sie als Arbeitgeber für die Kosten aufkommen? Wie sieht es aus mit Miete, Strom- und Internetkosten? Wann lohnt sich eine Homeoffice-Pauschale? Besonders der aktuelle Sonderfall der Pandemie wirft viele Fragen auf. Finden Sie hier Antworten.
In diesem Beitrag
- Entschädigung für Homeoffice – Rechtslage in der Schweiz
- Der Unterschied: Freiwilliges und angeordnetes Homeoffice
- Sonderfall Pandemie & Homeoffice
- Übersicht: Welche Kosten muss der Arbeitgeber übernehmen?
- Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers im Homeoffice
- Homeoffice-Pauschale: Sinnvoll und wenn ja, in welcher Höhe?
- Homeoffice und Steuern
Homeoffice Leitfaden
Unser Leitfaden zum Thema Homeoffice unterstützt Sie als Arbeitgeber dabei, die Homeoffice Tätigkeit für Ihre Mitarbeiter im Unternehmen zu regeln.
Entschädigung für Homeoffice: Wie sieht die Rechtslage in der Schweiz aus?
Was viele Jahre lang als Trend galt und Unternehmen besonders modern machte, war das Angebot des freiwilligen Arbeitens von Zuhause aus. Die Flexibilität für den Arbeitnehmer stand hier im Fokus. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Der Arbeitnehmer kann sich seine Zeiten flexibler einteilen, spart sich unter Umständen lange Berufswege und somit kostbare Zeit.
Mit dem letzten Bundesentscheid zur aktuellen Pandemie wurde Homeoffice zur Pflicht.
Egal, ob nun freiwilliges oder angeordnetes Homeoffice – der Arbeitnehmer muss die nötige Ausstattung Zuhause vorfinden, damit er seiner Tätigkeit, gleich wie im Büro, nachgehen kann. Doch wer kommt für die Kosten auf?
Der Unterschied: Freiwilliges und angeordnetes Homeoffice
Angeordnetes Homeoffice: Wer übernimmt die Kosten?
Es handelt sich um ein angeordnetes Homeoffice, wenn dem Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber kein fester Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung steht. Es gibt kein generell gültiges Recht, dass Kosten des Homeoffice vom Arbeitgeber übernommen werden müssen. Jedoch sollte jedem Arbeitnehmer ein vernünftiger Arbeitsplatz zur Verfügung stehen, damit dieser seiner Arbeit im richtigen Masse nachkommen kann. Ist bei Antritt der Stelle bereits klar, dass die Arbeitsstunden gänzlich im Homeoffice getätigt werden, kann unter Umständen ein Entschädigungsanspruch geltend gemacht werden.
Zu den zu übernehmenden Kosten zählen sämtliche Spesen, die bei der Erledigung der Arbeit von Zuhause (Art. 327a Abs. 2 OR) anfallen.
Spesen, die entschädigt werden müssen:
Büromaterial, wie Papier und Druckerpatronen
Beteiligung an Kosten für Telefon, Internet, Strom und Wasser
Darüber hinaus gilt, wer seinen Angestellten keine arbeitsnotwendigen Utensilien zur Verfügung stellen kann, muss auch hier die Kosten tragen.
Arbeitsnotwendige Utensilien:
Computer inkl. Tastatur, Maus
Headset
Ergonomische Hilfsmittel, wie zum Beispiel ein Schreibtischstuhl
Freiwilliges Homeoffice: Wer übernimmt die Kosten?
Beim freiwilligen Homeoffice verhält sich die Sachlage anders. Auch hier müssen Arbeitgeber für notwendige Spesen, wie Büromaterial, Papier und Schreibutensilien aufkommen. Weitere Ausgaben müssen vom Arbeitgeber allerdings nicht übernommen werden. Hier fallen anteilsmässige Spesen für Wasser, Strom, und Internet weg. Unter Umständen kann es sich für Arbeitgeber rentieren, über eine Pauschale nachzudenken. Lesen Sie dazu weiter unten mehr.
Was, wenn der Angestellte über private Geräte verfügt?
Wenn Arbeitnehmer privat bereits über ein gut ausgestattetes Homeoffice verfügen und nachweisen können, dass sie die privaten Geräte für die Arbeit nutzen, muss der Arbeitnehmer angemessen entschädigen. Dies ist jeweils im Einzelfall zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu besprechen und entsprechend zu vereinbaren.
Unser Tipp: Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitnehmer!
Besprechen Sie gemeinsam, wie die Situation Zuhause aussieht und klären, was getan werden kann, falls die Umstände nicht einem angemessenen Arbeitsumfeld entsprechen. Ein monatelanges Arbeiten am Küchentisch kann beispielsweise gesundheitliche Folgen nach sich ziehen.
Sonderfall Pandemie
Mit dem Bundesentscheid vom 13.01.2021 wurden die Massnahmen zur Eindämmung der Pandemie weiter verschärft. Eine Massnahme ist die geltende Homeoffice-Pflicht. Diese gilt derzeit überall dort, wo möglich und in verhältnismässigem Aufwand umsetzbar. Damit arbeitet eine Vielzahl der Arbeitnehmer derzeit nicht freiwillig im Homeoffice. Aber auch der Arbeitgeber ist nicht Schuld an diesem Umstand. Wie der Bund mitteilt, ist der Arbeitgeber daher in diesem Fall nicht zu einer Entschädigung beziehungsweise an einer Beteiligung an Kosten für Strom, Wasser und Internet verpflichtet, da es sich um eine «vorübergehende Situation» handelt.
Übersicht: Diese Kosten muss der Arbeitgeber im Homeoffice übernehmen bzw. erstatten
| Kosten | Freiwilliges Homeoffice | Angeordnetes Homeoffice | Vorübergehend angeordnetes Homeoffice (Pandemie-Fall) |
| Büromöbel | nein | ja | nein |
| Internet | nein | anteilsmässig | nein |
| Miete | nein | nein | nein |
| Computer (techn. Ausstattung) | nein | ja | ja |
| Drucker, Telefon | nein | ja | nein |
| Büromaterial | ja | ja | ja |
Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers im Homeoffice
Wer seinen Arbeitnehmern die Möglichkeit anbietet, von Zuhause aus zu arbeiten, muss sich bewusst sein, dass dies mit starkem Vertrauen einhergeht. Heimarbeit bedeutet für den Arbeitnehmer ein hohes Mass an Eigenverantwortung, weswegen die Bedingungen rund um das Thema Homeoffice daher auch unbedingt im Arbeitsvertrag geregelt sein sollten. Zu gross ist Zuhause die Verlockung anderen, privaten Tätigkeiten nachzugehen. Dazu gehören zum Beispiel Hausarbeiten wie Wäsche waschen, private Telefonate erledigen oder die Kinderbetreuung.
Gleichermassen bedeutet Heimarbeit aber auch, dass der Arbeitgeber nicht von seinen Pflichten befreit ist. So sind Arbeitgeber gemäss Arbeitsgesetz (Art. 6 Absatz 1-3 ArG) nach wie vor zum Schutze der Gesundheit der Arbeitnehmenden verpflichtet. Das bedeutet, dass es in seiner Sorgfaltspflicht liegt, dafür zu sorgen, dass zum Beispiel stundenlange Bildschirmarbeit vermieden wird, um Augen- und Kopfschmerzen zu vermeiden. Ähnlich verhält es sich bei der Einrichtung. Auch hier sollte bestmöglich sichergestellt sein, dass Gesundheitsgefährdungen vermieden werden. Wenn Sie bei juristischen Fragen unsicher sind, hilft Ihnen die telefonische Rechtsberatung der Jurline und steht Ihnen mit Fachwissen zur Seite.
Wie gehe ich als Arbeitgeber mit Homeoffice richtig um?
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Homeoffice-Pauschale: Sinnvoll und wenn ja, in welcher Höhe?
Wer als Unternehmen generell die freiwillige Arbeit von Zuhause aus anbietet und mit dem Arbeitnehmer entsprechend vereinbart hat, kann unter Umständen von einer Homeoffice-Pauschale profitieren. Im freiwilligen Homeoffice sind Arbeitgeber, wie bereits oben erwähnt, nur verpflichtet, für gängiges Büromaterial aufzukommen. Um hier den Papier- und Verbuchungsaufwand zu reduzieren, kann eine Pauschale nützlich sein. Ein Nachteil ist natürlich, dass Pauschalen nicht immer genau die Ausgaben decken und dies in manchen Fällen zu einer Über- oder Unterbezahlung der geleisteten Ausgaben führen kann.
Eine Lösung hierfür könnte eine Aufteilung sein. So können grössere Anschaffungen, wie ein PC oder Drucker, separat erstattet werden und zusätzlich wird eine geringe monatliche Entschädigung für kleinere Umkosten ausbezahlt.
Wenn Sie sich als Arbeitgeber für eine Pauschale entscheiden, ist es ratsam, die Bedingungen unbedingt im Arbeitsvertrag festzuhalten (Art. 327a Abs. 2 OR).
Generell sind Pauschalen praktikabler als unzählige Quittungen zu vergüten. Sollten Sie sich also als Arbeitgeber für eine Pauschale entscheiden, nehmen Sie diese neben dem Arbeitsvertrag auch explizit in Ihr Spesenreglement mit auf. Unter Umständen muss dieses dann von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt werden.
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Pauschale ja oder nein?Homeoffice und Steuern: Tipps für Arbeitgeber und -nehmer
Werden Kosten im Homeoffice übernommen oder sogar eine regelmässige Pauschale ausbezahlt, stellt sich als nächstes die Frage, wie Kosten im Homeoffice versteuert werden.
Spesen oder Berufsauslagen?
Als Spesen gelten Ausgaben dann, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keinen vollständig ausgestatteten Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung stellt. Alle notwendigen Ausgaben müssen dann als Spesen erstattet werden und entsprechend versteuert werden (s. auch BGer 4A_533/2018). Als Spesen deshalb, weil die Auslagen während der Arbeit anfallen. Damit stellen diese Auslagen kein Einkommen dar, sondern einen Auslagenersatz und werden entsprechend behandelt.
Berufsauslagen dagegen fallen dann an, wenn Entschädigung für die Nutzung der privaten Räumlichkeiten gezahlt werden und zwar ausserhalb der eigentlichen Arbeitszeit. Wenn dem Arbeitnehmer ein ausgestatteter Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung steht, gelten Ausgaben nicht als Spesen. Rechtlich werden Sie als Gewinnungskosten bzw. Berufskosten bezeichnet und sind damit versteuerbarer Lohnanteil.
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Können Arbeitnehmer ihr Arbeitszimmer steuerlich absetzen?
Ja, vorausgesetzt, folgende Kriterien werden erfüllt:
Arbeitnehmer haben keinen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Arbeitsplatz am Arbeitsort
Ein separater Raum in der eigenen Wohnung wird explizit und nachweisbar als Arbeitsplatz genutzt
Mindestens ⅓ oder bis 40% der Arbeitszeit wird im Homeoffice geleistet (Achtung: Hier gibt es kantonale Unterscheidungen)
(Quelle)
Hinweis: Wenn die meiste Arbeit von Zuhause aus erledigt wird, müssen sich Arbeitnehmer darüber bewusst sein, dass sie die Pendlerpauschale in der Steuererklärung nicht mehr geltend machen können.
