Le traitement d’une commande : de l’offre à la facture

Peu importe que vous soyez une PME, une grande entreprise ou une startup : il est important pour chaque entreprise de traiter rapidement et efficacement ses commandes. Dans le processus de traitement de commande, il n’y a pas seulement la création de la commande, il y a surtout l’entièreté du déroulement. En anglais, on parle de Quote to Order (QTO), et ce qu’on entend par là, c’est toute la procédure qui va de l’établissement de l’offre jusqu’au traitement de la commande. Parmi toutes les étapes de ce déroulement, il y a de nombreuses opportunités d’optimisation qui se cachent, autant d’occasions de gagner du temps et de l’argent.

Astuce: un logiciel de traitement de commande, cela signifie utiliser les synergies

Pour assurer une réalisation de commande correcte, il est important que les différentes actions se chevauchent ; les étapes de travail en double doivent être évitées. Un logiciel comme bexio offre ici une solution globale dotée de toutes les fonctions nécessaires : depuis l’offre (ou devis) jusqu’à l’émission de la facture – tout émane de la même source.

Création de commande : déroulement plus simple et automatisé

Pour gagner du temps, il est important d’établir les documents de la commande en quelques clics seulement. Grâce à une gestion centralisée des clients, toutes les informations importantes concernant votre personne de contact sont déjà prêtes. Voici d’autres facilités : choisir les produits ou services adéquats depuis un catalogue enregistré, spécifier les conditions (comme le prix, les quantités et les ristournes éventuelles) ; la commande est déjà établie. Plus qu’à l’envoyer, et c’est fini. Si vous le souhaitez, le bon de livraison correspondant peut être directement établi depuis la commande : spécifier les quantités effectivement livrées, et les bordereaux d’expédition sont établis automatiquement, reprenant toutes les informations utiles. Et au cas où il y avait une offre (ou devis) en amont de la commande, l’établissement de la commande est encore accéléré : toutes les informations de l’offre peuvent être transférées automatiquement – grâce au logiciel de création et traitement de commande.

Un logiciel intelligent de traitement de commande fait également appel à la gestion des marchandises, puisque, lors du choix des quantités à livrer, vous pouvez voir directement si une marchandise en particulier est encore de stock, et en combien d’exemplaires, et combien d’exemplaires sont directement livrables ; le cas échéant, les commandes peuvent être expédiées immédiatement. Vous conservez ainsi une bonne vue d’ensemble sur votre gestion des stocks.

Le traitement d’une commande signifie aussi émettre des factures

La dernière étape de la préparation d’une commande devrait être de se faire rémunérer pour son travail. C’est un jeu d’enfant, quand la facture est directement établie depuis la commande. Pour ce faire, toutes les mentions (comme le prix, la description, les conditions, les coordonnées) sont directement transférées des documents précédents – qu’il s’agisse d’une commande ou d’une offre. Avec un logiciel approprié comme bexio, la facture peut être pourvue d’un bulletin de versement orange (BVR) et directement imprimée en PDF ou envoyée par e-mail.

Le traitement d’une commande avec des documents personnalisés

Pour que votre entreprise soit immédiatement reconnaissable, il est important d’établir ses commandes et tous ses documents en respectant une même charte graphique propre à l’entreprise. Vous vous garantissez ainsi une image unique et professionnelle. Un logiciel de traitement de commande offre la possibilité de stocker des modèles et des réglages individuels pour vos documents : pour tout type de document individuel (Offre/devis, commande, bon de livraison, facture etc.), vous avez la possibilité d’établir un modèle unique et de le garder en mémoire. Ces possibilités comprennent des textes standards, des en-tête et pieds de page, votre papier à lettre, votre logo, toutes vos conditions (comme par exemple les délais de paiement) ou vos coordonnées bancaires. Une fois que vous avez tout encodé, ces données sont transférées automatiquement.

L’exemple de bexio: logiciel de traitement de commande

Pour garder une vue d’ensemble sur le traitement d’une commande dans sa globalité, le logiciel d’entreprise bexio s’avère être d’une aide précieuse. Grâce à lui, des PME, des indépendants et des startups disposent d’une solution complète et solide : toutes les fonctions individuelles se complètent les unes les autres ; depuis la gestion centrale des clients jusqu’à l’émission directe de la facture et des rappels automatisés en passant par la gestion des stocks, tout est issu de la même source ; c’est simple et efficace.