Numéro de facture: Définition, obligations, exemples

Le numéro de facture est un élément important de toute facture. Il se compose d'une combinaison unique de chiffres, de lettres et de tirets et permet d'attribuer clairement un paiement ou une écriture à une transaction. Découvrez dans cet article tout ce qu'il faut savoir sur les numéros de facture.

Bien numéroter vos factures

Un numéro de facture ne peut pas être attribué deux fois. Chaque facture doit donc avoir un numéro de facture unique.

En règle générale, la numérotation des factures doit suivre une systématique compréhensible – une combinaison de l'année, du numéro de client et d'un numéro séquentiel, par exemple. La numérotation séquentielle peut être illimitée (chaque client a son propre numéro séquentiel, par exemple) ou recommencer chaque année à partir de 1 (réinitialisation de la numérotation en début d'année). Dans ce dernier cas, l'ensemble des factures établies au cours d'une année sont rassemblées dans une «tranche de numéros».

Exemples de numéros de facture

Un numéro de facture peut par exemple comprendre l'année, le numéro de client ainsi que des chiffres, des lettres ou des traits d'union. Voici quelques exemples:

Nº de facture: FA-2022-C2-03

Dans cet exemple, la facture commence par l'abréviation «FA», suivie de l'année d'émission 2022, du numéro de client 2 et de la troisième facture établie cette année pour ce client. L'intérêt de ce format est qu'il est particulièrement clair et flexible.

Nº de facture: 2022-2905-1799-M12345

Ce numéro de facture se compose de l'année 2022, de la date du 29 mai, du numéro de client 1799 et d'un numéro séquentiel qui peut également contenir des lettres. Cette structure peut considérablement faciliter la recherche d'un justificatif en cas de réclamation ou de questions.

Nº de facture: DESTINATAIRE_2022_013

Le nom du destinataire de la facture est ici placé au début du numéro de facture, suivi de l'année en cours et, dans notre exemple, du numéro de la facture établie pour ce client. Le destinataire de la facture étant placé au début, ce format permet de retrouver rapidement une facture donnée dans un système de classement électronique.

Les numéros de facture doivent-ils être séquentiels?

Bien que les programmes de facturation attribuent généralement des numéros de facture consécutifs, cela n'est pas obligatoire. Il est important en revanche que le numéro soit unique et que la facture puisse ainsi être clairement attribuée à une transaction. La numérotation continue des factures est toutefois judicieuse, car elle vous permet d'avoir une meilleure vue d'ensemble de vos factures et de savoir immédiatement s'il en manque une.

Où doit figurer le numéro de facture?

Un numéro de facture doit être indiqué de manière bien visible. Il est souvent placé sous l'adresse ou comme titre du document (par exemple, «Facture FA-2022-012»). Il doit être clairement identifiable. Il est conseillé de le faire figurer en gros caractères et/ou en gras.

De même, il doit être clairement indiqué qu'il s'agit du numéro de facture et non du numéro de commande, de référence ou de client. Avec un programme de facturation adapté, vous n'avez aucun souci à vous faire à ce sujet, car les modèles de facture prédéfinis sont conformes aux dispositions légales. Dans les factures générées par bexio, le numéro de facture est clairement identifiable dans le titre:

Une facture sans numéro de facture est-elle valide?

Sur le portail PME, le numéro de facture n'est pas considéré comme l'une des informations devant obligatoirement figurer sur une facture. Ceci dit, il est très courant d'attribuer un numéro à une facture en Suisse. Comme nous l'avons mentionné plus haut, celui-ci facilite l'enregistrement de la créance, les rappels de paiement et le paiement lui-même.

Néanmoins, l'attribution d'un numéro de facture n'étant pas obligatoire en Suisse, une facture privée peut être établie sans numéro de facture. En effet, une facture de ce type est généralement clairement attribuable à une transaction donnée même sans numéro de facture, sur la base d'autres éléments tels que le prestataire, le client, le type de prestation, la date et les adresses des deux partenaires.

Numéro de facture attribué deux fois – que faire?

Un numéro de facture attribué deux fois, que ce soit au même client ou à deux clients différents, peut entraîner un travail de correction et des retards de paiement. Dans ce cas, les systèmes électroniques peuvent bloquer le rapprochement ou la comptabilisation, ce qui nécessite une intervention manuelle.

Si vous utilisez un programme de traitement de texte pour établir vos factures et que les numéros de facture sont saisis manuellement à chaque fois, le risque est grand qu'un numéro de facture soit attribué deux fois. Cette situation ennuyeuse peut être facilement évitée en utilisant un programme de facturation.

Dans tous les cas, vous devez informer les clients concernés de l'erreur et corriger la facture. La section suivante vous explique comment procéder.

Comment corriger une erreur de numéro de facture?

Si vous constatez une erreur dans un numéro de facture, il est recommandé de créer immédiatement une nouvelle facture avec le numéro de facture correct et d'envoyer cette facture correcte au client. En effet, en cas de révision, des questions peuvent également surgir concernant des factures portant le même numéro ou des numéros divergents visiblement de la suite séquentielle.

En revanche, si vous remarquez une erreur dans un numéro de facture après que la facture a été comptabilisée et payée, celle-ci ne peut plus être modifiée, car la transaction est désormais considérée comme clôturée. Dans ce cas, vous devez annuler la facture. La facture d'annulation présente un montant négatif et compense ainsi la facture erronée. Vous pouvez ensuite émettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro de facture.