Was heisst Verprobung oder Rekapitulation der Mehrwertsteuer?

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Was hat es mit der Verprobung oder Rekapitulation auf sich? Was bedeuten die Begriffe? Wie führt man eine MWST-Verprobung durch?

Die Verprobung (oder Rekapitulation) entspricht dem Überprüfen der MWST-Abrechnung.

Kennen Sie die Begriffe MWST-Rekapitulation oder das MWST-Journal? Falls nicht, kein Problem: Das MWST-Journal ist die Grundlage für die Verprobung. Darin sind alle Mehrwertsteuer-Buchungen aufgeführt; inklusive dem dazugehörigen Umsatz und Ertragskonto und geordnet nach den Ziffern im MWST-Formular.

Zum Vorgehen: Vereinfacht ausgedrückt bedeutet das Verproben oder Rekapitulieren der Mehrwertsteuer nichts anderes als zu überprüfen, ob das MWST-Formular korrekt ausgefüllt ist. Dazu kontrolliert man…

ob die Ertragskonten zu den Buchungen auch zum MWST-Satz passen,
ob der ausgewiesene Umsatz auch zu den MWST-Beträgen passt (allfällige Fehlbuchungen werden korrigiert).

Tipp: Erstellen Sie Ihre MWST-Abrechnung einfach und schnell mit der Buchhaltungssoftware bexio. Das Formular in der Software wird automatisch so dargestellt, dass es dem Abrechnungsformular der Eidgenössichen Steuerverwaltung (ESTV) entspricht.

Was ist die Umsatzabstimmung?

Basis für das Überprüfen der Mehrwertsteuer-Abrechnung ist eine Umsatzumstimmung. Denn dabei wird überprüft, ob die ausgewiesenen Umsätze in der Finanzbuchhaltung (Fibu) den Umsätzen in der MWST-Abrechnung entsprechen. Die Umsätze werden «aufeinander abgestimmt»: Das dient dazu, allfällige Differenzen zwischen der MWST-Abrechnung und der Fibu aufzudecken. Die Herleitung dieser Zahlen unterscheidet sich für die Abrechnung nach vereinbartem und vereinnahmten Entgelt.

Bei der Abrechnung nach vereinbartem Entgelt setzen wir die Saldobilanz (d.h. die erste Stufe der Erfolgsrechnung; Kontenklasse 3) der MWST-Rekapitulation gegenüber, diese Rekapitulation ist ein Zusammenfassung des MWST-Journals. Damit besser erkennbar ist, wie allfällige Differenzen entstehen, führen wir zusätzlich noch auf welche Buchungen auf Ertragskonten gemacht wurden, ohne ein MWST-Schlüssel mit zu geben.
Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelt entspricht die Saldobilanz nicht der MWST-Abrechnung, weil die Erträge in der Erfolgsrechnung (und darum auch in der Saldobilanz) zeitnah erfasst werden müssen. In der MWST-Abrechnung sehen wir aber die vereinnahmten Umsätze. Um diese Differenz zu beheben, geben wir zusätzlich die Veränderung der Debitoren an: Dies ist der Anfangsbestand der Debitoren minus deren Endbestand oder alle Zahlungseingänge.

Wie geht man bei einer Verprobung vor? So geht die Rekapitulation der Mehrwertsteuer

Wurde das MWST-Formular richtig ausgefüllt? Beim Verproben oder Rekapitulieren der MWST-Abrechnung wird genau das überprüft. Wurden die Werte der einzelnen MWST-Ziffern (Umsatzsteuer und Vorsteuer) im MWST-Formular richtig berechnet?

Sämtliche mehrwertsteuerrelevanten Buchungen werde pro Ziffer (im MWST-Formular) kontrolliert und plausibilisiert: Sind die einzelnen Buchungen auf die entsprechenden Buchhaltungskonten und die dazu verwendeten MWST-Codes korrekt?

Verprobungen werden häufig durch Treuhänder durchgeführt, welche die MWST-Abrechnung genau überprüfen. Sie haben noch keinen? Finden Sie einen Treuhänder in Ihrer Nähe.

Beispiel bexio: Verprobung oder Rekapitulation in der Buchhaltung

Sie haben keine Übersicht über Ihre MWST-Abrechnung? Buchhaltungssoftware wie bexio hilft: Das MWST-Formular in der Software wird automatisch so dargestellt, dass es dem Abrechnungsformular der Eidgenössichen Steuerverwaltung (ESTV). Mit jeder Buchung wird das Formular in bexio automatisch aktualisiert.

Die Verprobung ist einfach: Klicken Sie dazu im MWST-Formular in bexio direkt auf die gewünschte Ziffer («MWST-Nummer») neben dem deklarierten Betrag. Die Software listet dann (im MWST-Journal) zu jeder steuerrelevanten Buchung die verschiedenen Informationen auf. Dazu gehören Datum, Buchhaltungskonto, Referenz (Belegnummer), Beschreibung (Titel oder Kontakt/Personenkonto), Steuersatz (Code), Buchungswährung (Fremdwährung), Betrag netto (Fremdwährung), Währung (Code), Betrag netto, MWST-Betrag und Total (Betrag Brutto). Ein weiterer Vorteil: Sie können sämtliche Buchungen (auf nur eine Ziffer oder alle) direkt als Excel-Datei exportieren.

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