Stornorechnung einfach erklärt

Schnell ist es passiert – der Fehlerteufel schleicht sich in eine Rechnung ein. Um diese Rechnung zurückzuziehen, müssen Sie eine sogenannte Stornorechnung erstellen. In diesem Beitrag gehen wir genauer auf die Stornorechnung ein.

Wann benötige ich eine Stornorechnung?

Sie müssen dann eine Stornorechnung ausstellen, wenn die ursprüngliche Rechnung fehlerhaft ist. Sind bei den Angaben, die zwingend in einer Rechnung enthalten sein müssen, Fehler enthalten, muss eine Stornorechnung ausgestellt werden. Zudem ist eine Stornorechnung auch in folgenden Fällen zwingend:

• Ein falscher Betrag wurde ausgewiesen.
• Die vereinbarte Lieferung oder Dienstleistung kann nicht wie geplant erfolgen.

Ein Fehler oder eine falsch ausgestellte Rechnung kann immer mal passieren. Das Beste daran – es ist kein Unglück und kann ganz einfach mit einer Stornorechnung korrigiert werden.

Wichtig: Eine Rechnung, auch wenn sie fehlerhaft ist, kann noch bearbeitet werden, solange sie

• noch nicht an den Kunden verschickt wurde und/oder
• noch nicht bezahlt wurde.

Solange Sie also die Rechnung noch nicht verschickt haben und auch noch keine Zahlung dafür erhalten haben, können Sie die Rechnung ganz einfach korrigieren und den Fehler ausgleichen.

Übrigens: Wenn Sie mit einer Buchhaltungssoftware wie beispielsweise bexio arbeiten, dann muss sich Ihre Rechnung im Status «Entwurf» befinden. So wissen Sie, wann eine Rechnung noch bearbeitet werden kann und wann eine Stornorechnung nötig ist.

Was ist der Unterschied zwischen einer Stornorechnung und einer Gutschrift?

Eine Stornorechnung entspricht einer Rechnungskorrektur. Haben Sie beispielsweise fehlerhaft den Betrag von 60 Franken gebucht, obwohl der Wert nur 30 Franken beträgt, dürfen Sie diese Buchung nicht einfach löschen. Sie nehmen hierfür eine Korrekturbuchung in Höhe von -60 Franken vor. Im Anschluss können Sie die korrekten 30 Franken in Ihrer Buchhaltung verrechnen. Eine Stornorechnung korrigiert also eine bereits erstellte und ausgehändigte Rechnung. Der Betrag wird im Minus angegeben. Eine Stornorechnung ist eine Gutschrift im wirtschaftlichen Sinne.

Eine klassische Gutschrift hingegen ist eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Sie wird i. d. R. als Rechnungsersatz eingesetzt, wenn nicht der Leistungserbringer, sondern der Leistungsempfänger die Rechnungslast trägt.

Da der Begriff «Gutschrift» in der Schweiz gesetzlich nicht eindeutig definiert ist, wird er Ihnen in verschiedenen Situationen begegnen, so z. B. auch im Kontext einer Stornierung. Mehr zur Gutschrift.

Wie erstelle ich eine Stornorechnung?

Prinzipiell ist der Vorgang einer Stornorechnung analog zur Erstellung einer regulären Rechnung. Alle Pflichtangaben, wie beispielsweise die Anschrift des Empfängers, müssen enthalten sein. Es muss deutlich hervorgehen, dass es sich um eine Stornierung handelt. Dies wird am besten oben auf der Rechnung platziert. Folgende weitere Angaben sind für die Stornorechnung wichtig:

• Rechnungsnummer mit Bezug zur Originalrechnung.
• Hinweise auf ursprüngliche Rechnung (z. B. mit Rechnungsdatum und -nummer).
• Identische Positionen mit der ursprünglichen Rechnung.
• Betrag wird im Minus angegeben.

Alternativ: Eine Rechnung kann auch storniert und durch eine sogenannte «Korrekturrechnung» ausgeglichen werden: In diesem Fall wird in der Stornorechnung der zu erstattende Betrag mit Verweis auf die Korrekturrechnung vom Originalbetrag abgezogen. Der Restbetrag auf der stornierten Rechnung ist somit Null. Die Korrekturrechnung enthält dann den positiven Betrag, der dem Kunden gutgeschrieben wird.