Stornorechnung einfach erklärt

Schnell ist es passiert – der Fehlerteufel schleicht sich in eine Rechnung ein. Um diese Rechnung zurückzuziehen, müssen Sie eine sogenannte Stornorechnung erstellen. In diesem Beitrag gehen wir genauer auf die Stornorechnung ein.

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Was ist eine Stornorechnung?

Die Stornorechnung ist eine Rechnungskorrektur und kommt dann zum Einsatz, wenn eine bereits ausgestellte Rechnung korrigiert werden muss. Das bedeutet, die ursprüngliche Rechnung wird storniert und die neue Stornorechnung ist per sofort gültig. Eine Stornorechnung ist nötig, um Ihre Buchhaltung korrekt zu halten.

Wann benötige ich eine Stornorechnung?

Sie müssen dann eine Stornorechnung ausstellen, wenn die ursprüngliche Rechnung fehlerhaft ist. Sind bei den Angaben, die zwingend in einer Rechnung enthalten sein müssen, Fehler enthalten, muss eine Stornorechnung ausgestellt werden. Zudem ist eine Stornorechnung auch in folgenden Fällen zwingend:

  • Ein falscher Betrag wurde ausgewiesen.
  • Die vereinbarte Lieferung oder Dienstleistung kann nicht wie geplant erfolgen.

Ein Fehler oder eine falsch ausgestellte Rechnung kann immer mal passieren. Das Beste daran – es ist kein Unglück und kann ganz einfach mit einer Stornorechnung korrigiert werden.

Wichtig: Eine Rechnung, auch wenn sie fehlerhaft ist, kann noch bearbeitet werden, solange sie

  • noch nicht an den Kunden verschickt wurde und/oder
  • noch nicht bezahlt wurde.

Solange Sie also die Rechnung noch nicht verschickt haben und auch noch keine Zahlung dafür erhalten haben, können Sie die Rechnung ganz einfach korrigieren und den Fehler ausgleichen.

Übrigens: Wenn Sie mit einer Buchhaltungssoftware wie beispielsweise bexio arbeiten, dann muss sich Ihre Rechnung im Status «Entwurf» befinden. So wissen Sie, wann eine Rechnung noch bearbeitet werden kann und wann eine Stornorechnung nötig ist.

Was ist der Unterschied zwischen einer Stornorechnung und einer Gutschrift?

Eine Stornorechnung entspricht einer Rechnungskorrektur. Haben Sie beispielsweise fehlerhaft den Betrag von 60 Franken gebucht, obwohl der Wert nur 30 Franken beträgt, dürfen Sie diese Buchung nicht einfach löschen. Sie nehmen hierfür eine Korrekturbuchung in Höhe von -60 Franken vor. Im Anschluss können Sie die korrekten 30 Franken in Ihrer Buchhaltung verrechnen. Eine Stornorechnung korrigiert also eine bereits erstellte und ausgehändigte Rechnung. Der Betrag wird im Minus angegeben. Eine Stornorechnung ist eine Gutschrift im wirtschaftlichen Sinne.

Eine klassische Gutschrift hingegen ist eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Sie wird i. d. R. als Rechnungsersatz eingesetzt, wenn nicht der Leistungserbringer, sondern der Leistungsempfänger die Rechnungslast trägt.

Da der Begriff «Gutschrift» in der Schweiz gesetzlich nicht eindeutig definiert ist, wird er Ihnen in verschiedenen Situationen begegnen, so z. B. auch im Kontext einer Stornierung. Mehr zur Gutschrift.

Wie erstelle ich eine Stornorechnung?

Prinzipiell ist der Vorgang einer Stornorechnung analog zur Erstellung einer regulären Rechnung. Alle Pflichtangaben, wie beispielsweise die Anschrift des Empfängers, müssen enthalten sein. Es muss deutlich hervorgehen, dass es sich um eine Stornierung handelt. Dies wird am besten oben auf der Rechnung platziert. Folgende weitere Angaben sind für die Stornorechnung wichtig:

  • Rechnungsnummer mit Bezug zur Originalrechnung.
  • Hinweise auf ursprüngliche Rechnung (z. B. mit Rechnungsdatum und -nummer).
  • Identische Positionen mit der ursprünglichen Rechnung.
  • Betrag wird im Minus angegeben.

Alternativ: Eine Rechnung kann auch storniert und durch eine sogenannte «Korrekturrechnung» ausgeglichen werden: In diesem Fall wird in der Stornorechnung der zu erstattende Betrag mit Verweis auf die Korrekturrechnung vom Originalbetrag abgezogen. Der Restbetrag auf der stornierten Rechnung ist somit Null. Die Korrekturrechnung enthält dann den positiven Betrag, der dem Kunden gutgeschrieben wird.

Tipp: Arbeiten Sie mit einer Buchhaltungssoftware wie bexio, dann ist das Ganze denkbar einfach: Sobald Sie den Status einer Rechnung auf «storniert» setzen, wird die Stornorechnung mitsamt der dazugehörigen Korrekturrechnung automatisch erstellt.

Beispiel einer Stornorechnung

Wie eine Rechnung auch muss eine Stornorechnung sämtliche Pflichtangaben einer Rechnung beinhalten.

Dazu gehören:

  • Name und Anschrift des Lieferanten
  • UID (Umsatzidentifikationsnummer) des Lieferanten
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Datum der Lieferung
  • Bezeichnung des Produktes / der Dienstleistung
  • Preis
  • Mehrwertsteuersatz
  • Signatur (auch digital möglich)

Stornierung in bexio

Mit einer Online-Buchhaltungssoftware wie bexio, lassen sich Offerten, Aufträge und Rechnungen mit wenigen Mausklicks erstellen. Einmal die Kontaktdaten von Ihren Kunden eingetragen, übernimmt die Software die Angaben automatisch. Fehleranfälligkeit? Wird dank der Software minimiert. Weniger Fehler bedeuten weniger Stornierungen.

Wenn es dennoch zu einer Stornierung kommt, da Sie zum Beispiel die versprochene Ware nicht liefern können, dann können Sie dies ebenfalls mit nur wenigen Klicks in bexio abbilden. Dazu setzen Sie den Status der Rechnung einfach auf «storniert» – den Rest erledigt bexio für Sie!

Die Rechnung wird storniert und die entsprechende Gutschrift mit dem zu erstattenden Betrag automatisch erstellt:

Example of cancelled invoice in bexio DE
Abb.: Vorschau einer stornierten Rechnung in bexio.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Stornorechnung

In welchen Fällen kommt es zu einer Stornorechnung?

Zu einer Stornorechnung kommt es in folgenden Fällen:

  • Grundlegende Fehler in der ursprünglichen Rechnung.
  • Fehlende, unvollständige oder beschädigte Lieferungen.
  • Nicht stattgefundene oder mangelhafte Dienst- oder Werkleistungen.
  • Nachträglicher Preiserlass.
Was ist bei einer Stornorechnung zu beachten?

Wichtig ist, dass der Bezug zur ursprünglichen Rechnung deutlich erkennbar ist. Die Stornorechnung muss Rechnungsnummer und -datum der Rechnung aufweisen. Auch muss der exakte Betrag der Rechnung mit der Stornorechnung korrigiert werden. Es darf hier kein Teilbetrag ausgewiesen oder anders verrechnet werden.

Warum muss eine Korrekturbuchung in Form einer Stornorechnung vorgenommen werden?

Diese Korrekturbuchung ist wichtig, damit in Ihrer Buchhaltung alles stimmt. Wenn Sie die ursprüngliche Rechnung in Ihrer Buchhaltung verbucht haben und nun eine neue Rechnung ausstellen, ohne die alte Rechnung zu korrigieren, passt Ihre Buchhaltung nicht mehr. Das Verbuchen einer Stornorechnung wird daher oft auch als Gegenbuchung bezeichnet.

Wie kann ich Stornorechnungen vermeiden?

Wenn Sie mit einer Buchhaltungssoftware wie bexio arbeiten, reduziert sich Ihre Fehleranfälligkeit beim Rechnungserstellen. Warum? Ganz einfach – die Software übernimmt für Sie die wichtigsten Angaben wie beispielsweise Rechnungsnummer und Mehrwertsteuer, so dass die Fehleranfälligkeit reduziert ist.

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