Das Inventar eines Unternehmens gibt Aufschluss über seine finanzielle Gesundheit, da es alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten, die das Unternehmen besitzt, umfasst. Jedes Unternehmen ist gemäss Art. 958c Abs. 2 OR dazu verpflichtet, regelmässig ein Inventar aufzustellen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein Inventar erstellen, wie es aufgeteilt wird und wie Inventar und Inventur zusammenhängen.
Inventar ist ein Verzeichnis, das den gesamten Bestand an Vermögenswerten, Verbindlichkeiten und Eigenkapital eines Unternehmens darstellt. Es umfasst alle Gegenstände, Ressourcen und finanziellen Elemente, die für den Geschäftsbetrieb notwendig sind. Das Inventar wird im Rahmen der Inventur erfasst und wird für die Unternehmensführung und Buchhaltung im Rahmen des Jahresabschlusses benötigt.
Das Inventar wird üblicherweise in drei Teile aufgeteilt. Die Aufteilung des Inventars in diese drei Bereiche hilft dem Unternehmen dabei, seine finanzielle Situation besser zu verstehen:
Das Vermögen eines Unternehmens wird in Anlagevermögen und Umlaufvermögen unterteilt:
Zum Anlagevermögen zählen langfristige Vermögenswerte, die das Unternehmen besitzt und langfristig nutzen möchte. Sie sind also nicht für den Verkauf bestimmt. Anlagevermögen wird benötigt, um das betriebliche Geschäft am Laufen zu halten.
Zum Anlagevermögen zählen unter anderem Grundstücke, Immobilien, Maschinen, Fabrikhallen, Fahrzeuge und Finanzanlagen.
Als Umlaufvermögen werden kurzfristige Vermögenswerte bezeichnet, also das Vermögen, das im Unternehmen zirkuliert und für die Produktion, die Beschaffung oder den Absatz von Waren benötigt wird. Umlaufvermögen bleibt nur für kurze Zeit im Bestand des Unternehmens und wird in der Regel innerhalb eines Jahres verbraucht oder verkauft. Grundsätzlich zählt alles Vermögen, das nicht zum Anlagevermögen gehört, zum Umlaufvermögen.
Umlaufvermögen sind unter anderem Kassenbestand, Bankguthaben, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (also z.B. Geld, das Kunden schulden), Rohstoffe, Hilfsstoffe, weiterverarbeitete Produkte und Erzeugnisse der Firma.
Beim Inventar dürfen auch die Schulden nicht ausser Acht gelassen werden.
Die Aufteilung der Schulden erfolgt in:
Das Eigenkapital, auch als Reinvermögen bekannt, ergibt sich aus dem ermittelten Vermögen minus der Schulden:
Bewegliches und unbewegliches Inventar beziehen sich auf verschiedene Arten von Vermögenswerten in einem Unternehmen. Diese Vermögenswerte unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Mobilität und ihrer Befestigung an einem Standort.
Die Unterscheidung zwischen beweglichem und unbeweglichem Inventar ist wichtig, da es Unterschiede in Bezug auf Abschreibungen, steuerliche Aspekte und die Bewertung von Vermögenswerten im Rahmen der Unternehmensbuchhaltung gibt.
Bewegliches Inventar bezeichnet Vermögenswerte, die leicht transportiert oder – wie der Name schon sagt – bewegt werden können. Diese Gegenstände sind nicht fest mit einem bestimmten Ort verbunden und können leicht von einem Ort zum anderen verlagert werden. Dazu zählen zum Beispiel:
Unbewegliches Inventar hingegen umfasst Vermögenswerte, die fest mit einem Standort oder einer Immobilie verbunden sind und nicht leicht bewegt werden können. Zum unbeweglichen Inventar zählen zum Beispiel:
Sie können das Inventar Ihres Unternehmens auf verschiedene Arten erfassen. Zu den einfachen Methoden zur Inventarerfassung zählen:
Manuelle Inventarisierung bedeutet, dass die Inventargegenstände des Unternehmens durch Mitarbeiter physisch gezählt und aufgezeichnet werden. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter des Unternehmens durch die Regale im Ladengeschäft oder durch das Lager gehen und die Anzahl wie auch den Zustand der jeweiligen Gegenstände notieren.
Es empfiehlt sich, Barcodes oder QR-Codes an den Inventargegenständen anzubringen. Nun benötigen die Mitarbeiter nur noch einen Scanner oder ein Smartphone, um die Codes zu lesen, Informationen zu dem jeweiligen Gegenstand abzurufen und die Bestände zu dokumentieren.
Mittels RFID ist eine Bestandsverfolgung ohne Sichtkontakt zu den Inventargegenständen möglich. Dazu müssen einfach RFID-Tags auf den Gegenständen angebracht werden, die mittels einer Technologie drahtlos gelesen und erfasst werden können.
Eine Inventarverwaltungssoftware empfiehlt sich ergänzend zu den obigen Methoden. Die Software ermöglicht es, das Inventar unkompliziert zu erfassen, zu überwachen und zu verwalten. Dadurch erkennen Sie auf nur einen Blick, welches Inventar Sie besitzen und wo genau es sich befindet. Zudem kann der Zustand eines jeden Inventars genau dokumentiert werden. So sehen Sie zum Beispiel, ob es Defekte hat und ob Reparaturen anstehen.
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Im Schweizer Obligationenrecht findet sich keine explizite Vorschrift, die besagt, wann ein Inventar erstellt werden muss. Allerdings wird das Inventar für die Jahresrechnung (vgl. Art. 958 Abs. 2 OR) benötigt, weshalb die Inventaraufstellung in der Regel am Ende des Geschäftsjahres erfolgt.
Inventur ist die zählende und überprüfende Bestandsaufnahme sämtlicher vorhandener Waren oder Vermögenswerte zu einem bestimmten Zeitpunkt. Das Inventar hingegen ist die Zusammenfassung und Aufstellung aller erfassten Bestände oder Vermögenswerte, die aus der Inventur resultieren und in der Bilanz eines Unternehmens ausgewiesen werden.
Die Inventur ist somit der Prozess der Bestandsaufnahme, während das Inventar das Ergebnis dieser Bestandsaufnahme ist. Das Inventar wird in der Bilanz als Bestandsliste oder Bestandsverzeichnis dargestellt.
Beispiel: Bei der Inventur zählen Sie alle Spielsachen, die in Ihrem Spielwarenladen vorhanden sind. Das Inventar ist dann die Liste, die Sie erstellen, nachdem Sie alles gezählt haben. Die Liste enthält alle Spielsachen mit ihrer jeweiligen Bezeichnung und wie viele jeweils vorhanden sind. Also ist die Inventur das Zählen selbst und das Inventar ist die Liste von dem, was gezählt wurde.
Um eine Inventarliste zu erstellen, zählt man alle vorhandenen Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens oder einer Person und notiert diese mit ihrer Bezeichnung, ihrer Beschreibung, den jeweiligen Mengenangaben und dem jeweiligen geschätzten Wert. Diese Informationen werden dann in einer systematischen Liste oder Tabelle festgehalten, der sogenannten Inventarliste.
Jedes Unternehmen in der Schweiz ist gemäss Art. 958c Abs. 2 OR dazu verpflichtet, sämtliche Positionen der Bilanz durch ein Inventar nachzuweisen. So umfasst die ordentliche Buchhaltung eine vollständige Bilanz, ein Inventar und eine Erfolgsrechnung. Gemäss Art. 957a Abs. 2 OR muss das Inventar vollständig, wahrheitsgetreu, nachprüfbar, klar und verständlich sein.
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