Mindestens einmal im Jahr sollte es stattfinden – das Mitarbeitergespräch. Für jeden Unternehmer oder HR-Beauftragten handelt es sich dabei um ein wichtiges Führungsinstrument. Der Fokus liegt auf der Leistung, Zielerreichung sowie auf Entwicklungszielen und Wünschen des Mitarbeitenden. Je öfter ein solches Gespräch stattfindet, desto weniger überraschende Inhalte werden auftreten und der gegenseitige Respekt und das Verständnis füreinander werden gestärkt. Wie ein Mitarbeitergespräch genau abläuft, wie du dich als Führungskraft richtig vorbereitest und welche No-Gos vermieden werden sollten, erfährst du in diesem Beitrag. Inklusive hilfreicher Vorlage für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch zum Download.
ℹ️ Ein Mitarbeitergespräch ist ein offener, ehrlicher und konstruktiver Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem. Das Gespräch bietet die Möglichkeit, Feedback zu geben, die Leistung zu beurteilen, Probleme wie Herausforderungen zu besprechen sowie die nächsten Schritte zu planen.
Grundsätzlich spricht man von einem Mitarbeitergespräch, sobald es zu einem geplanten Dialog zwischen Vorgesetzten (und / oder Personen aus der Personalabteilung) und Mitarbeitenden kommt.
Folgende Gesprächsarten* sind geläufig und bekannt:
Einstellungsgespräch
Jahresgespräch
Entwicklungsgespräch
Konfliktgespräch
Kündigungsgespräch
Austrittsgespräch
Rückkehrgespräch (z. B. nach längerer Krankheit oder Schwangerschaft)
*Liste nicht abschliessend
Auf den ersten Blick scheinen beide Begriffe dasselbe auszudrücken, weswegen sie auch oft synonym verwendet werden. Trotzdem zeigen sie Unterschiedlichkeiten auf.
Personalgespräch: Das Personalgespräch findet in der Regel zwischen der Personalabteilung und dem Arbeitnehmenden statt. Zu den Personalgesprächen gehören beispielsweise Einstellungsgespräche, Kündigungsgespräche, aber auch Konfliktgespräche oder Gehalts- und Weiterentwicklungsgespräche. Es ist kein Muss, dass dieser Dialog zwischen Personalabteilung und Mitarbeitenden stattfindet. Ebenso kann ein Personalgespräch auch mit dem jeweiligen Vorgesetzten stattfinden.
Mitarbeitergespräch: Ein Mitarbeitergespräch entspricht einem regelmässigen, geplanten Dialog zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden. Es unterscheidet sich von routinemässigen Gesprächen, die zum Arbeitsalltag und damit zum «Daily Business» (engl. Tagesgeschäft) gehören, wie beispielsweise die Besprechung des Einsatzplans oder Aufgabenbesprechung. Beim Mitarbeitergespräch nehmen sich beide Partner mehr Zeit und besprechen Herausforderungen sowie Probleme und nutzen die Gelegenheit für gegenseitiges Feedback.
Wie zu sehen ist, kann es durchaus Überlappungen oder verschwommene Grenzen bei der Definition von Mitarbeiter- und Personalgespräch geben.
Mitarbeitergespräche haben zum Ziel, dass sich Vorgesetzte und Mitarbeitende untereinander austauschen und gegenseitig Feedback geben können. Wie zufrieden ist der Mitarbeitende mit der Führung? Läuft etwas besonders gut, das er hervorheben möchte, oder gibt es Punkte, an denen er nach einer gemeinsamen Lösung suchen möchte? Ziel ist es, dass sich beide durch den Austausch gehört, unterstützt und wertgeschätzt fühlen.
Zudem kann gegenseitiges Feedback die Arbeitsleistung sowie das Arbeitsklima verbessern. Fühlen sich Arbeitnehmende unterstützt und gut von ihrem Vorgesetzten geführt, erhöht dies das Engagement, die Leistungsbereitschaft und die Motivation.
Wichtig: Mitarbeitergespräche in Form von Jahresgesprächen sollten regelmässige Meetings im Wochen- oder 14-Tages-Rhythmus nicht ersetzen. Ein kurzer Austausch über das aktuelle Daily Business sollte in jedem Fall geführt werden. Wird das eingehalten, werden Jahresgespräche keine Überraschungen liefern, da die Leistung und Ziele unterjährig bereits miteinander besprochen werden.
Im Mitarbeitergespräch haben Themen zur Arbeitsleistung, zur persönlichen Entwicklung sowie zum Arbeitsumfeld Platz. Die drei Felder müssen nicht in jedem Meeting im gleichen Umfeld behandelt und besprochen werden. Die Verteilung kann hierbei variieren.
Leistungsorientierte Themen | Persönliche Themen | Themen rund um das Arbeitsumfeld |
Zielüberprüfung und neue Zielsetzung | Weiterbildung und Entwicklung | Teamfähigkeit |
Arbeitsleistung | Wertschätzung und Anerkennung | Kommunikation |
Ressourcenplanung | Feedback | Neuigkeiten und Firmen-Updates |
Herausforderungen | Anliegen | Arbeitsbedingungen |
Hindernisse | Ferienplanung | Konflikte |
Besprechung der nächsten Schritte | Zufriedenheit | Prozesse |
Neue Projekte | Arbeitsbelastung | Arbeitsplatzgesundheit |
Diese Liste ist nicht abschliessend und zeigt Beispiele für die jeweiligen Themengebiete, die in einem Mitarbeitergespräch besprochen werden können.
Vor und nach dem Meeting keine anderen wichtigen Termine planen.
Mitarbeitenden rechtzeitig informieren und Zeit zur Vorbereitung geben.
Zeitpunkt des Gespräches mit dem Mitarbeitenden abstimmen.
Mitarbeitenden vorab darüber informieren, wie man sich vorbereiten kann.
Gespräch und Feedback vorbereiten.
Sich Zeit nehmen für die Beurteilung der Leistung.
Feedback von anderen Abteilungen einholen.
Ggfls. Kommunikations- und Feedbackregeln wiederholen.
Im Gespräch für eine angenehme, entspannte Atmosphäre sorgen.
Respektvollen Umgang miteinander pflegen (einander ausreden lassen, zuhören, verstehen).
Damit ein Mitarbeitergespräch erfolgreich und für beide Parteien zufriedenstellend abläuft, sollte es folgender Struktur folgen:
Beginne das Gespräch locker und entspannt. Frage nach der aktuellen Stimmung deines Gegenübers. Ziel ist es, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen und Anspannung und Nervosität zu lösen. Gehe zudem nochmal auf den Ablauf des Gesprächs ein und nenne die nächsten Punkte, die ihr gemeinsam besprechen werdet.
Ein angenehmer Gesprächseinstieg unterstützt den Verlauf und sorgt dafür, dass es keine Überraschungen bezüglich der angesprochenen Themen gibt.
Im Anschluss geht es an den Rückblick. Die bisher erbrachten Leistungen werden ebenso wie die Zielerreichung gemeinsam besprochen. Gib nach der Analyse konstruktives Feedback und begründe deine Punkte verständlich und nachvollziehbar. Hierbei geht es auch darum, dass der Mitarbeitende sein Feedback und eventuell Erklärungen geben kann, wenn Ziele nicht oder nur teilweise erreicht wurden.
Im nächsten Schritt geht es um die Planung der nächsten Wochen und Monate. Hier setzt ihr gemeinsam neue Ziele und besprecht anstehende Projekte oder Aufgaben. Ziel ist es, dass der Mitarbeitende ein genaues und klares Bild von seinen Tätigkeiten erhält. Fragen sollten jederzeit möglich sein, um eventuelle Missverständnisse oder Unklarheiten direkt klären zu können.
Vor dem Gesprächsende haben beide Parteien die Möglichkeit, Themen rund um die berufliche Perspektive und Weiterentwicklung anzusprechen. Welche Karriereziele verfolgt der Mitarbeitende? Wie kann man ihn hierbei unterstützen? Was ist möglich? Gibt es Weiter- oder Fortbildungen, die für den Mitarbeitenden von Nutzen wären?
Zum Schluss des Mitarbeitergesprächs sollten Ziele, Entwicklungswünsche, Vereinbarungen und Abmachungen schriftlich festgehalten werden. Besprochenes wird festgehalten und gilt dann als Ausgangslage für das nächste Gespräch. Zudem kann jederzeit auf die Vereinbarungen zurückgegriffen und nachgelesen werden. Wurden nächste Schritte besprochen, wie zum Beispiel eine Weiterbildung, sollte auch festgehalten werden, wer bis wann zu diesem Thema Rückmeldung geben sollte.
War die Zeit nicht ausreichend und gibt es noch offene Fragen, sollte ein zeitnaher Folgetermin vereinbart werden.
Bedanke dich zum Abschluss bei deinem Mitarbeitenden für die Zeit und den Austausch und beende das Gespräch.
Fehlende Wertschätzung: Wertschätzung ist das A und O einer guten Mitarbeiter-Vorgesetzten-Beziehung und sollte daher auch regelmässig und angemessen stattfinden.
Unklare Kommunikation: Doppeldeutige oder missverständliche Kommunikation sollte vermieden werden, damit beide Gesprächspartner gleichermassen von der Unterhaltung profitieren.
Unsachliches Feedback: Werde beim Feedback niemals persönlich, demotivierend, verletzend oder gar diskriminierend. Halte dich an Feedbackregeln, bleibe sachlich und stütze deine Aussagen im besten Fall mit Beispielen oder Zahlen.
Monolog: Führe als Vorgesetzter keinen Monolog. Es geht im Gespräch darum, dass beide Parteien gleichermassen zu Wort kommen und ihre Anliegen besprochen werden können.
Schuldzuweisung: Jemand Schuld zuzuweisen ist unprofessionell und sollte daher in einem Mitarbeitergespräch keinen Platz finden. Formuliere klares Feedback, aus dem der Mitarbeitende lernen kann.
Fehlende Zielsetzung: Ein Mitarbeitergespräch sollte stets gut von beiden Seiten vorbereitet sein und auch mit einer entsprechenden Zielsetzung versehen sein. Das garantiert ein produktives Meeting und zeigt dem Mitarbeitenden Respekt.
Ablenkungen: Vermeide es, im Mitarbeitergespräch abgelenkt zu werden. Sei es durch Telefonanrufe, Nachrichten auf dem Smartphone oder Laptop oder dergleichen. Dein Gesprächspartner hat in der abgemachten Zeit deine volle Aufmerksamkeit verdient.
Unpassende Vergleiche: Es sollten im Gespräch keine Vergleiche mit Teamkollegen stattfinden, die die Zusammengehörigkeit des Teams beeinträchtigen können. Zudem sollte immer berücksichtigt werden, dass es in diesem Gespräch um den vor dir sitzenden Mitarbeitenden geht und auf diesem Individuum sollte der Fokus liegen
Grundsätzlich gilt es – wie in jedem Gespräch auch – die Grundsätze einer respektvollen, empathischen und angemessen Kommunikation zu wahren. Damit kann sichergestellt werden, dass Mitarbeitergespräche produktiv, zielführend und der zwischenmenschlichen Beziehung förderlich sind.
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Bei zeitintensiven oder kritischen Gesprächen empfiehlt es sich, die KOALA-Methode anzuwenden. Dieses Prinzip gilt als Leitfaden für konstruktive Mitarbeitergespräche und hilft beim strategischen Aufbau des Gesprächs. Mit dem KOALA-Prinzip im Gespräch kann ein Eskalieren vermieden und ein sachliches Miteinander gefördert werden.
Das Akronym KOALA steht dabei für:
Kontakt | Einstieg in das Gespräch (evtl. mit Smalltalk). Ziel ist es, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. |
Orientierung | Hole alle Teilnehmenden über die Agenda und das Ziel des Gesprächs ab. |
Analyse | In dieser Phase geht es um die sachliche Beschreibung des Anlasses. Was ist der Hintergrund? Was ist vorgefallen? Hier sollten beide Parteien zu Wort kommen und ihre Sicht schildern können. |
Lösung | Nun geht es darum, eine Lösung für den vorliegenden Sachverhalt zu finden. Im besten Fall wird eine gemeinsame Lösung gefunden. |
Abschluss | Wurde eine gemeinsame Lösung gefunden, sollte diese in der Abschlussphase fest vereinbart werden. Zudem wird einander für das konstruktive Gespräch und das Ergebnis gedankt. Ziel ist es, dass das Gespräch für alle mit einem guten Gefühl beendet wird. |
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