Professionell Mahnungen schreiben

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Nicht alle Kunden zahlen ihre Rechnungen pünktlich. Da hilft die Schweizer Software bexio: Dank Vorlagen schreiben Sie Mahnungen mit wenigen Klicks und definieren Mahnläufe. So werden Zahlungserinnerungen automatisch von bexio verschickt und Sie werden schneller bezahlt. Probieren Sie es aus!

Empfohlener Mahnprozess bei Zahlungsverzug

Der bewährte und übliche Ablauf im Zusammenhang mit ausstehenden Debitoren beinhaltet 4 Schritte:

  1. Freundliche Zahlungserinnerung
  2. Erste Mahnung
  3. Zweite und letzte Mahnung (mit Betreibungsandrohung; am besten per Einschreiben senden)
  4. Einleitung der Betreibung

Tipp: Mit der Business Software bexio vereinfachen Sie Ihre Rechnungsstellung und können obendrein sogar automatische Mahnläufe definieren. Passen Sie ganz einfach die in der Software hinterlegten Vorlagen für die Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung gemäss Ihren Wünschen an. Noch kurz definieren, wann Mahnungen versendet werden sollen...fertig!

Beispiel einer Mahnung: Form und Inhalt

Allgemein hilft ein freundlicher und sachlicher Mahnungstext, sein Geld zu erhalten. Drohungen oder Entschuldigungen bringen wenig.

Mahnung schreiben? Das muss rein

  • Name und Adresse des Schuldners
  • Ihre Absenderadresse
  • Ort und Datum
  • Rechnungsnummer
  • Freundlicher Einleitungssatz
  • Auflistung der Rechnungsposten inkl. total geschuldeten Betrag
  • Neue Zahlungsfrist

Was beinhaltet ein Mahnschreiben nicht?

Nicht in ein Mahnschreiben gehören die folgenden, eher kontraproduktiven Elemente:

  • Drohungen
  • Entschuldigungen Ihrerseits

Inhalt einer Mahnung: Text-Vorlage und Beispielsätze

Zahlungserinnerung

  • «Im hektischen Alltag kann es schnell passieren, dass eine Rechnung vergessen geht. Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass Sie unsere Rechnung vom XX. Januar 20XX noch nicht beglichen haben. Wir bitten Sie daher, die Zahlung bis zum XX. Januar 20XX vorzunehmen.»
  • «Vielleicht haben Sie es übersehen, aber die Rechnung vom XX. Januar 20XX ist noch ausstehend. Bitte nehmen Sie die Überweisung bis zum XX. Januar 20XX vor.»

1. Mahnung

  • «Trotz unserer Zahlungserinnerung vom XX. Januar 20XX haben Sie die offene Rechnung über CHF XXX noch nicht beglichen. Bitte zahlen Sie den Rechnungsbetrag bis Ende dieser Woche ein oder kontaktieren Sie uns, sollte Ihnen die Zahlung zur Zeit nicht möglich sein.»
  • «Mit unserem Schreiben vom XX. Januar 20XX haben wir Sie an die offene Rechnung über CHF XXX erinnert. Bis heute konnten wir keinen entsprechenden Zahlungseingang verbuchen. Wir bitten Sie daher nochmals, den Rechnungsbetrag bis Ende XX zu überweisen. Können Sie die Frist nicht einhalten, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir eine Lösung finden können.»

2. Mahnung

  • «Wir haben Sie bereits mehrmals darauf aufmerksam gemacht, dass der Rechnungsbetrag von CHF XXX noch ausstehend ist. Bis heute konnten wir keine entsprechende Zahlung verbuchen. Wir fordern Sie daher letztmalig dazu auf, die Rechnung Nr. XXX bis zum XX. Februar 20XX zu begleichen. Ansonsten werden wir ohne weitere Mitteilung die Betreibung einleiten.»
  • «Auf unsere Mahnung vom XX. Januar 20XX haben Sie nicht reagiert. Sie haben uns auch nicht diesbezüglich kontaktiert. Wir fordern Sie deshalb erneut auf, Ihrer Zahlungsverpflichtung bis zum XX. Februar 20XX nachzukommen. Andernfalls sehen wir uns dazu gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten.»

Wenn die Mahnungen erfolglos bleiben

Wenn die Warnungen erfolglos bleiben und Sie immer noch auf Ihr Geld warten, dann können Sie rechtliche Schritte einleiten. In der Schweiz ist das Strafverfahren im Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG) geregelt.

Mit dem Ausfüllen des entsprechenden Formulars, leiten Sie das Verfahren offiziell ein. Ihr Schuldner erhält dann einen Zahlungsbefehl vom Betreibungsamt. Nach Erhalt des Zahlungsauftrags hat der Schuldner 10 Tage Zeit, um Widerspruch einzulegen. Damit bestreitet er die Existenz der Schuld. Es liegt nun an Ihnen, als Gläubiger, beim zuständigen Gericht zu beweisen, dass Ihre Forderung besteht, z. B. durch einen entsprechenden Vertrag zwischen Ihnen und dem Schuldner.

Die Dauer des Verfahrens unterscheidet sich je nach Fall. Weitere nützliche Informationen finden Sie in diesem PDF.

Ablauf-betreibungsverfahren

Rechtslage: Betreibung ohne Mahnung?

Das Mahnwesen ist in der Schweiz nicht gesetzlich geregelt. Das heisst, Sie sind als Gläubiger nicht dazu verpflichtet, Ihre Debitoren zu mahnen, nachdem die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Sie könnten sofort die Betreibung einleiten. Allerdings empfiehlt es sich aus finanzieller Sicht, meist dennoch erst zu mahnen. Gerade mit automatisierten Mahnläufen wie in bexio wird auch Ihr Aufwand minimiert. Denn ein Betreibungsverfahren kann lange dauern und ein Vielfaches des eigentlich ausstehenden Betrags kosten. Und das ohne Garantie auf Erfolg.

Mit bexio erstellen Sie Ihre Rechnungen mit einem Klick. Sie entscheiden, wann die Rechnung fällig ist und wann eine Zahlungserinnerung versendet werden soll - die Software erledigt den Rest. Zahlungserinnerungen und Mahnungen werden ganz einfach automatisch versendet. Damit Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Finanzen behalten. Testen Sie bexio jetzt 30 Tage kostenlos und unverbindlich.