Professionell Mahnungen schreiben

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Nicht alle Kunden zahlen ihre Rechnungen pünktlich. Da hilft die Schweizer Software bexio: Dank Vorlagen schreiben Sie Mahnungen mit wenigen Klicks und definieren Mahnläufe. So werden Zahlungserinnerungen automatisch von bexio verschickt und Sie werden schneller bezahlt. Probieren Sie es aus!

Mahnung schnell schreiben

Dank Vorlagen und Standardeinstellungen schreiben sich Mahnungen in bexio wie von alleine. Die Daten werden aus der Rechnung direkt übernommen.

Zeit sparen beim Zahlungsabgleich

In bexio können Sie Ihren eigenen ESR-Einzahlungsschein einrichten und dadurch Zahlungen einfach und zeitsparend abgleichen - so sehen Sie, wer wann gemahnt werden muss.

Automatisch Mahnungen versenden

Definieren Sie eigene Mahnläufe: So werden Kunden mit überfälligen Rechnungen automatisch Mahnungen verschickt und Sie werden schneller bezahlt.

Ihr eigenes Design

Gestalten Sie Ihre Dokumente individuell. Passen Sie Logo, Text-Vorlagen und Schriftarten an. So entsprechen auch Ihre Mahnschreiben Ihrer Corporate Identity.

Lukas Schnurrenberger

«Mit bexio ist es einfach, den gesamten Auftragsablauf von der Offerte über den Auftrag bis hin zur Rechnung im Auge zu behalten. Das verschafft uns Ressourcen, die wir in unser Kerngeschäft investieren können.»

Lukas Schnurrenberger, AVP Media-Design GmbH

Testen Sie bexio 30 Tage kostenlos und unverbindlich

Wie Sie Ihr Mahnwesen im Griff haben

Zu spät bezahlte Rechnungen führen schnell zu Liquiditätsengpässen bei Ihnen als Gläubiger. Hier hilft die Schweizer Business Software bexio: Sie können automatische Mahnläufe definieren. So werden Zahlungserinnerungen und Mahnungen von allein versendet. Folgend finden Sie noch weitere Informationen rund um das Mahnwesen: Beispiele, Muster, Texte und Tipps zu Vorschriften oder Angaben.

 

Empfohlener Mahnprozess bei Zahlungsverzug

Der bewährte und übliche Ablauf im Zusammenhang mit ausstehenden Debitoren beinhaltet 4 Schritte:

  1. Freundliche Zahlungserinnerung
  2. Erste Mahnung
  3. Zweite und letzte Mahnung (mit Betreibungsandrohung; am besten per Einschreiben senden)
  4. Einleitung der Betreibung

 

Tipp für Ihr Mahnwesen

Tipp für Ihr Mahnwesen

Arbeiten Sie mit der Business Software bexio für Ihre Rechnungsstellung und definieren Sie Mahnstufen und automatische Mahnläufe.

  • Erfassen Sie Vorlagen für die Zahlungserinnerung, die 1. Mahnung sowie die 2. Mahnung.
  • Entscheiden Sie, wann welches Schreiben mittels automatischem Mahnlauf geschickt werden soll.

So haben Sie Ihr Mahnwesen stets im Griff. Und erst noch automatisch.

Beispiel einer Mahnung: Form und Inhalt

Allgemein hilft ein freundlicher und sachlicher Mahnungstext, sein Geld zu erhalten. Drohungen oder Entschuldigungen bringen wenig.

Mahnung schreiben? Das muss rein

  • Name und Adresse des Schuldners
  • Ihre Absenderadresse
  • Ort und Datum
  • Rechnungsnummer
  • Freundlicher Einleitungssatz
  • Auflistung der Rechnungsposten inkl. total geschuldeten Betrag
  • Neue Zahlungsfrist

Was beinhaltet ein Mahnschreiben nicht?

Nicht in ein Mahnschreiben gehören die folgenden, eher kontraproduktiven Elemente:

  • Drohungen
  • Entschuldigungen Ihrerseits

Inhalt einer Mahnung: Text-Vorlage und Beispielsätze

Zahlungserinnerung

  • «Im hektischen Alltag kann es schnell passieren, dass eine Rechnung vergessen geht. Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass Sie unsere Rechnung vom XX. Januar 20XX noch nicht beglichen haben. Wir bitten Sie daher, die Zahlung bis zum XX. Januar 20XX vorzunehmen.»
  • «Vielleicht haben Sie es übersehen, aber die Rechnung vom XX. Januar 20XX ist noch ausstehend. Bitte nehmen Sie die Überweisung bis zum XX. Januar 20XX vor.»

1. Mahnung

  • «Trotz unserer Zahlungserinnerung vom XX. Januar 20XX haben Sie die offene Rechnung über CHF XXX noch nicht beglichen. Bitte zahlen Sie den Rechnungsbetrag bis Ende dieser Woche ein oder kontaktieren Sie uns, sollte Ihnen die Zahlung zur Zeit nicht möglich sein.»
  • «Mit unserem Schreiben vom XX. Januar 20XX haben wir Sie an die offene Rechnung über CHF XXX erinnert. Bis heute konnten wir keinen entsprechenden Zahlungseingang verbuchen. Wir bitten Sie daher nochmals, den Rechnungsbetrag bis Ende XX zu überweisen. Können Sie die Frist nicht einhalten, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir eine Lösung finden können.»

2. Mahnung

  • «Wir haben Sie bereits mehrmals darauf aufmerksam gemacht, dass der Rechnungsbetrag von CHF XXX noch ausstehend ist. Bis heute konnten wir keine entsprechende Zahlung verbuchen. Wir fordern Sie daher letztmalig dazu auf, die Rechnung Nr. XXX bis zum XX. Februar 20XX zu begleichen. Ansonsten werden wir ohne weitere Mitteilung die Betreibung einleiten.»
  • «Auf unsere Mahnung vom XX. Januar 20XX haben Sie nicht reagiert. Sie haben uns auch nicht diesbezüglich kontaktiert. Wir fordern Sie deshalb erneut auf, Ihrer Zahlungsverpflichtung bis zum XX. Februar 20XX nachzukommen. Andernfalls sehen wir uns dazu gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten.»

 

Was ist eine Mahnstufe?

Eine Mahnstufe ist ein Bearbeitungsschritt innerhalb des Mahnwesens. Da das Mahnwesen in der Schweiz nicht gesetzlich geregelt ist, steht es Ihnen als Gläubiger frei zu entscheiden, wie viele Mahnstufen Sie definieren möchten. Üblicherweise unterscheidet man zwischen 3 Stufen der Mahnung: Freundliche Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. bzw. letzte Mahnung.

Für jede dieser Mahnstufen legt der Gläubiger fest, ab wie vielen Verzugstagen der überfällige Rechnungsbetrag gemahnt, bzw. erneut gemahnt werden soll. Mit einer Business Software wie bexio erfolgt alles automatisch und sie müssen sich nicht mehr um das Versenden der verschiedenen Schreiben kümmern.

Rechtslage: Beitreibung ohne Mahnung?

Rechtslage: Beitreibung ohne Mahnung?

Das Mahnwesen ist in der Schweiz nicht gesetzlich geregelt. Das heisst, Sie sind als Gläubiger nicht dazu verpflichtet, Ihre Debitoren zu mahnen, nachdem die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Sie könnten sofort die Betreibung einleiten. Allerdings empfiehlt es sich aus finanzieller Sicht, meist dennoch erst zu mahnen. Gerade mit automatisierten Mahnläufen wie in bexio wird auch Ihr Aufwand minimiert. Denn ein Betreibungsverfahren kann lange dauern und ein Vielfaches des eigentlich ausstehenden Betrags kosten. Und das ohne Garantie auf Erfolg.

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