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Gemeinkosten im Unternehmen identifizieren und berechnen

Für den Unternehmenserfolg ist es wichtig zu ermitteln, ob ein Produkt oder eine Dienstleistung profitabel ist. Eine grosse Rolle spielt hierbei, welche Kosten je Einzelstück oder Einzelleistung anfallen. Um dies berechnen zu können, benötigen Sie neben den Einzelkosten auch die Gemeinkosten.

In diesem Beitrag gehen wir der Frage auf den Grund, was genau Gemeinkosten eigentlich sind und welche verschiedenen Arten es gibt. Ausserdem erfahren Sie, wie Sie die Gemeinkosten in Ihrem Unternehmen mithilfe des Gemeinkostenzuschlags berechnen können.

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Was sind Gemeinkosten?

Gemeinkosten, auch «Overhead Kosten» oder «indirekte Kosten», sind Kosten, die nicht direkt einem bestimmten Produkt, Projekt oder einer bestimmten Dienstleistung zugeordnet werden können. Stattdessen fallen sie für den allgemeinen Betrieb eines Unternehmens an. Sie werden meist auf einige oder alle Produkte oder Dienstleistungen verteilt und beeinflussen daher die Gesamtkostenstruktur eines Unternehmens.

Gemeinkosten Beispiele

Gemeinkosten umfassen Ausgaben wie Miete, Strom, Verwaltungsaufwendungen und andere allgemeine Betriebsausgaben, die nicht direkt mit der Herstellung oder dem Verkauf eines bestimmten Produkts, der Durchführung eines spezifischen Projekts oder der Erbringung einer bestimmten Dienstleistung verbunden sind.

Gemeinkosten können in folgende Arten unterteilt werden:

  • Verwaltungsgemeinkosten: Kosten für die Verwaltung und Organisation des Unternehmens, einschliesslich Gehälter für das Management und administratives Personal.
  • Mietgemeinkosten: Aufwendungen für die Nutzung von Geschäfts-, Büro- oder Produktionsräumen, die unabhängig von der Produktion für den gesamten Betrieb anfallen.
  • Versicherungsgemeinkosten: Ausgaben für verschiedene Versicherungen wie Haftpflicht-, Gebäude- oder Betriebsunterbrechungsversicherungen, die das Unternehmen gegen Risiken absichern.
  • Fertigungsgemeinkosten: Kosten, die für die Produktion anfallen und die nicht direkt einem Produkt zugeordnet werden können, sowie Gehälter von Mitarbeitenden, die in der Fertigung tätig sind. Ausserdem Abschreibungen und Kosten für die regelmässige Wartung und Reparatur von Maschinen, Anlagen und anderen betrieblichen Einrichtungen, die für die Produktion mehrerer Produkte verwendet werden.
  • Materialgemeinkosten: Kosten für Verbrauchsmaterialien, die für mehrere Produkte verwendet werden – wie beispielsweise Schleifpapier oder Werkzeugöl.
  • Energie- und Wassergemeinkosten: Ausgaben für Energie und Wasser, die für die Beleuchtung, Heizung, Kühlung oder den Betrieb von Geräten beispielsweise in der Produktionshalle, im Lagerraum oder den Büroräumen anfallen. Schliesslich muss die Produktionshalle, in der mehrere Produkte hergestellt werden, beleuchtet werden, die dabei entstehenden Stromkosten können allerdings nicht einem einzigen Produkt zugeordnet werden. Genauso verhält es sich mit dem Betrieb von Klimaanlagen und Sanitäranlagen.
  • Vertriebsgemeinkosten: Gehälter von Vertriebsmitarbeitenden sowie Ausgaben für den Onlineshop oder für Marketingaktivitäten wie Werbung, Promotionen, Öffentlichkeitsarbeit und Marktforschung. Also Kosten, die zur Bekanntmachung des Unternehmens und seiner Produkte oder Dienstleistungen dienen.
  • Bürogemeinkosten: Kosten für Büromaterialien, Druckerpapier, Telefon- und Internetdienste sowie andere allgemeine Büroausgaben, die für den täglichen Betrieb erforderlich sind.
  • Steuern: Steuern, die nicht vom Gewinn abhängig sind, wie beispielsweise die Grundsteuer.
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Abb.: Mietgemeinkosten fallen unabhängig von der Produktion für den gesamten Betrieb an.

Welche Arten von Gemeinkosten gibt es?

Anhand der Unterscheidung zwischen primären und sekundären, echten und unechten sowie fixen und variablen Gemeinkosten können Unternehmen ihre Kostenstruktur besser verstehen und Managemententscheidungen treffen.

Primäre vs. sekundäre Gemeinkosten

Gemeinkosten können je nach ihrer Zuordnung und ihrem Verwendungszweck in primäre und sekundäre Gemeinkosten kategorisiert werden:

Primäre Gemeinkosten

Zu den primären Gemeinkosten, auch «Primärkosten», zählen Ausgaben für extern bezogene Dienstleistungen oder Waren. Also beispielsweise für Waren und Materialien, die bei einem anderen Unternehmen eingekauft wurden und die nun im eigenen Unternehmen weiterverarbeitet werden.

Die primären Gemeinkosten werden immer einer spezifischen Kostenstelle zugeordnet. Nämlich derjenigen Kostenstelle, die für die Enstehung der jeweiligen Gemeinkosten verantwortlich ist.

Ein Beispiel für Primärkosten sind Kosten für ein externes Dienstleistungsunternehmen, das damit beauftragt wurde, eine Maschine im Unternehmen zu reparieren.

Sekundäre Gemeinkosten

Im Gegensatz dazu entstehen sekundäre Gemeinkosten, auch als «Sekundärkosten» bezeichnet. Durch die Verwendung von Gütern, die vom Unternehmen selbst produziert werden und im Anschluss im Unternehmen eingesetzt beziehungsweise durch die Inanspruchnahme von Dienstleistungen innerhalb des eigenen Unternehmens genutzt werden. Es handelt sich dabei also um innerbetriebliche Leistungen.

Ein Beispiel für Sekundärkosten ist das Gehalt eines Mitarbeitenden, der die Reparatur- oder Instandhaltungsarbeiten an einer Maschine selbst durchführt.

Anders als die primären Gemeinkosten können sekundäre Gemeinkosten nicht einer spezifischen Kostenstelle zugeordnet werden, sondern müssen stattdessen auf verschiedene Kostenstellen verteilt werden.

Fixe vs. variable Gemeinkosten

Die fixen und variablen Kosten ergeben zusammen die Gesamtkosten eines Unternehmens.

Fixe Gemeinkosten

Fixkosten zeichnen sich dadurch aus, dass sie unabhängig von der Produktionsmenge immer gleich bleiben. Zu den fixen Gemeinkosten zählen darum beispielsweise die Mietkosten für Büro-, Lager- und Produktionsräume, da deren Höhe in der Regel vertraglich festgelegt ist und nicht vom Produktionsvolumen abhängt.

Variable Gemeinkosten

Variable Kosten sind hingegen von der Produktionsmenge beziehungsweise der Anzahl der erbrachten Dienstleistungen abhängig. Variable Gemeinkosten sind beispielsweise die Kraftstoffkosten für LKWs, die sämtliche im Unternehmen produzierte Produkte transportieren, oder Material- und Rohstoffkosten, die für die Herstellung von Produkten anfallen.

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Abb.: Variable Gemeinkosten können beispielsweise die Kraftstoffkosten für LKWs sein.

Echte vs. unechte Gemeinkosten

Des Weiteren können Gemeinkosten in echte und unechte Gemeinkosten unterteilt werden:

Echte Gemeinkosten

Echte Gemeinkosten können nicht auf einzelne Produkte oder Dienstleistungen verteilt werden, da sie für den gesamten Betrieb notwendig sind. Sie werden daher als Gemeinkosten betrachtet, die zur allgemeinen Betriebsführung beitragen, wie beispielsweise die Kosten für die Gebäudeinstandhaltung oder die Gehälter des Verwaltungspersonals.

Unechte Gemeinkosten

Die unechten Gemeinkosten könnten hingegen einzelnen Produkten oder Dienstleistungen direkt zugeordnet und somit theoretisch zu den Einzelkosten gezählt werden. Aus praktischen Gründen werden gerade Kleinteile und Betriebshilfsmittel dennoch zu den Gemeinkosten gezählt, da sie in so vielen Produkten verwendet werden, dass der Aufwand, jedes einzelne Teil zu erfassen, zu gross wäre.

Beispiele hierfür sind Nägel und Schrauben, die für die Produktion zahlreicher verschiedener Möbelstücke verwendet werden.

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Abb.: Muttern werden oft für die Produktion von verschiedenen Waren verwendet.

Was ist der Unterschied zwischen Gemeinkosten und Einzelkosten?

Sämtliche Ausgaben, die ein Unternehmen tätigt, können entweder den Gemeinkosten oder den Einzelkosten zugeordnet werden.

Dabei gilt: Gesamtkosten eines Produkts = Gemeinkosten + Einzelkosten

GemeinkostenEinzelkosten

Bezeichnung

Indirekte Kosten

Direkte Kosten

Zuordnung

Allgemeine Betriebskosten, die nicht einem bestimmten Produkt oder Projekt oder einer einzelnen Dienstleistung zugeordnet werden können.

Kosten, die einem spezifischen Produkt beziehungsweise einer spezifischen Dienstleistung oder Abteilung zugeordnet werden können.

Kostenstelle

Werden auf verschiedene Kostenstellen verteilt.

Lassen sich einer spezifischen Kostenstelle zuordnen.

Verhalten bei Änderung der Produktionsmenge

Können sowohl feste als auch variable Komponenten enthalten, sie können also in variable und fixe Gemeinkosten unterteilt werden.

Sind normalerweise variable Kosten, die sich mit der Produktionsmenge ändern.

Beispiele

Miete, Strom- und Energiekosten, Verwaltungsgemeinkosten und Grundsteuer.

Kosten für Rohstoffe, Materialien oder für Arbeitskräfte, die nur für die Herstellung eines bestimmten Produkts eingesetzt werden.

Konkretes Beispiel:

Ein Unternehmen stellt mit derselben Maschine Gummibärchen und Lakritz-Schnecken her.

Durch die Verwendung einer Maschine für mehrere Produkte gibt es einige Kosten, die nicht klar einem Produkt zugeordnet werden können. Dazu zählen beispielsweise Energiekosten, Mietkosten, Kosten für die Wartung der Maschine. Auch zählen Löhne und Gehälter von Mitarbeitenden dazu, die im Lager, der Produktion und der Verwaltung tätig sind und die sich nicht nur um ein einzelnes Produkt kümmern. Auch Steuern wie die Grundsteuer fallen als Gemeinkosten an.

Gleichzeitig gibt es aber auch Kosten, die spezifisch einem Produkt zugeordnet werden können – wie Zutaten, die nur für die Herstellung der Gummibärchen beziehungsweise nur für die Lakritz-Schnecken benötigt werden. Ist ein Mitarbeiter nur für den Qualitätstest der Lakritz-Schnecken zuständig, zählt auch sein Gehalt zu den Einzelkosten.

Wie kann ich die Gemeinkosten berechnen?

Möchten Sie die Gemeinkosten, die in Ihrem Unternehmen anfallen, berechnen, sollten Sie sich zunächst einen Überblick über sämtliche Kosten verschaffen. Die genaue Einteilung in Einzel- und Gemeinkosten ist nur dann möglich, wenn alle anfallenden Kosten akribisch dokumentiert werden. Auch müssen die Mitarbeitenden die Zeit, die sie für spezifische Projekte aufgebracht haben, wie auch die Arbeitszeit, die für die Erledigung allgemeiner Aufgaben anfiel, genau aufzeichnen.

Nun können Sie die Kosten identifizieren, die direkt auf ein Projekt, ein Produkt oder eine Dienstleistung zugeordnet werden können. Diese Kosten zählen somit zu den Einzelkosten.

Im nächsten Schritt betrachten Sie die Kosten, die übrig geblieben sind und sich nicht auf ein spezifisches Produkt, Projekt oder eine spezifische Dienstleistung zuordnen lassen. Rechnen Sie all diese Kosten zusammen, erhalten Sie die Gemeinkosten Ihres Unternehmens:

Gemeinkosten = Gesamtkosten – Einzelkosten

Haben Sie die Summe der in Ihrem Unternehmen angefallenen Gemeinkosten berechnet, können Sie diese nun auf Ihren Umsatz umlegen. Dadurch erfahren Sie, wie viele Gemeinkosten für jeden Franken Umsatz anfallen:

Gemeinkosten je Franken Umsatz = Gemeinkosten / Gesamtumsatz

Was ist ein Gemeinkostenzuschlag?

Beim Gemeinkostenzuschlag handelt es sich um einen Prozentsatz, der auf die Einzelkosten eines Produkts oder einer Dienstleistung aufgeschlagen wird. Dieser dient dazu, die Gemeinkosten eines Unternehmens auf verschiedene Kostenträger oder Kostenstellen verteilen zu können.

Der jeweilige Prozentsatz wird oft auf Grundlage historischer Daten oder Schätzungen festgelegt. Er kann allerdings auch genau berechnet werden:

Gemeinkostenzuschlag = Summe der Gemeinkosten / Summe der Einzelkosten

Die Berechnung des Gemeinkostenzuschlags ermöglicht es Unternehmen, die Gesamtkosten ihrer Produkte oder Dienstleistungen genauer zu ermitteln, da sie dadurch auch die Gemeinkosten berücksichtigen können. Dies kann helfen, fundierte Entscheidungen in Bezug auf Preisgestaltung, Produktions- und Liquiditätsplanung und Rentabilität zu treffen

Beispiel: Ein Möbelhersteller produziert auf Anfrage eines Möbelhauses in einem Monat 100 Kleiderschränke. Im gesamten Monat fielen für den Möbelhersteller folgende Kosten an:

  • Materialkosten (z. B. für das Holz, die Nägel, Schrauben, Scharniere und das Schleifpapier): Insgesamt CHF 10‘000
  • Energiekosten für die Werkstatt: CHF 4‘000
  • Monatliche Werkstatt- und Büromiete: CHF 15‘000
  • Personalkosten: CHF 21‘000

Die Mitarbeitenden führten genau Buch darüber, wie viel Arbeitszeit sie für welche Aufgabe benötigt haben. Dadurch lässt sich einfach ermitteln, dass in diesem Monat 70% der Arbeitszeit auf das Kleiderschrank-Projekt entfallen ist. Die übrige Zeit wurde für allgemeine Aufgaben aufgewendet, wie beispielsweise um Telefonanrufe und Bestellungen zu tätigen, auf Kundenanfragen zu reagieren und Rechnungen mit bexio zu schreiben.

Anhand dieser Angaben können wir die Kosten nun auf Einzel- und Gemeinkosten verteilen:

Zu den Einzelkosten zählen die Materialkosten in Höhe von CHF 10‘000 sowie die Kosten für Gehälter in Höhe von CHF 14‘700 (70% von CHF 21’000):

Gesamte Einzelkosten = CHF 10‘000 + CHF 14‘700 = CHF 24‘700

Für jeden Schrank fallen somit die folgenden Einzelkosten an:

Einzelkosten je Schrank = CHF 69‘700 / 100 = CHF 247

Die Höhe der Gemeinkosten des Möbelherstellers lassen sich wie folgt berechnen:

Gemeinkosten = CHF 4‘000 + CHF 15‘000 + CHF 6‘300 = CHF 25‘300

Anhand dieser Werte kann nun der Gemeinkostenzuschlag berechnet werden:

Gemeinkostenzuschlag = CHF 25‘300 / CHF 24‘700 = 1,024

Die Gemeinkosten in diesem Monat betragen also 102% der Einzelkosten. Die Gemeinkosten je Schrank können wie folgt berechnet werden:

Gemeinkosten je Schrank = CHF 247 x 1,02 = CHF 251.94

Gesamtkosten je Schrank = CHF 247 + CHF 251.94 = CHF 498.94

Das bedeutet: Verkauft das Unternehmen die Schränke für jeweils CHF 498.94, erreicht es damit den Break-even-Point. Mit jedem Rappen, den es darüber hinaus erhält, macht es Gewinn.

Ihre Gemeinkosten stets im Blick mit bexio

Für Ihren Unternehmenserfolg spielt es also eine grosse Rolle, die anfallenden Gemeinkosten immer im Blick zu behalten und diese mithilfe des Gemeinkostenzuschlags spezifischen Produkten, Projekten oder Dienstleistungen zuweisen zu können. Die Buchhaltungssoftware von bexio vereinfacht diesen Prozess, damit Sie schnell erkennen können, wo es Einsparpotential gibt. Testen Sie jetzt bexio 30 Tage kostenlos und unverbindlich.

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Häufig gestellte Fragen zu den Gemeinkosten

Sind Löhne Gemeinkosten?

Löhne zählen zu den Gemeinkosten, wenn der Mitarbeitende sich um allgemeine organisatorische oder verwaltende Aufgaben kümmert, beziehungsweise an der Produktion oder dem Verkauf mehrerer Produkte oder der Erbringung mehrerer Dienstleistungen beteiligt ist. Wenn ein Mitarbeitender sich hingegen ausschliesslich mit einem Projekt beschäftigt beziehungsweise nur ein Produkt produziert, zählt dieser Lohn zu den Einzelkosten.

Was zählt nicht zu den Gemeinkosten?

Kosten, die direkt mit der Herstellung eines Produkts, der Durchführung eines Projekts oder der Erbringung einer Dienstleistung verbunden sind, zählen nicht zu den Gemeinkosten. Also beispielsweise Materialkosten, Personalkosten für projekt- oder produktbezogene Arbeit, Mieten für Räume, die ausschliesslich für ein bestimmtes Projekt, eine bestimmte Dienstleistung oder ein bestimmtes Produkt verwendet werden oder Reisekosten für projektbezogene Geschäftsreisen.

Sind Gemeinkosten immer Fixkosten?

Nein, Gemeinkosten sind nicht immer Fixkosten, sondern können auch zu den variablen Kosten zählen. Fixe Gemeinkosten bleiben unabhängig von der Produktionsmenge konstant, wie beispielsweise die Mietkosten oder Versicherungsprämien. Variable Gemeinkosten hingegen ändern sich mit der Produktionsmenge, wie zum Beispiel Energiekosten, die mit der Nutzung von Maschinen steigen oder sinken können.

Können Gemeinkosten einem bestimmten Kostenträger zugeordnet werden?

Gemeinkosten können in der Regel nicht direkt einem einzelnen Kostenträger zugeordnet werden, da sie sich auf mehrere Kostenträger beziehen und somit indirekt anfallen. Schliesslich sind Gemeinkosten typischerweise nicht direkt einem spezifischen Produkt, Projekt oder einer Abteilung zuzuweisen.

Allerdings besteht die Möglichkeit, die Gemeinkosten anhand einer Kostenstellenrechnung und Verteilungsschlüsseln den passenden Kostenstellen zuzuweisen und im Anschluss auf Kostenträger zu verteilen.

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