Dokumenten-Archiv: Rechtssicher und GeBüV-konform ablegen

Ihre Belege – revisionssicher und ordnungsgemäss archiviert! 

Das Ende des Geschäftsjahres bringt nicht nur Rechnungen, sondern auch Aufbewahrungspflichten nach der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) mit sich. Welche Unterlagen müssen 10 Jahre aufgehoben werden? Reicht ein Backup auf Dropbox oder SharePoint? Fehler in digitalen Ablagen können bei Revisionen zu bösen Überraschungen und Zeitverlust führen.

Was Sie lernen werden:

• GeBüV-Grundlagen verstehen: Sie wissen, wie Belege, Verträge oder Lohnabrechnungen wie lange aufzubewahren sind und was «unveränderbar» rechtlich bedeutet.
• Archiv effizient einrichten: Sie kennen das Setup, verstehen das Berechtigungskonzept für sensible Daten und ermöglichen Ihrem Treuhänder automatischen Zugriff.
• Smarte Workflows anwenden: Sie meistern den Upload grosser Datenmengen und nutzen Schlagwörter sowie Such-Attribute und finden Dokumente sofort wieder.
• Compliance und Export sicherstellen: Sie nutzen die Volltextsuche effizient, vermeiden Dubletten und exportieren Ihre Daten korrekt.

Ihr Mehrwert auf einen Blick:

• Rechtssicherheit: Erfüllen Sie die Anforderungen der Schweizer Gesetzgebung mit unserer GeBüV-zertifizierten Lösung.
• Zentraler Ort: Archivieren Sie alle Dokumente an einem zentralen Ort: digital und jederzeit griffbereit.

Dieser Kurs richtet sich an Schweizer KMU, die ihre Administration digital, revisions- und rechtskonform zentralisieren wollen. Bitte beachten Sie, dass das Dokumenten-Archiv erst ab dem Paket «Optima» verfügbar ist.

In diesem Kurs zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der bexio GeBüV-zertifizierten Archivierung unsichere Cloud-Lösungen ablösen und Ihr Unternehmen mit einem rechtssicheren Dokumenten-Archiv nachhaltig schützen, sodass Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Unterlagen behalten. Wir beginnen mit den rechtlichen Grundlagen und erklären, was die GeBüV von Ihnen verlangt. Danach richten wir die Zugriffsrechte so ein, dass sensible Daten wie Lohnabrechnungen geschützt bleiben und binden Ihren Treuhänder ein. Im Praxisteil lernen Sie die effizientesten Upload-Methoden, vom Monats-Batch bis zum Einzelbeleg und erstellen eine Struktur, in der Sie jedes Dokument in Sekunden finden. Zum Abschluss behandeln wir Speicherlimits, Löschvorschläge nach Ablauf der Fristen und den Datenexport.

Teil 1: Einleitung und rechtliche Grundlagen nach GeBüV

• Rechtsrahmen: Weshalb GeBüV-konformes Archivieren Pflicht ist
• Dokumententypen und Fristen: Was wie lange aufbewahrt werden muss
• GeBüV-Säulen: Die vier Kernprinzipien für sichere Geschäftsbücher

Teil 2: Setup und Berechtigungen

• Archivzugang: Direktzugriff, Navigation und Benutzerrollen
• Datenschutz steuern: Wer sieht was – Rechte sauber vergeben

Teil 3: Workflow und Funktionsmechanismen

• Upload-Strategien: Best Practice für neue Dokumente
• Technische Rahmenbedingungen: Limiten, Batch-Logik und Dubletten
• Organisation und Suche: Schlagwörter vs. Attribute optimal nutzen
• Altlasten managen: Historische Daten (2025 und älter) sauber integrieren

So läuft Ihr Kurs ab:

• Format: Online-Gruppenkurs via Zoom
• Ort: Bequem von zu Hause oder aus dem Büro
• Voraussetzung: Computer oder Laptop mit stabiler Internetverbindung und Lautsprecher/Kopfhörer
• Interaktion: Fragen können direkt im Chat gestellt werden
• Aufzeichnung: Versand der Aufzeichnung nach dem Kurs per E-Mail