Dokumenten-Archiv: Rechtssicher und GeBüV-konform ablegen

Deine Belege – revisionssicher und ordnungsgemäss archiviert! 

Das Ende des Geschäftsjahres bringt nicht nur Rechnungen, sondern auch Aufbewahrungspflichten nach der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) mit sich. Welche Unterlagen müssen 10 Jahre aufgehoben werden? Reicht ein Backup auf Dropbox oder SharePoint? Fehler in digitalen Ablagen können bei Revisionen zu bösen Überraschungen und Zeitverlust führen.

Was du lernen wirst:

• GeBüV-Grundlagen verstehen: Du weisst, wie Belege, Verträge oder Lohnabrechnungen wie lange aufzubewahren sind und was «unveränderbar» rechtlich bedeutet.
• Archiv effizient einrichten: Du kennst das Setup, verstehst das Berechtigungskonzept für sensible Daten und ermöglichst deinem Treuhänder automatischen Zugriff.
• Smarte Workflows anwenden: Du meisterst den Upload grosser Datenmengen und nutzt Schlagwörter sowie Such-Attribute und findest Dokumente sofort wieder.
• Compliance und Export sicherstellen: Du nutzt die Volltextsuche effizient, vermeidest Dubletten und exportierst deine Daten korrekt.

Dein Mehrwert auf einen Blick:

• Rechtssicherheit: Erfülle die Anforderungen der Schweizer Gesetzgebung mit unserer GeBüV-zertifizierten Lösung.
• Zentraler Ort: Archiviere alle Dokumente an einem zentralen Ort: digital und jederzeit griffbereit.

Dieser Kurs richtet sich an Schweizer KMU, die ihre Administration digital, revisions- und rechtskonform zentralisieren wollen. Bitte beachte, dass das Dokumenten-Archiv erst ab dem Paket «Optima» verfügbar ist.

In diesem Kurs zeigen wir dir, wie du mit der bexio GeBüV-zertifizierten Archivierung unsichere Cloud-Lösungen ablöst und dein Unternehmen mit einem rechtssicheren Dokumenten-Archiv nachhaltig schützt, sodass du jederzeit die Kontrolle über deine Unterlagen behältst. Wir beginnen mit den rechtlichen Grundlagen und erklären, was die GeBüV von dir verlangt. Danach richten wir die Zugriffsrechte so ein, dass sensible Daten wie Lohnabrechnungen geschützt bleiben und binden deinen Treuhänder ein. Im Praxisteil lernst du die effizientesten Upload-Methoden, vom Monats-Batch bis zum Einzelbeleg und erstellst eine Struktur, in der du jedes Dokument in Sekunden findest. Zum Abschluss behandeln wir Speicherlimits, Löschvorschläge nach Ablauf der Fristen und den Datenexport.

Teil 1: Einleitung und rechtliche Grundlagen nach GeBüV

• Rechtsrahmen: Weshalb GeBüV-konformes Archivieren Pflicht ist
• Dokumententypen und Fristen: Was wie lange aufbewahrt werden muss
• GeBüV-Säulen: Die vier Kernprinzipien für sichere Geschäftsbücher

Teil 2: Setup und Berechtigungen

• Archivzugang: Direktzugriff, Navigation und Benutzerrollen
• Datenschutz steuern: Wer sieht was – Rechte sauber vergeben

Teil 3: Workflow und Funktionsmechanismen

• Upload-Strategien: Best Practice für neue Dokumente
• Technische Rahmenbedingungen: Limiten, Batch-Logik und Dubletten
• Organisation und Suche: Schlagwörter vs. Attribute optimal nutzen
• Altlasten managen: Historische Daten (2025 und älter) sauber integrieren

So läuft dein Kurs ab:

• Format: Online-Gruppenkurs via Zoom
• Ort: Bequem von zu Hause oder aus dem Büro
• Voraussetzung: Computer oder Laptop mit stabiler Internetverbindung und Lautsprecher/Kopfhörer
• Interaktion: Fragen können direkt im Chat gestellt werden
• Aufzeichnung: Versand der Aufzeichnung nach dem Kurs per E-Mail