Die Digitalisierung findet in verschiedenen Bereichen statt: In der Hardware (analoge Arbeitsumgebung), der Software (digitale Arbeitsumgebung), den Kompetenzen der Mitarbeitenden sowie der Unternehmenskultur. Während die ersten beiden Ebenen eher technischer Natur sind, sind die beiden letzteren eher menschlicher Natur. Doch weil auch Treuhänder für ihre Arbeit immer mehr von Maschinen und Technologien abhängig sind, beziehungsweise ihre Arbeit automatisiert wird, können die Ebenen kaum voneinander getrennt werden. Folglich muss die Digitalisierung auf allen Ebenen gleichzeitig vorangetrieben werden.
Schritt 1: Bauen Sie eine digitale Einheit
Erfolgreiche Ideen und Lösungen für die digitale Transformation haben ihren Ursprung oftmals in einem geschützten Raum. Das Team ist hier in der Lage, innovative Methoden und neue Projekte sowie Dienstleistungen in der Treuhandbranche zunächst losgelöst vom Unternehmen, der internen Kultur und gewachsenen Hierarchien zu entwickeln und zu testen. Neue Projekte und Geschäftsmodelle, die innerhalb des Unternehmens, also nicht in geschützten Räumen, entwickelt wurden, scheitern regelmässig, da sie oftmals durch klassische Denkweisen und Vorgaben geprägt sind. Zusätzlich unterliegen sie traditionellen Entwicklungsschritten und Kompromissen zwischen den Abteilungen. Freiraum und eine geeignete Test- und Umsetzungsmethodik gehören daher mit zu den wichtigsten Voraussetzungen, um mit neuen Vorgehensweisen innovative Konzepte in der Digitalisierung im Treuhandwesen zu testen und erfolgreich aufzubauen.
Noch einen Schritt weiter geht die Gründung einer Digitaleinheit, die als eigenes «Eco-System» arbeitet. Lösungsansätze lassen sich unvoreingenommen entwickeln und als Prototyp in Echtzeit an Mandanten testen. Ausschliesslich erfolgreich getestete Ideen werden weiterentwickelt und in das Unternehmen übertragen. Auf diesem Weg wird bereits im Vorfeld sichergestellt, dass die entwickelte Idee erfolgreich ist und damit Rentabilität und Umsatz steigert. Möglichen Vorbehalten gegen «Neues» im Unternehmen wird so entgegengewirkt.
Schritt 2: Digitalisierung ist Chefsache
Als CEO Ihrer Treuhandfirma haben Sie es in der Hand, den Digitalisierungsprozess voranzubringen. Digitalisierung ist der nächste Megatrend und es ist klar: Was digitalisiert werden kann, wird auch digitalisiert. Dies greift tief in sämtliche Prozesse eines Unternehmens ein, ändert die Arbeitsverfahren, die Kommunikation oder das Kauf- und Mandantenverhalten massiv. Der einzige im Unternehmen, der Entscheidungen von dieser Tragweite fällen und die Anwendungen neuer Methoden durchsetzen kann, sind Sie als Geschäftsführer. Daher lautet eine der wichtigsten Regeln, dass die Möglichkeiten der Digitalisierung nicht nur auf höchster Ebene erkannt und verstanden, sondern auch von dort mit Nachdruck vorangetrieben werden müssen.
Schritt 3: Fördern Sie digitale Kompetenzen
Die Digitalisierung wird das Anforderungsprofil für Mitarbeitende im Treuhandwesen langfristig stark verändern, vor allem im Bereich der Sachbearbeitung. Nur Treuhänder, die ihre Mandanten frühzeitig schulen und diese auf die sogenannte «Digitalisierungsreise» mitnehmen, bleiben langfristig wettbewerbsfähig. Also gilt es, offen im Team zu kommunizieren und den Mitarbeitenden Weiterbildungen rund um digitale Kompetenzen anzubieten. So verlieren weder die Mitarbeitenden noch das Unternehmen den Anschluss. Verpassen Sie es daher nicht, Ihre Mitarbeiter Schritt für Schritt an den «Digital Workplace» in der Wolke heranzuführen. Fördern Sie Workshops und Schulungen, um Ihren Mitarbeitern Vorteile der digitalen Transformation aufzuzeigen. Angepasste Office-Anwendungen wie Office 365, Slack als Kommunikationstool oder Facebook und Twitter für die Verteilung von News sind hierbei nur einige Beispiele der möglichen Digitalisierung im Treuhandbereich. Dies verlangt aber vor allem ein Umdenken im Führungssystem. Denn nicht alle Mitarbeiter wünschen sich eine digitale Veränderung. Viele stehen ihr zunächst eher skeptisch gegenüber und fragen sich, wieso bestehende Strukturen verändert werden sollten, wenn doch alles reibungslos funktioniert? Es ist daher Ihre Aufgabe, Ihre Mitarbeiter zu überzeugen, indem Sie als gutes Beispiel voran gehen.
Schritt 4: Hören Sie auf Ihr Umfeld
Treuhänder, die ihre Geschäftsprozesse erfolgreich digitalisieren wollen, profitieren vom frühzeitigen Einbezug ihrer Mandanten, Partner und Geschäftskollegen. Wenn diese bereits digitale Prozesse aufweisen, können Schnittstellen geschaffen werden. Mandanten und Partner können aber auch für zündende Ideen sorgen, sodass dank Vernetzung im Ökosystem neue Mehrwerte entstehen können. Möglicherweise eröffnen sich für Sie auch komplett neue Business-Modelle, die Sie zukünftig anbieten können. So können beispielsweise bereits mit einer Scan-App, Google Drive und einem innovativen Verbuchungssystem schon viele Prozesse digitalisiert werden. Weiter sollten Digitalisierungsprojekte so gewählt werden, dass Ertragsquellen erschlossen werden und so möglichst schnell zur Umsatzgenerierung beitragen können, beziehungsweise Kosten reduzieren. Die Praxis zeigt, dass bereits einige Treuhänder schnell eine weitere Firma gründen und diese neu positionieren, um neue Kunden zu akquirieren und bestehende nicht zu verwirren.
«Treuhänder, die ihre Geschäftsprozesse erfolgreich digitalisieren wollen, profitieren vom frühzeitigen Einbezug ihrer Mandanten, Partner und Geschäftskollegen.»
Schritt 5: Schaffen Sie Raum für Kreativität
Je digitaler die Welt wird, desto wichtiger werden Zeiträume, die vom Digitalen losgelöst sind. Sogenannte Offline-Zonen helfen den Mitarbeitenden zu entschleunigen und Grenzen zu ziehen. Offline-Zonen schaffen Arbeitsplätze, die den Bedürfnissen der «Offliner» entgegenkommen. Eine weitere Möglichkeit ist das Prinzip des Remote Working, welches auch immer mehr im Treuhandwesen zu finden ist. Oder lassen Sie Ihre Mitarbeiter doch einfach mal in einem Co-Working-Space arbeiten. Dort können durch den Austausch mit Startups zündende Ideen entstehen.
