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Qu'est-ce qu'un ERP (PGI)? Et qu'est-ce qu'un système ERP?

ERP signifie Enterprise Resource Planning (Progiciel de gestion intégré, ou PGI). Cet outil permet aux entreprises de simplifier les processus commerciaux. Découvrez ce à quoi correspond exactement un ERP, ce dont un système ERP est capable et comment faire profiter votre entreprise d'un logiciel de ce type.

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Que signifie ERP?

L'ERP (abréviation de Enterprise Resource Planning) est la planification stratégique et le contrôle des ressources dans une entreprise. Parmi les ressources les plus importantes d'une entreprise figurent le capital, les moyens de production et les collaborateurs.

Qu'est-ce qu'un système ERP?

Un système ERP est avant tout un logiciel conçu pour refléter tous les domaines et processus de l'entreprise. Le système sert de base de données centrale dans laquelle toutes les informations pertinentes pour l'entreprise sont enregistrées et gérées – au niveau des différents services et même des différents sites. Un système ERP doit ainsi offrir une bonne vue d'ensemble de l'entreprise.

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Les systèmes ERP ont généralement une structure modulaire, ce qui permet de couvrir tous les domaines de l'entreprise, de la gestion des marchandises à la comptabilité en passant par les ressources humaines.

Principaux avantages d'un système ERP:

  • Avoir une vue d'ensemble de l'entreprise
  • Les données ne doivent être saisies qu'une seule fois et sont disponibles pour tous les utilisateurs – quel que soit le site ou le service.
  • Simplification, voire automatisation, des processus de travail répétitifs
  • Une gestion fiable des données

Objectifs d'un système ERP

Dans la mesure où un logiciel ERP permet de représenter tous les domaines d'activité, données et processus de manière centralisée, il fournit une bonne vue d'ensemble de l'entreprise.

Les principaux objectifs:

  • Les processus commerciaux peuvent être optimisés ou simplifiés.
  • Utilisation plus efficace des ressources entraînant une réduction des coûts.
  • Meilleures transparence et flexibilité au sein de l'entreprise, pour une plus grande réactivité en cas de changements (sur le marché par exemple).
  • Plus grande compétitivité grâce à des optimisations et à une réduction des coûts.

Que permet un système ERP?

Les systèmes ERP sont nombreux et se distinguent par l'étendue de leurs fonctionnalités. Le choix du système ERP le mieux adapté à votre entreprise dépend de vos exigences spécifiques. Ceci étant dit, les fonctions ERP de base sont les suivantes:

Fonctions ERP de base:

De nombreux systèmes ERP sont par ailleurs conçus de manière à ce que des modules puissent être ajoutés en fonction des besoins.

Il est bien sûr possible d'utiliser des logiciels distincts pour toutes ces fonctions, mais on perd alors précisément les avantages qu'offre un système ERP: une vue d'ensemble de toute l'entreprise et une base de données dans laquelle toutes les informations peuvent être gérées et administrées de manière centralisée.

Fonctions ERP: l'exemple de bexio

bexio est un logiciel de gestion complet basé sur le web, qui offre en un seul système les fonctions ERP les plus importantes pour les PME:

Offres, factures et commandes clients

Dans bexio, vous pouvez créer des offres, des factures et des commandes. Le traitement des commandes est évidemment lié à toutes les autres fonctions de bexio. Ainsi, les données de contact peuvent être insérées dans un document en un seul clic. De même, les produits et services peuvent être enregistrés dans la gestion des produits. En savoir plus sur le logiciel de facturation.

Gestion des stocks

Dans bexio, les commandes et les factures sont liées à la gestion des stocks, ce qui permet d'effectuer automatiquement des mouvements de stock après réception d'une commande. Ainsi, vos stocks sont à jour et vous gardez toujours une vue d'ensemble. Grâce aux intégrations de nos partenaires, votre plateforme d'e-commerce peut également être intégrée sans problème à bexio. En savoir plus sur la gestion des stocks.

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La gestion des stocks dans bexio.

Saisie de temps et projets

Une fonction particulièrement pratique pour les prestataires de services! Lorsque vous créez une commande, vous pouvez générer directement un projet à partir de celle-ci et l'attribuer à un collaborateur. Le collaborateur peut ensuite saisir les heures qu'il a consacrées au projet dans bexio ou à l'aide de l'application mobile bexioGo. Une fois le projet terminé, la facture peut être établie directement à partir des heures saisies, puis envoyée au client. En savoir plus sur la saisie du temps et la gestion de projet.

Comptabilité

Dans bexio, la comptabilité est reliée à tous les autres volets importants du logiciel, ce qui permet de simplifier ou d'automatiser de nombreuses étapes de travail. Ceci permet par exemple de comptabiliser automatiquement les factures (débiteurs) créées dans bexio. En savoir plus sur le logiciel de comptabilité.

Les fiches de salaire peuvent être générées en un clic pour tous les collaborateurs. Grâce à l'interface e-banking, il est également possible de procéder directement au paiement des salaires. En savoir plus sur la comptabilité des salaires.

CRM

Le CRM (abréviation de Customer Relationship Management) de bexio est lié à toutes les fonctions et domaines du logiciel, ce qui permet de simplifier, voire d'automatiser, de nombreux processus de travail. Dans la vue détaillée d'un contact, vous pouvez voir en un coup d'œil tous les éléments importants: les documents pertinents comme les offres, les commandes ou les factures, projets et temps saisis, notes et plus encore. En savoir plus sur le logiciel CRM.

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CRM bexio

Evolutif grâce aux intégrations

bexio travaille avec plus de 60 partenaires dont les applications peuvent être intégrées dans le système. Le logiciel peut ainsi être étendu de manière flexible, si votre entreprise se développe et que vous avez besoin de fonctions supplémentaires. Par exemple, si vous souhaitez synchroniser automatiquement les contacts avec votre logiciel de newsletter Swiss Newsletter, notre intégration vous permet de le faire très facilement. Voir toutes les intégrations.

Pour qui un système ERP peut-il être utile?

Cela dépend entièrement des besoins de chaque entreprise. Il faut savoir que les systèmes ERP ne sont pas uniquement destinés aux grandes entreprises et qu'ils peuvent être également utiles aux petites entreprises.

Alors que les grands groupes utilisent depuis longtemps des systèmes ERP en Suisse, seule une PME sur cinq y a recours jusqu'à présent, bien qu'il existe désormais des logiciels ERP spécialement conçus pour répondre aux besoins des PME.

Les entreprises qui vendent des produits peuvent notamment profiter d'un système ERP à un stade très précoce par rapport aux prestataires de services. En effet, il est essentiel de disposer de processus efficaces (pour la gestion des commandes et des stocks, par exemple) pour que l'entreprise soit rentable.

Lorsque les processus deviennent plus complexes (en cas de transfert manuel et fastidieux d'un logiciel de gestion des stocks vers un logiciel de comptabilité, par exemple), l'utilisation d'un système ERP prend tout son sens. L'importation/exportation de fichiers Excel d'un logiciel à l'autre devient superflue, ce qui simplifie et fiabilise la concordance des données. Cette étape de travail peut même être automatisée pour certains processus.

Questions fréquentes concernant l'ERP

Quelle est la différence entre l'ERP et le CRM?

L'ERP (Enterprise Resource Planning) comme le CRM (Customer Relationship Management) visent à simplifier les processus d'entreprise. Un système CRM se concentre toutefois principalement sur les données clients et est utilisé en premier lieu par les équipes de vente, d'assistance à la clientèle et de marketing. Un système ERP, en revanche, se concentre sur les indicateurs financiers et sur la gestion et l'optimisation des ressources internes afin de réduire les coûts. En réalité, les fonctions se recoupent dans de nombreux logiciels. Ainsi, bexio offre à la fois les fonctionnalités d'un logiciel CRM et d'un logiciel ERP.

Un système ERP est-il avantageux pour mon entreprise?

Cela dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Cependant, si vous utilisez de nombreux logiciels distincts et que vous constatez que la synchronisation des données devient compliquée, l'utilisation d'un système ERP est fortement recommandée. Si elle est planifiée en amont, une start-up peut tirer profit d'un système ERP. Les processus peuvent être mis en place de manière optimale dès le départ, ce qui permet de poser les bases d'une croissance durable. En règle générale, les entreprises de production tirent profit d'un système ERP bien plus rapidement que les prestataires de services.

Quelles sont les fonctions ERP dont j'ai besoin pour mon entreprise?

Chaque entreprise a des besoins spécifiques. Le mieux est de commencer par faire une analyse de la situation dans votre entreprise: quelles sont les exigences actuelles que le système doit couvrir? En effet, il serait très ennuyeux que le nouveau système ne puisse pas répondre aux exigences existantes. Si vous êtes dans le secteur de la production, vous avez certainement besoin d'un logiciel ERP proposant au minimum la gestion des marchandises, la gestion des commandes et la comptabilité. Vous pourrez décider par la suite si d'autres fonctions s'avèrent nécessaires pour optimiser le développement de votre entreprise. N'oubliez pas de vérifier si le système ERP qui vous intéresse offre ces fonctions ou s'il est possible de les ajouter au moyen d'une intégration, par exemple.

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