Archive de documents – numérique et conforme à la législation
Respectez sans effort l’obligation légale de conservation selon l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). Archivez vos documents de manière sécurisée, au format numérique et sur le long terme – directement dans bexio.
L’archivage numérique avec bexio: comment ça marche?
Avec l’archive de documents de bexio, vous gérez votre archivage de manière simple, sûre et conforme à la loi. Les documents sont saisis au format numérique, conservés de façon inaltérable et protégés de manière optimale grâce à un hébergement en Suisse et à la certification ISO. Gagnez un temps précieux dans la préparation de vos révisions grâce à une base de données complète et automatisée.
Abordez chaque révision en toute sérénité
Respectez sans effort les strictes obligations suisses de conservation et protégez votre entreprise contre les risques de responsabilité.
- Archivez les documents commerciaux pertinents de manière inaltérable, traçable et pérenne, conformément aux exigences de l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico).
- L’archive de documents de bexio vous permet de conserver vos pièces en toute sécurité durant l’intégralité du délai légal de 10 ans.
- Grâce aux horodatages infalsifiables, chaque activité est enregistrée de manière exhaustive, ce qui garantit l’intégrité de vos données à tout moment.
Vos documents disponibles en tout temps et en tout lieu
Dites adieu aux classeurs poussiéreux et numérisez vos documents commerciaux en un seul endroit.
- Conservez vos factures, contrats et dossiers du personnel au format numérique afin qu’ils restent accessibles à tout moment dans un espace centralisé.
- Remplacez votre archive physique encombrante par un espace de données numérique sécurisé.
- Importez vos documents et fichiers par simple glisser-déposer afin d’alimenter votre archive de documents sans perdre de temps.
Les standards de sécurité les plus élevés pour vos données
Profitez d’une infrastructure dépassant largement les capacités des solutions de stockage cloud traditionnelles.
- Vos documents sont hébergés dans des centres de données suisses certifiés selon la norme de sécurité ISO 27001.
- A la différence des solutions cloud standard, bexio offre un environnement protégé contre toute manipulation, dans lequel les données ne peuvent pas être modifiées ni supprimées librement.
- Paramétrez les droits d’accès à tout moment afin de garantir que seules les personnes autorisées puissent consulter l’archive.
Organisation et efficacité pour vous et votre fiduciaire
Organisez vos documents de manière intelligente et optimisez la collaboration avec votre fiduciaire.
- Gardez une vue d’ensemble grâce aux dossiers et aux mots-clés, et retrouvez vos documents en quelques secondes à l'aide de la puissante recherche plein texte.
- Vos données restent à jour sans effort grâce aux suggestions de suppression automatique pour les documents dont le délai de conservation est expiré.
- Autorisez l’accès à votre compte bexio à votre partenaire fiduciaire pour lui permettre de préparer bouclages et révisions sur une base de données exhaustive.
Tout votre archivage numérique centralisé dans bexio
L’archive de documents est incluse dans les packs bexio Optima et Ultimate. Avec les droits super admin, vous pouvez facilement activer l'archive de documents en un clin d’œil dans les paramètres de votre compte bexio.
FAQ
Comment fonctionne l’archivage numérique?
Une archive numérique vous garantit une sécurité maximale et une totale conformité à l’Olico. Grâce à une infrastructure taillée sur mesure pour répondre aux exigences de l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, vos documents sont protégés: ils restent inaltérables, exhaustifs, traçables et accessibles à tout moment.
Avec l’archive de documents de bexio, vous réduisez sensiblement votre charge administrative. Vos données sont hébergées en toute sécurité dans des centres de données suisses certifiés ISO 27001. Elles bénéficient d’un environnement protégé contre les manipulations, bien plus sûr que les solutions de stockage cloud classiques. Retrouvez vos fichiers en un instant grâce à la recherche plein texte et aux mots-clés. De plus, l’accès direct pour votre fiduciaire via bexio facilite grandement la collaboration et la préparation des révisions.
Quels documents faut-il conserver pendant 10 ans?
En règle générale, la loi suisse impose un délai de conservation de 10 ans pour la majorité des pièces commerciales (factures, justificatifs, contrats). Les exigences pouvant varier selon votre branche et votre forme juridique, votre fiduciaire reste votre meilleur interlocuteur en cas d’incertitude. Vous pourrez définir ensemble quels documents doivent être enregistrés dans l’archive de documents pour répondre parfaitement aux critères de l’Olico.
Pour bien démarrer, découvrez dans notre cours comment configurer et utiliser l’archive de documents de manière optimale.
Comment utiliser l’archive de documents dans bexio?
L’archive de documents est incluse sans frais supplémentaires dans les abonnements bexio Optima et Ultimate. Activez l’option dans vos paramètres bexio et lancez immédiatement votre archivage conforme à l’Olico.
Quels fichiers peut-on déposer dans l’archive de documents?
L’archive de documents est votre espace de stockage numérique pour tous vos documents liés à l’Olico, des factures aux contrats. Vous trouverez plus de détails sur l’importation des données et les formats acceptés dans la Description des prestations: Archive de documents.
Ce que disent nos clients
Je peux désormais me consacrer entièrement à mon travail et à mes clients. Grâce à bexio, j'ai mon administration bien en main.
En tant que petite agence de Design, le temps et la vue d'ensemble sont des valeurs précieuses. Avec bexio, la comptabilité devient simple et pratique et laisse plus d'espace à la créativité.
Avec sa comptabilité automatisée, bexio allège notre gestion financière. Ce logiciel de gestion suisse nous a convaincu grâce à son service de qualité.
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