Archive de documents: conforme à la législation et à l'Olico

Vos documents archivés conformément aux règles et à l'épreuve des révisions!

La clôture de l'exercice comptable n'entraîne pas seulement des factures, elle implique également des obligations de conservation selon l'Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres comptables (Olico). Quels documents doivent être conservés pendant une période de 10 ans?

Une sauvegarde sur Dropbox ou SharePoint est-elle suffisante? Les erreurs dans les archives numériques peuvent entraîner de mauvaises surprises et une perte de temps lors de révisions.

Ce que vous allez découvrir:

• Comprendre les bases de l'Olico: vous connaissez la durée de conservation des justificatifs, des contrats ou des fiches de salaire et ce que signifie « inaliéable » sur le plan juridique.
• Établir des archives performantes: vous apprenez la configuration, saisissez le concept d'autorisation pour les données sensibles et autorisez l'accès automatique à votre fiduciaire.
• Utiliser des processus de travail efficaces: vous maîtrisez le téléchargement de données volumineuses, l’utilisation de mots-clés et d’attributs de recherche et retrouvez immédiatement des documents.
• Garantir la conformité et l'exportation: vous exploitez efficacement la recherche en texte intégral, évitez les doublons et exportez vos données de façon adéquate.

Vos avantages/ Votre valeur ajoutée en un coup d'œil :

• Conformité légale: respectez les normes de la législation suisse avec notre solution certifiée OIC.
• Position centralisée: archivez tous vos documents à un emplacement sous forme numérique et accessible à tout moment.

Cette formation s'adresse aux PME suisses qui souhaitent numériser leur gestion administrative, conformément aux normes de révision et à la législation en vigueur. Condition préalable: disposer d'un compte bexio (pack Optima ou Ultimate) ou être intéressé par ces fonctionnalités. Veuillez noter que l'archivage de documents n'est disponible qu'à partir du forfait «Optima»

Dans cette formation, nous vous expliquons comment substituer les solutions cloud non sécurisées par l'archivage certifié l'Olico de bexio. Cela garantit la protection à long terme de votre entreprise grâce à un archivage de documents conforme à la législation vous permettant ainsi de maintenir le contrôle sur vos documents en permanence. Nous débutons par les bases juridiques et vous détaillons ce que l'Olico exige de vous. Nous configurons ensuite les droits d'accès de manière à protéger les données sensibles telles que les fiches de salaire et impliquons votre fiduciaire. Dans le volet pratique, vous découvrirez les techniques de téléchargement les plus performantes, allant du lot mensuel au fichier individuel, et mettrez en place une organisation où chaque document sera accessible en quelques secondes. Enfin, nous discuterons des contraintes de capacité de stockage, Pour conclure, nous aborderons les limites de stockage, des suggestions de suppression une fois les délais écoulés, ainsi que de l'exportation de données.

​​Partie 1: Introduction et bases juridiques selon l'Olico

• Cadre juridique: pourquoi l'archivage conforme à l'Olico est obligatoire
• Types de documents et délai: ce qui doit être conservé et pour quelle durée
• Les bases de l'Olico: les quatre principes fondamentaux pour une comptabilité sécurisée

Partie 2: Paramétrage et autorisations

• Accès aux archives: accès direct, navigation et rôles des utilisateurs
• Surveiller la protection des données: qui voit quoi - définir explicitement les droits d'accès

Partie 3: Processus de travail et mécanismes opérationnels

• Stratégies de téléchargement: bonnes pratiques pour les documents récents
• Conditions techniques générale : contraintes, traitement par lots et doublons
• Organisation et recherche: exploitation optimale des mots-clés et des attributs
• Gestion des anciens dossiers: intégration adéquate des données historiques (2025 et précédentes)

Partie 4: Exportation et fin du contrat

• Exportation en masse: sauvegarder et archiver les données
• Résiliation: que devient l'archive?

Déroulement du cours:

• Format: cours collectif en ligne via Zoom
• Lieu: depuis le confort de votre domicile ou de votre bureau
• Conditions requise: ordinateur ou ordinateur portable avec une connexion Internet stable et haut-parleurs/casque
• Interaction: les questions peuvent être posées directement dans le chat
• Enregistrement: vous recevrez l'enregistrement par e-mail une fois le cours terminé