Der Lieferschein (oder Warenbegleitschein) ist ein Dokument, das jeder Warenlieferung vom Absender beigefügt wird. Er erfüllt zwei Hauptaufgaben: Er ermöglicht dir schnell zu prüfen, ob alle bestellten Artikel in der richtigen Menge angekommen sind. Gleichzeitig ist es der Nachweis für den Absender, welche Art und Menge an Ware versendet wurde.
Lieferschein: Definition & Vorlage
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Welche Angaben gehören auf den Lieferschein?
Es gibt keine Pflichtangaben, die der Lieferschein laut Gesetz enthalten muss. In der Praxis enthalten Lieferscheine oft die folgenden Informationen:
- Absender
- Empfänger (inkl. Lieferadresse)
- Auflistung der gelieferten Waren
- Versand- und Lieferdatum
- Ggf. Gewicht
- Ggf. Zusammenstellung und Anzahl der Pakete (z. B. Einzelstücke, Paletten)
- Ggf. Angaben zu Preis, Kommissionen
- Ggfs. Art der Lieferung (z. B. Spedition, Post, Kurier, Selbstabholung)
Lieferscheine für Wareneingang & Rechnungsprüfung
Ein Lieferschein ermöglicht eine schnelle Kontrolle beim Wareneingang:
- Der Lieferschein listet exakt auf, was im Paket ist. Der Empfänger kann direkt überprüfen, ob die gelieferte Menge mit der angekündigten Menge übereinstimmt.
- Kontrolle über Abteilungen hinweg: Der Lieferschein bestätigt dem Besteller, dass die Warenannahme die Lieferung erfolgreich geprüft und die bestellten Artikel ins Unternehmen übernommen hat.
- Da der Lieferschein beim Wareneingang kontrolliert wurde, kann die Rechnung später schnell abgeglichen werden, ohne die Ware erneut prüfen zu müssen.
Lieferscheine für die Logistik
Auch für die Lagerung und den Transport ist der Lieferschein nützlich:
- Wenn der Lieferschein getrennt von der Lieferung (z. B. digital) im Voraus übermittelt wird, kann er wichtige Daten wie Gewicht oder Verpackungsart liefern.
- Die Logistik-Abteilung kann diese Informationen nutzen, um Entscheidungen über den benötigten Lagerraum oder die Art des Transports zu treffen.
- Diese Details ermöglichen es Logistikern, im Voraus die ideale Lagerfläche (Grösse, Kühlung, Gefahrgut) und die optimalen Transportwege innerhalb des Lagers vorzubereiten.
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Wenn du regelmässig Lieferscheine schreibst, dann macht es Sinn, auf eine Software-Lösung zu setzen. Mithilfe der Business-Software bexio erstellst du Aufträge und Lieferscheine einfach und schnell. Dank hinterlegtem Adressbuch, vorgefertigten Textbausteinen und einer Auftragsbearbeitung, die nahtlos in deine Buchhaltung integriert ist, lassen sich zahlreiche Arbeitsschritte automatisieren. Ein weiterer Vorteil: Du kannst deine Lieferscheine individuell und professionell gestalten. Und deine Rechnung? Die erstellst du ganz einfach mit nur einem Klick direkt aus dem Lieferschein.
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