Le journal comptable et la tenue du journal expliqués simplement

Toute entreprise soumise à l'obligation de tenir une comptabilité doit tenir un journal comptable. Mais en quoi cela consiste-t-il au juste? Quels éléments doivent être enregistrés et quelles sont les dispositions légales applicables? Découvrez toutes les réponses à ces questions dans cet article.

À quoi sert le journal comptable?

Toute entreprise soumise à l'obligation de comptabilisation doit tenir une comptabilité conforme aux règles en vigueur. Pour ce faire, elle a besoin de différentes composantes telles que le livre de base (également appelé journal ou journal comptable), le grand livre et divers livres auxiliaires. La fonction du journal comptable consiste essentiellement à enregistrer une première fois toutes les pièces comptables. Celles-ci sont accompagnées d'une date, d'un texte comptable et d'un numéro de document. Pour que le bilan d'une entreprise puisse être établi correctement, les données enregistrées dans le livre de base ou le journal comptable doivent être transférées dans le grand livre pour la clôture de l'exercice.

Comment tenir un journal comptable?

Au début de chaque exercice, vous ouvrez le journal comptable sur la base du bilan d'ouverture: en passant des écritures d'ouverture, vous reprenez les valeurs du bilan au dernier jour de l'année précédente après compensation des bénéfices et des pertes. C'est sur cette situation que se baseront les écritures au journal qui viendront ensuite. Elles enregistrent chronologiquement les entrées et les sorties, conformément aux principes de la comptabilité en partie double.

Déroulement de base de la tenue du journal

La tenue du journal sous forme de tableau commence sur la gauche d'un document (électronique) par la date comptable d'un document. À droite de la date comptable, on trouve le numéro de référence du document comptable, le compte de débit et de crédit, une brève description ainsi que le montant.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de journal électronique issu du logiciel bexio.

Documents pour la tenue du journal

Les données de sortie comprennent, outre les documents de caisse ordinaires, les extraits de compte ainsi que les factures entrantes et sortantes. En tant qu'entrepreneur, vous êtes tenu de conserver tout document pertinent. En cas de contrôle fiscal, la personne responsable doit être en mesure de fournir immédiatement aux enquêteurs les documents demandés.

Cadre juridique de la tenue du journal

Le livre de base (ou journal, ou journal comptable) doit être tenu en respectant certaines directives afin que les données puissent être reportées de manière appropriée dans le grand livre. La base de la tenue d'un journal en bonne et due forme est la conservation appropriée des pièces comptables: «Jusqu’à la fin du délai de conservation, toute personne autorisée doit pouvoir, en tout temps et dans un délai raisonnable, consulter et vérifier les livres et les pièces comptables.» C'est ce que stipule le principe de conservation en bonne et due forme de l'Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, en abrégé Olico. L'article 958f du Code des obligations stipule en outre que les livres comptables et les pièces comptables doivent être conservés pendant une période de dix ans.

Un enregistrement complet, continu et correct de toutes les opérations commerciales est nécessaire. En effet, c'est seulement ainsi qu'il est possible de lire chronologiquement dans le journal comptable quand, comment et pourquoi des écritures ont été passées. Comme dans le livre de caisse, le déroulement des écritures dans le livre de base doit toujours rester retraçable. Conformément à l'interdiction d'effacer, les écritures erronées ne peuvent pas être simplement supprimées ou modifiées. Les erreurs doivent être corrigées par de nouvelles écritures ou des annulations. Dans les programmes de comptabilité, le journal doit être protégé en conséquence. Les commerçants doivent par ailleurs tenir le journal en temps réel, afin que le traitement comptable effectif puisse être attesté pour chaque période.