Vous faites peut-être partie de ces gens qui ont le goût du travail bien fait et qui ne s’arrêtent pas tant que tout n’est pas parfait? Mais soyons honnêtes – combien de temps perdez-vous ainsi pour toutes vos autres tâches? Si vous consacrez trop d’énergie à chaque sujet, il vous manquera du temps ailleurs. Résultat? Certaines tâches sont négligées, votre to-do list s’allonge, et vous avez du mal à suivre. Petit à petit, vous n'avez plus de plaisir à faire de ce que vous faites, car vous ne voyez plus le bout du tunnel. Si cette situation vous parle, poursuivez votre lecture! Nous allons vous présenter le principe de Pareto, aussi appelé règle ou loi des 80/20. Découvrez comment appliquer ce principe de manière à améliorer votre gestion du temps – pour vous et votre PME.
ℹ️ Vous avez sans doute déjà entendu parler de la loi ou du principe de Pareto, également connu sous le nom de règle des 80/20. Elle stipule que 80% des résultats peuvent être obtenus avec seulement 20% des efforts. Autrement dit, une petite part d’effort peut déjà produire un impact important.
Le principe de Pareto ne signifie pas qu’il faut se «tourner les pouces» ou laisser des tâches inachevées. Il s’agit simplement de viser le meilleur résultat possible avec l’énergie investie. Construire une maison à seulement 80%, par exemple, ne serait évidemment pas une bonne idée.
Selon ce principe, seuls 20% des clients peuvent générer 80% du chiffre d’affaires. Pour une entreprise, il est donc parfaitement logique de se concentrer sur ces 20% de clients les plus rentables.
Le principe de Pareto a plus de 100 ans. Il doit son nom à l’économiste italien Vilfredo Pareto, qui, au début du 20e siècle, a étudié la répartition des terres en Italie. Il a découvert que 80% des terres appartenaient à seulement 20% de la population. Il a ensuite observé que cette répartition déséquilibrée se retrouve dans de nombreux domaines: économie, gestion du temps, productivité, etc.
Comme avec l’exemple des clients et du chiffre d’affaires, la loi de Pareto s’applique parfaitement à la gestion du temps de manière à l'optimiser: cela signifie que 20% de vos efforts suffisent généralement à accomplir 80% de vos tâches. Inversement, les 20% restants nécessitent 80% de votre énergie pour être réalisés. Mais concrètement, qu’est-ce que cela veut dire? Nous allons vous donner plusieurs exemples pour illustrer l’application du principe de Pareto.
L’essentiel, avec cette méthode, c’est de vous concentrer sur ce qui compte vraiment et de gérer votre temps en conséquence. En fixant des priorités claires, vous avancerez plus vite – et surtout plus efficacement.
Le principe de Pareto peut s’appliquer à toutes les situations, dans tous les domaines – y compris dans la vie quotidienne. Voici un exemple concret qui permet de mieux comprendre la règle des 80/20.
Regardez dans votre garde-robe. Que voyez-vous? Est-elle plutôt pleine à craquer et en désordre, ou déjà organisée selon la fameuse méthode de Marie Kondo? Si vous appartenez à la première catégorie, la règle des 80/20 pourrait vous aider à faire du tri.
Commencez par vider entièrement votre placard. Ensuite, prenez chaque vêtement un par un et demandez-vous quand vous l’avez porté pour la dernière fois. Vous constaterez sûrement que vous portez 20% de vos habits pendant 80% du temps. Pourquoi? Parce qu’il s’agit souvent des pièces de base: un jean confortable, un t-shirt passe-partout, une chemise que vous aimez, des chaussures confortables, etc. D’autres vêtements, comme les robes ou les costumes, ne sont portés que 20% du temps – voire moins. Il arrive aussi qu’on accumule plusieurs variantes d’un vêtement favori… pour au final ne presque jamais les mettre. Ces deux cas de figure sont non seulement source de désordre, mais aussi une charge inutile pour votre budget.
Cet exemple montre bien comment la règle des 80/20 peut aussi s’appliquer à votre placard: pour réduire les achats inutiles, économiser de l’argent et mettre de l'ordre au quotidien.
Vous êtes en plein cursus universitaire ou en formation, et la période des examens approche à grands pas. Votre classeur déborde de contenus, les thèmes sont nombreux, et vous manquez cruellement de temps pour tout assimiler. Comment faire pour retenir l’essentiel? C’est simple: appliquez là aussi le principe de Pareto. Bien sûr, l’idéal serait de commencer à réviser suffisamment tôt et de se préparer aux examens comme il se doit, mais soyons honnêtes: dans la réalité, on s’y prend souvent trop tard. En appliquant la règle des 80/20 à votre session d’examens, voici ce que cela pourrait donner:
Identifiez les 80% du contenu qui sont les plus importants et les plus susceptibles d’être évalués, et concentrez-vous sur eux. Vous acceptez ainsi de laisser de côté les 20% restants, moins essentiels. Selon ce principe, vous maximisez vos résultats avec un effort ciblé, même si vous ne maîtrisez pas absolument tout.
Au-delà d’une bonne organisation dans la sphère privée, le principe de Pareto peut aussi être intégré efficacement dans le quotidien professionnel. L’objectif? Gagner en productivité, hiérarchiser ses tâches et optimiser l’usage de son énergie et de son temps.
Un exemple concret
Marianne Fuchs tient avec passion une petite pâtisserie artisanale qu’elle a ouverte il y a deux ans. Elle est fière de s’être lancée dans l’entrepreneuriat. Mais chaque fin de mois, le constat est le même: sa trésorerie reste tendue. Elle a conscience qu’elle doit repenser sa stratégie pour générer plus de chiffre d’affaires. Ayant déjà entendu parler de la règle des 80/20, elle décide de l’appliquer à son activité. Elle commence par analyser ses ventes.
Grâce à l’emplacement attractif de sa boutique, elle bénéficie d’un fort passage. Ses ventes les plus fréquentes ont lieu dans le courant de la semaine, surtout grâce à des produits simples comme des croissants au beurre ou des viennoiseries. Beaucoup de clients font un achat en passant, sur le chemin du travail, et dépensent de petits montants. Cela assure un flux régulier, mais les gâteaux plus élaborés et les petites pâtisseries haut de gamme restent souvent invendus – sauf le week-end.
Marianne se demande alors si elle répartit bien son temps et ses priorités. La confection des pâtisseries complexes lui prend beaucoup de temps en semaine, mais ne rapporte que peu, en dehors du week-end. Elle décide donc de réserver leur production uniquement pendant cette période et d’adapter son offre en semaine. Résultat: elle ne consacre plus que 20% de son temps à ces pièces sophistiquées, mais elles génèrent désormais près de 80% de son chiffre d’affaires grâce à leur prix plus élevé. Les croissants et petites viennoiseries, plus rapides à produire, sont maintenus mais génèrent des revenus plus modestes
Deux mois après ce changement, Marianne Fuchs est très satisfaite. Grâce au principe de Pareto, elle a pu optimiser son activité, mieux gérer son emploi du temps… et surtout: son commerce se porte bien.
Appliquer le principe de Pareto vous permet de mieux planifier votre temps, de ne pas vous perdre dans des détails inutiles et de conserver un bon niveau de concentration.
Ces avantages ne doivent pas faire oublier les limites du principe de Pareto.
Vous tenez un café au bord du lac. Un client commande 2 cafés, 1 tarte au citron et 1 croissant.
Vous servez uniquement les cafés et le croissant, car vous estimez qu’aller chercher et couper la tarte vous ferait perdre trop de temps. Résultat: votre client ne reçoit qu'une partie de sa commande.
Conclusion: certaines tâches, certains métiers ou certaines situations ne se prêtent tout simplement pas à l’application de la loi de Pareto.
Même si le fait d'appliquer la règle des 80/20 permet parfois de supprimer certaines tâches, la loi de Pareto ne signifie pas qu'il est inutile de relever les défis que vous pouvez rencontrer. L’objectif reste avant tout le tri des priorités et le recentrage de vos efforts.
Comme évoqué plus haut, l’enjeu du principe de Pareto est de hiérarchiser de manière structurée. Ceci étant dit, il est tout à fait possible de faire de mauvais choix dans cette priorisation. D’où l’importance de gagner de l’expérience, de remettre régulièrement sa méthode en question et de l’ajuster si nécessaire.
L’analyse ABC repose sur le principe de Pareto. Elle constitue un outil d’aide à la décision basé sur des données chiffrées. Elle est notamment utilisée pour classer les stocks en trois catégories: A, B et C. Ainsi: Les ressources de catégorie A sont essentielles à la réussite de votre entreprise. Elles doivent donc faire l’objet d’une attention particulière. Les ressources de catégorie C, en revanche, sont de moindre importance et ont moins d’impact sur votre activité.
L’analyse ABC est souvent appliquée dans la gestion des stocks. Concrètement, cela signifie que les produits de catégorie A sont des articles de grande valeur, qui génèrent environ 80% du chiffre d’affaires, mais qui sont peu stockés (environ 20% des quantités), car relativement peu demandés en raison de leur prix élevé. Les produits de catégorie C, à l’inverse, sont moins chers, donc plus demandés. Ils représentent environ 50% des quantités stockées, mais seulement 10% environ du chiffre d’affaires.
Vous êtes ébéniste par passion et vous stockez différentes essences de bois, afin que vos clients puissent choisir précisément le matériau qu’ils souhaitent pour leur meuble. Ces bois varient en qualité et en valeur.
Bois de catégorie A: Votre essence la plus chère, offrant une qualité supérieure.
Par exemple, vous devriez toujours disposer d’une quantité suffisante de bois de catégorie A, même si cette essence n’est demandée que dans environ 20% des cas. En effet, en raison de son prix d’achat élevé, ce bois a un impact significatif sur votre prix de vente – et donc sur votre chiffre d’affaires. Si vous ne pouviez pas honorer une commande en raison d’une rupture de stock, cela aurait un effet direct sur la réussite de votre entreprise.
A l’inverse, les stocks de bois de catégorie C ne nécessitent pas une attention aussi rigoureuse que ceux du bois A, car ils contribuent moins au chiffre d’affaires. Néanmoins, il reste important de maintenir un stock suffisant, car ce bois est le plus demandé par les clients grâce à son prix attractif.Visualisez vos indicateurs clés en un coup d’œil
De manière générale, l’analyse ABC vous permet de porter un regard plus précis sur vos produits, d’analyser vos ventes et d’optimiser vos niveaux de stock. Elle vous aide à éviter les ruptures, mais aussi les surstocks coûteux et les situations de stockage inutiles ou trop chronophages.
Texte original en allemand
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