Qu’il s’agisse d’un produit ou d’un service, le but d’une transaction commerciale est d’en tirer profit. L’entrepreneur doit ainsi comprendre, comment il tire profit de ses produits ou services et si sa stratégie est la bonne ou si elle doit être modifiée. Les entreprises doivent pour ce faire surveiller de façon constante les demandes et positions ouvertes résultant des ventes et des prestations et gérer le paiement de ces créances. Cela est rendu possible par la tenue d’une comptabilité débiteur.
L’entreprise obtient, grâce au bilan et au compte de profits et de pertes, de précieuses informations sur les chiffres obtenus. Elle pourra, à l’aide de ceux-ci, déterminer le bénéfice dégagé et faire des déclarations quant à ses liquidités. Cette partie de la comptabilité fournit la matière première du calcul des indicateurs économiques importants. Une tenue détaillée du livre auxiliaire offre à l’entreprise des avantages prépondérants en termes de collecte et d’exploitation des renseignements, se rapportant notamment aux clients dans le cadre des transactions commerciales.
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Les débiteurs et la comptabilité
Les débiteurs sont des clients de l’entreprise qui ne paient pas immédiatement lors du retrait du produit ou de l’obtention du service, mais qui disposent d’un certain délai pour le paiement de celui-ci. Ces acheteurs deviennent les débiteurs de l’entreprise fournisseur par l’acquisition de prestations fournies dans le délai fixe de paiement convenu.
La principale tâche des employés de ce département est de surveiller les livraisons de biens ou prestations de services aux partenaires contractuels, ainsi que les paiements associés et leur saisie. La comptabilité débiteur fait partie, dans le livre auxiliaire, de la comptabilité financière qui établit le grand livre de l’entreprise et fournit des chiffres importants concernant l’étendue de la réussite économique de l’entreprise sur le marché.
Gestion des créances et des informations – des outils de contrôle indispensables
Les paiements en suspend sont la contrariété par excellence d’une entreprise. En effet, les produits ou services impayés vont à l’encontre des objectifs financiers d’une société à but lucratif, à savoir le profit. Ils réduisent ce dernier, surtout si les factures restent impayées sur de longues périodes et qu’elles doivent, malgré des rappels restés infructueux, être amorties.
Bien que toute société dépende de ses clients et qu’elle à intérêt à maintenir de bonnes relations avec ces derniers, il faut garder à l’esprit que lorsqu’un client paye en retard cela peut avoir un impact négatif sur l’entreprise. Un délai de paiement long affectera toujours négativement la liquidité de l’entreprise, tout comme les liquidités disponibles à court terme. Cela peut notamment limiter la capacité d’action de l’entreprise ou rendre plus difficile une planification appropriée des investissements.
D’autre part, les biens ou services ont été livrés, fournis conformément au contrat, les factures correspondantes créées et correctement comptabilisées. Ceci augmente le montant du bénéfice dans le bilan, alors même que l’entreprise n’a pas encore obtenu un seul centime du client. La comptabilité attend désormais les paiements, afin de pouvoir enregistrer un profit non seulement théorique, mais bel et bien réel. De plus, le paiement non effectué génère une charge supplémentaire, car des rappels de paiement doivent être envoyés. Dans ce contexte, un logiciel de gestion d’entreprise adapté peut s’avérer utile. Bexio vous permet de générer des procédures de rappels automatisées pouvant être mises en œuvre au moment de votre choix. Vous économiserez ainsi un temps précieux.
Il est important pour une entreprise de disposer d’un outil de contrôle effectif. Un contrôle permanent et complet des encaissements permet à la comptabilité d’exclure les partenaires ne payant pas à la livraison des produits/marchandises ou encore de l’achat de services, ainsi que de réagir rapidement aux changements de comportement de paiement des clients. Les entreprises utilisent à cette fin la gestion des créances et des informations.
Ces informations sont généralement importantes à plusieurs égards pour les entreprises. Elles fournissent les bases décisionnelles essentielles aux collaborateurs. Les informations pertinentes pour la comptabilité débiteur consistent d’une part en des faits et chiffres actuels relatifs aux montants dus et, d’autre part, en des paiements effectués. L’entreprise peut ainsi comprendre quels sont les débiteurs qui respectent régulièrement et en temps et en heure leurs obligations, et ceux qui ne les respectent pas. Les collaborateurs compétents dans ce domaine disposent ainsi de la possibilité de prendre les mesures appropriées. Par exemple, la suspension des livraisons suivie par la rupture des relations commerciales avec le partenaire concerné, dans le cas où aucun autre arrangement à l’amiable n’a été possible.
Les collaborateurs de cette division de la comptabilité de l’entreprise assument ainsi une grande responsabilité dans la mesure où ils prennent des décisions pouvant affecter la situation financière de l’entreprise de façon permanente. La gestion des créances s’occupe, en cas de retard de paiement, du recouvrement des échéances identifiées par la gestion des informations à l’aide de l'encaissement et du contentieux, si nécessaire, juridique.
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