Rédige des avertissements professionnels

Tous les débiteurs ne paient pas leurs factures à temps. Le créancier peut rapidement se retrouver à court de liquidités si les cas se multiplient. Pour ne pas en arriver là, le créancier peut envoyer des rappels de paiement et des avertissements. Mais comment la procédure de rappel est-elle réglementée en Suisse, et que peux-tu entreprendre si les rappels ne mènent à rien?

Traitement juridique des rappels

En Suisse, la sommation n’est pas régie par la loi. Cela signifie qu’en tant que créancier, tu n’es pas obligé d’envoyer un rappel de paiement ni de mettre tes débiteurs en demeure après l’expiration du délai de paiement. Tu pourrais directement engager des poursuites. Toutefois, il s’avère généralement plus judicieux, notamment d'un point de vue financier, d’envoyer un rappel d'abord. Une procédure de poursuite peut être longue et coûter une bonne partie du montant réclamé. Tout cela, sans garantie de succès.

Procédure recommandée en cas de retard de paiement

La procédure habituelle et éprouvée en cas de comptes débiteurs qui restent ouverts comprend quatre étapes:

1. Rappel amical de paiement
2. 1er avertissement
3. 2ème avertissement (mise en demeure accompagnée de menaces de poursuites, de préférence par courrier recommandé)
4. Engagement de la procédure de poursuite

Forme et contenu

Il est recommandé d’envoyer les rappels de paiement et les avertissements par voie postale — afin qu'ils servent de preuve éventuelle. N’oublie pas qu’un discours amical et professionnel reste la meilleure stratégie pour récupérer ton argent. Il est préférable d'éviter de présenter tes excuses ou de proférer des menaces.

Contenu d'un avertissement:

Un avertissement se présente comme un courrier officiel et contient idéalement les éléments suivants:

• Nom et adresse du débiteur (adresse de facturation)
• Ton adresse d’expéditeur
• Lieu et date
• Numéro de facture
• Phrase amicale d’introduction
• Liste des factures ouvertes, y compris le montant total dû
• Nouveau délai de paiement

Les choses à éviter:

Les éléments contre-productifs suivants ne doivent pas figurer dans un avertissement:

• Menaces
• Excuses de ta part

Exemples de phrases convenant pour un avertissement

Rappel de paiement:

• «Il a sans doute échappé à ta vigilance, que tu ne t'es pas encore acquitté de ta facture du XX janvier 2016. Nous te prions dès lors de procéder à ce paiement dans les plus brefs délais».
• «Permets-moi d’attirer ton attention sur le fait que ta facture du XX janvier 2016 n'a pas encore été réglée. Veuille s’il te plaît procéder au paiement de celle-ci dans les plus brefs délais».

1er avertissement:

• «Malgré notre rappel de paiement du XX janvier 2016, tu ne t'es pas encore acquitté de ta facture d’un montant de CHF XXX. Veuille s’il te plaît régler cette facture d’ici la fin de cette semaine. Dans le cas où tu rencontrerais actuellement des difficultés de paiement, merci de prendre contact au plus vite».
• «Dans notre courrier du XX janvier 2016, nous t'avons rappelé que la facture (n°xxxx) d'un montant de CHF XXX.- reste impayée. Nous n’avons, à ce jour, encaissé aucun paiement correspondant à celle-ci. Nous te prions donc encore une fois de nous verser ce montant dans les plus brefs délais. Dans le cas où il t'est impossible de respecter ce délai, nous te prions de prendre contact au plus vite afin de trouver un arrangement de paiement».

2ème avertissement:

• «Nous avons déjà attiré ton attention à plusieurs reprises sur le fait que la facture d’un montant de CHF XXX.- reste impayée. Nous n’avons, à ce jour, encaissé aucun paiement correspondant à celle-ci. Nous te demandons une dernière fois, et te mettons en demeure, de t'acquitter de la facture n°xxxx d’ici au XX février 2016. Dans le cas contraire, nous mettrons en route une procédure de poursuites sans autre délai».
• «Tu n’as pas réagi à notre avertissement du XX janvier 2016 concernant la facture n°xxxx. Tu ne nous as pas non plus contacté d’une quelconque manière. Nous te demandons donc à nouveau, et te mettons en demeure, de remplir ton obligation de paiement d’ici au XX février 2016. Dans le cas contraire, nous nous verrions contraints d’entamer une procédure de poursuites».

Entamer une procédure de poursuites

En dernier recours, si tu restes sans nouvelles et que le paiement n’a toujours pas été effectué, tu entames une procédure de poursuite. En Suisse, la procédure de poursuite est réglementée par la Loi fédérale sur la poursuite pour dettes et la faillite (LP).

En remplissant le formulaire ad hoc, qui porte le nom de «réquisition de poursuite», tu lances officiellement la procédure. Ton débiteur reçoit ensuite un ordre de payer établi par l’Office des poursuites. Après avoir reçu l'ordre de payer, le débiteur dispose d’un délai de 10 jours pour former opposition. En agissant de la sorte, il conteste l’existence de la dette. C’est à présent à toi, en tant que créancier, de prouver que ta réclamation est légitime. Pour ce faire, tu ouvres auprès du tribunal compétent un dossier de réquisition de mainlevée et démontres l'existence de la créance. Par exemple, en présentant le contrat correspondant, conclu entre le débiteur et toi-même. L’Office des poursuites va continuer la procédure en lançant, soit une saisie d’actifs, soit une déclaration de faillite.

L’échéance peut différer en fonction du type de poursuite. Tu trouveras des explications utiles sur les délais et échéances, avec descriptions détaillées de toutes les étapes, ici: Délais et poursuites

Que faire si ta facture reste impayée?

Rappeler, d’abord amicalement, que la facture est encore ouverte. Si tu ne reçois pas la somme due, envoie un premier avertissement. Il sera suivi, au besoin, d’un second avertissement, accompagné d'une annonce de mise en demeure imminente. Envoie celui-ci en recommandé, pour servir de preuve éventuelle. En dernier ressort, tu entames une procédure de poursuite.