Was ist ein Lieferschein? Welche Angaben gehören auf den Lieferschein? Wozu benötigt man einen Lieferschein? Wir beantworten alle Ihre Fragen und zeigen Ihnen wie Sie Lieferscheine ganz einfach erstellen können: z. B. mit unserer kostenlosen Lieferschein-Vorlage für Word oder Excel oder noch einfacher online mit der Software bexio.
Lieferschein: Definition, Vorlage & Muster
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Was ist ein Lieferschein
Der Lieferschein ist ein Geschäftsbrief, für den es allerdings keine gesetzlich vorgeschriebenen Regeln für Inhalt und Form gibt. So ist heute neben dem Lieferschein in Papierform, der traditionell und schon sehr lange benutzt wurde, auch der elektronisch übermittelte Begleitschein gebräuchlich. Elektronische Lieferscheine werden sich vermutlich immer mehr gegenüber der Papierform durchsetzen.
Wird der Schein auf Papier erstellt, begleitet er die jeweilige Lieferung direkt, was ihm auch eine Bezeichnung als Warenbegleitschein oder Warenbegleitbrief eingetragen hat.
Dem Lieferschein vorangestellt ist häufig der Rüstschein. Er ist ähnlich aufgebaut und dient dazu, die Ware im Lager zusammenzustellen und für den Versand vorzubereiten.
Welche Pflichtangaben gehören auf den Lieferschein?
Der Lieferschein ist gesetzlich nicht definiert. Somit gibt es keine Pflichtangaben, die der Lieferschein laut Gesetz enthalten muss. Dennoch beinhaltet der Lieferschein in der Regel immer wiederkehrende Angaben. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel eines einfachen Lieferscheins:
Muster eines Lieferscheins
Zum Inhalt eines Warenbegleitscheins: Obwohl nicht gesetzlich vorgeschrieben, werden in der Praxis häufig die folgenden Elemente in einem Lieferschein notiert:
- Absender
- Empfänger mit Lieferadresse
- Auflistung der gelieferten Ware (inkl. Details zu den Positionen)
- Versand- und Lieferdatum
- ggf. Gewicht
- ggf. Zusammenstellung und Anzahl der Pakete
- ggf. Angaben zu Kommissionen
Nicht unüblich ist es, auch die Art der Anlieferung zu benennen. Dies kann etwa ein Hinweis auf die ausführende Spedition, den Einsatz der Post oder eines Kuriers sein. Auch der Vermerk der Selbstabholung ist an dieser Stelle möglich. Sehr häufig finden sich zudem das Gewicht der Lieferung sowie ihre Zusammenstellung auf den Lieferscheinen wieder: So wird dem Empfänger signalisiert, ob er mit Einzelstücken oder ganzen Paletten zu rechnen hat. Gelegentlich finden sich auf den Begleitpapieren auch Preise und Angaben zu Kommissionen wieder.
Lieferschein erstellen
Neben den klassischen Lieferscheinblöcken mit Blanko-Vordrucken, die handschriftlich ausgefüllt werden müssen, haben Sie folgende Möglichkeiten, um Lieferscheine zu erstellen:
Lieferschein-Vorlagen für Excel oder Word
Lieferschein-Vorlagen für Excel oder Word müssen manuell am Computer ausgefüllt werden. Alternativ können Sie die leeren Vorlagen auch ausdrucken und handschriftlich ausfüllen. Laden Sie unsere kostenlose Lieferschein-Vorlage für Word oder Excel herunter:
Lieferschein online erstellen
Eine gute Software wie bexio nimmt Ihnen die Arbeit ab: Fast alle Angaben können automatisch erstellt oder importiert werden. Zudem können Sie Ihre Lieferscheine individuell und professionell gestalten und Ihr Firmenlogo einfügen.
Wozu benötigt man Lieferscheine?
Lieferscheine oder Warenbegleitbriefe erfüllen eine Reihe wichtiger Aufgaben im Geschäftsverkehr:
Mit ihnen kann der Empfänger der Waren leicht überprüfen, ob sich die vom Versender angegebenen Waren auch wirklich in der angelieferten Sendung befinden. Diese Eingangskontrolle gewinnt vor allem in grossen Firmen an Bedeutung. Denn häufig ist der Besteller einer Ware nicht deren erster Empfänger im Unternehmen. Wird etwa ein Artikel von der Einkaufsabteilung bestellt, wird die georderte Ware in den meisten Fällen nicht dorthin angeliefert. Meist ist dafür eine andere Stelle in der Firma, wie zum Beispiel die Warenannahme, zuständig.
Sollten die detaillierten Angaben zu den bestellten Waren nicht beim Warenannehmer vorliegen, kann der Besteller mithilfe der Unterlagen überprüfen, ob seine Bestellung korrekt ausgeführt wurde. Denn er kann sicher sein, dass der Annehmende das Begleitschreiben kontrolliert hat und sich die Waren im Unternehmen befinden.
Wird der Warenbegleitbrief unabhängig von der Lieferung, etwa elektronisch übermittelt, liefern einzelne Angaben in ihm ausserdem wichtige Informationen für die Logistik, die aus Hinweisen über Gewicht und Verpackung zum Beispiel Schlüsse auf Lagerraum etc. ziehen können.
Die Rechnung einfach kontrollieren
Befindet sich nun die Lieferung samt Lieferschein beim Empfänger und ist auf Vollständigkeit kontrolliert worden, wird in einem nächsten Schritt die dazugehörige Rechnung eintreffen.
Da die Rechnung in aller Regel von der gelieferten Ware getrennt vorliegt, kommt nun dem Warenbegleitschein erneut eine wichtige Funktion zu: Zur Prüfung der zu begleichenden Rechnung muss nun nicht mehr die Ware selbst kontrolliert werden, sondern der bei Wareneingang kontrollierte Lieferschein dient als Prüfungsgrundlage. Dadurch wird sichergestellt, dass auch nur für tatsächlich gelieferte Ware bezahlt wird.
Wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?
Vom Gesetz her gibt es zwar keine bindenden Vorschriften für Lieferscheine, auch wenn sich eine Reihe von Angaben in der Praxis bewährt und deshalb durchgesetzt haben. Allerdings ist der Umgang mit Lieferscheinen in den Unternehmen nicht völlig frei zu gestalten.
Da sie zur Gruppe der Geschäftsbriefe gehören, ist der Umgang mit ihnen, etwa was die Dauer ihrer Aufbewahrung betrifft, nicht willkürlich, sondern richtet sich nach den allgemeinen Vorschriften im Umgang mit der Geschäftskorrespondenz. Dient der Lieferschein als Buchungsbeleg, dann gilt für diesen ohnehin dieselbe Aufbewahrungsfrist, die z. B. auch für Rechnungen gilt. Laut Schweizer Gesetz müssen Buchungsbelege 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
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Wenn Sie regelmässig Lieferscheine schreiben, dann macht es Sinn, auf eine einfachere Lösung zu setzen: Software! Mithilfe der Business Software bexio schreiben Sie Aufträge und Lieferscheine einfach und schnell. Denn dank hinterlegtem Adressbuch, vorgefertigten Textbausteinen und einer intuitiven Online Auftragsbearbeitung sparen Sie viel Zeit. Ein weiterer Vorteil: Sie können Ihre Lieferscheine individuell und professionell gestalten und Ihr Firmenlogo einfügen. Und Ihre Rechnung? Die erstellen Sie ganz einfach mit nur einem Klick direkt aus dem Lieferschein.
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