Die zentralen Bestandteile einer umfassenden Journalführung
Jedes Unternehmen muss eine ordnungsgemässe Buchführung vornehmen, zu der verschiedene Elemente wie das Grundbuch, das Hauptbuch und diverse Nebenbücher gehören. Das Grundbuch, auch Journal genannt, muss nach bestimmten Vorgaben geführt werden, damit die Angaben sachgerecht in das Hauptbuch übertragbar sind. Früher schrieb der Unternehmer seine Aufzeichnungen tatsächlich in ein physisches Buch, was jedoch mittlerweile kaum noch zur Anwendung kommt, da eine elektronische Buchführung um einiges effektiver ist. Im Wesentlichen bilden Journale die Basis für eine optimale Bilanz, in der ein Unternehmen zum Beispiel den Gewinn und die Materialkosten auflistet. Eine Journalführung kann mit einem speziellen Programm, wie zum Beispiel bexio, die Business Software für KMU, ausgeführt werden, in der die entsprechenden Posten wie beispielsweise Eröffnungsbuchungen einzutragen sind. Es kommt nicht selten vor, dass eine unsaubere Ausarbeitung des Journals zu einer unvollständigen Bilanz führt, die infolgedessen dem Inhaber einer Aktie der Firma nicht den wahren Wert anzeigt. Dies kann im schlimmsten Fall eine gesetzlich vorgeschriebene Bilanzprüfung bedeuten, die folgenschwere Strafzahlungen oder auch eine Insolvenz nach sich ziehen kann. Die Basis für eine ordentliche Führung eines Journals bildet das fachgerechte Aufbewahren von Rechnungsbelegen.
Im Gegensatz zur herkömmlichen Führung eines Journals ermöglicht eine elektronische Journalführung die automatische Übertragung der Daten aus dem Grundbuch in das weiterführende Hauptbuch. Dies erspart dem Nutzer einen erheblichen Zeitaufwand. Ausserdem werden die einzelnen Buchungen mit einer sehr geringen Fehlerquote vorgenommen, wodurch die abschliessende Bilanz mit einer weitaus höheren Wahrscheinlichkeit korrekt angelegt wurde. Besonders die zeitliche Ordnung der einzelnen Rechnungsbelege ist von entscheidender Bedeutung. Die Buchführung eines Journals startet immer mit der Eröffnungsbuchung und endet souverän mit einer Abschlussbuchung, die als letzte Buchung innerhalb eines Geschäftsjahres vorgenommen wird. Aufgrund der zeitlichen Einordnung ist die betreffende Person jederzeit in der Lage zu erkennen, wann ein bestimmter Vorgang gebucht wurde. Hierbei steht eine übersichtliche Darstellung im Vordergrund, wie sie zum Beispiel in bexio zu finden ist, wodurch folgenschwere Fehlbuchungen vermeidbar sind.
Der grundlegende Ablauf einer Journalführung
Eine Journalführung beginnt auf der linken Seite eines elektronischen Dokuments mit dem Buchungsdatum eines Beleges und endet ganz rechts mit der eingegebenen Belegnummer. Dadurch kann das Grundbuch tabellarisch dargestellt werden. Rechts neben dem Buchungsdatum steht die Journalnummer, gefolgt vom Soll- und Habenkonto sowie dem Buchungstext und dem Buchungsbeleg. Im Anschluss sind jederzeit laufende Buchungen ausführbar, die mit einer vorbereitenden Abschlussprüfung vorerst beendet werden. Zu den Ausgangsdaten zählen neben den klassischen Kassenbelegen auch Kontoauszüge sowie Eingangs- und Ausgangrechnungen. Der Unternehmer ist dazu verpflichtet, jeden relevanten Beleg aufzubewahren. Falls es zu einer angeordneten Steuerprüfung kommt, muss die verantwortliche Person in der Lage sein, den Ermittlern die angeforderten Datensätze sofort bereitzustellen. Nun kann errechnet werden, ob die einzelnen Buchungsvorgänge fachgerecht ausgeführt wurden. Im Falle einer nicht ordnungsgemässen Buchung kann es zu hohen Geldstrafen kommen. Die Führung eines Journals sollte daher im besten Falle mit einer dafür geeigneten Software geschehen, da dies allen beteiligten Personen viel Arbeit und Ärger ersparen kann. Für die meisten Betriebe und KMU reicht es, standardisierte Softwarelösungen zu gebrauchen, da diese alle notwendigen Funktionen beinhalten.
Zum Beispiel bexio, die webbasiere Business Software für Kleinunternehmen, verfügt über ein automatisiertes Journal, welches unter anderem die Möglichkeit bietet bestimmte Buchungen zu filtern und als Excel Datei zu exportieren. Testen Sie bexio jetzt kostenlos und unverbindlich für 30 Tage.
