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Timetracking
01. SEPTEMBER 2020

Optimieren Sie Ihre Prozesse mithilfe einer Zeiterfassung!

Gastbeitrag: Moritz Hofmann, clockodo

Wie digitales Projektmanagement mit einer Zeiterfassung gelingt – neben der täglichen Arbeit. Das Sammeln von Daten ist der Schlüssel zur gesamten Projektübersicht. Wer arbeitet woran? Wie viel Zeit und Budget sind bereits in ein Projekt geflossen? Wer kontinuierlich alle relevanten Daten sammelt, behält immer den Überblick und kann sein Unternehmen ständig optimieren.

Digitale Prozesse erleichtern den Arbeitsalltag

Stift und Papier für den Projektüberblick haben Charme, Tabellen und andere Dateien zur Umsatzerrechnung sind schnell erstellt. In solche Prozesse schleicht sich jedoch schnell der Fehlerteufel ein, Daten gehen verloren oder werden beschädigt, Mitarbeiter vergessen, wichtige Informationen weiterzugeben. Vorhandene Vorgehensweisen haben sich eingeschleift und es ist einfach für den Kopf, sich an diese zu halten. Sinnvoller fürs Unternehmen aber sind digitale Tools, die Mitarbeitern und Vorgesetzten Arbeit abnehmen.

Zeiterfassung: Einfaches Sammeln relevanter Daten

Das einfache Ein- und Ausstempeln ist die Grundfunktion einer Zeiterfassung. Das lässt sich auch auf Papier oder in Tabellendokumenten realisieren. Digitale Zeiterfassungen gehen viel weiter: Mit dem Stempeln kombinieren sie das Sammeln vieler weiterer Daten.

Einige Systeme zur Zeiterfassung nehmen zusätzlich zu den Arbeitszeiten auch Projektdaten mit auf: Wer arbeitet gerade an dem Projekt? Wie lange? Mit welcher Tätigkeit? Zu welchem Stundensatz? Wie viel Budget ist noch übrig? Wenn alle diese relevanten Daten an einer zentralen Stelle gesammelt und miteinander in Verbindung gebracht werden, entsteht ganz automatisch ein Gesamtbild.

Zusammengefasst sammeln Zeiterfassungen Daten wie Start und Ende der Arbeit, Pausen, Plus- und Minusstunden sowie Abwesenheiten. Eine Projektzeiterfassung nimmt zusätzlich gleichzeitig für die Zeiten jeweils auf, für welchen Kunden und welches Projekt diese getrackt werden sowie welche Tätigkeit ausgeführt wird. Sind Stundensätze und Budget hinterlegt, verrechnet die Software die gebuchte Zeit direkt mit dem Umsatz. Dadurch, dass jeder Mitarbeiter diese Einträge vornimmt, steht automatisch fest, welcher Angestellte welche Aufgabe durchgeführt hat.

«Die zeitbasierte Erfassung von Projektdaten kann jedem Unternehmen jeder Größe in jeder Branche dabei helfen, sich einen noch besseren Überblick über die eigene Arbeit zu verschaffen.»

Was bringen all diese Daten?

Viele Daten zu sammeln ist schön und gut. Eine digitale Software stellt diese direkt grafisch zusammen. Geschäftsführer, Projektleiter und die Mitarbeiter können sich die Daten jederzeit aufbereitet und gefiltert anschauen. Alle Projekte eines Kunden, alle Tätigkeiten eines Mitarbeiters, aufgewandte Zeit für eine bestimmte Aufgabe in einem Projekt – für Vorgesetzte und für Kunden lassen sich die relevanten Zahlen aufstellen. Diese Berichte können exportiert und auf dem eigenen Rechner gespeichert werden.

Aus den Zahlen lesen die Verantwortlichen dann ab, wie die Projekte laufen, an welcher Stelle es hapert und wie sie Aufträge in Zukunft anpassen. So erkennen sie frühzeitig, welche Tätigkeiten den zeitlichen Rahmen bereits erschöpft haben und wie viel Budget noch zur Verfügung steht.

Einige Systeme bieten außerdem Schnittstellen an, die die gesammelten Daten weiterverarbeiten. So übertragen Verantwortliche die Einträge aus den Berichten zum Beispiel direkt in eine Rechnungsanwendung, die eine versandfertige Rechnung erstellt.

Wer braucht eine digitale Projektzeiterfassung?

Jeder, der in seinen Ordnern häufig nach Zahlen sucht. Der mühsame Auswertungen in einer Tabellenkalkulation macht. Der seinen Kunden regelmäßige Statusberichte liefert. Der verschiedene Stundensätze für Mitarbeiter und Aufgabenbereiche ansetzt. Der jederzeit wissen möchte, ob sich seine Projekte noch im finanziellen Rahmen bewegen. Der seinen Kunden exakte Rechnungen stellen möchte.

Die zeitbasierte Erfassung von Projektdaten kann jedem Unternehmen jeder Größe in jeder Branche dabei helfen, sich einen noch besseren Überblick über die eigene Arbeit zu verschaffen. Die Kopplung mit der Arbeitszeiterfassung bietet darüberhinaus Daten zu Pausen sowie Überstunden der Mitarbeiter.

Die Zeiterfassung clockodo

Für bexio-Nutzer gibt es eine Schnittstelle in der Arbeits- und Projektzeiterfassung clockodo. Die Software funktioniert per App und PC, über eine Live-Stoppuhr oder das Nachtragen von Zeiten. Hier geben alle Mitarbeiter nicht nur ihre Arbeitszeitdaten ein, sondern wählen direkt ihre Projekte und Tätigkeiten aus. Sind für diese auch Stundensätze hinterlegt, erstellen sich automatisch Berichte mit dem aktuellen Umsatz. Von dort lassen sich die Einträge direkt zu bexio übertragen für eine schnelle Rechnungsstellung. Alle Daten sind jederzeit in der Cloud abrufbar, gespeichert nach deutschem Recht. Erfahren Sie mehr »

Moritz hoffmann clockodo

Moritz Hofmann

Moritz Hofmann ist Geschäftsführer bei der clickbits GmbH, die die Zeiterfassung clockodo 2011 an den Markt gebracht hat. Die Software wird immer weiter vorangetrieben, um aktuellen Anforderungen und Kundenwünschen gerecht zu werden. In dieser Zeit hat Hofmann sich zu einem Experten für Zeiterfassung entwickelt und möchte kleinen und mittleren Unternehmen den Einstieg in die Digitalisierung so leicht wie möglich machen.

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