04. SEPTEMBER 2019

Kommunikation im Zeitalter von WhatsApp und Slack

Hat Ihre Firma auch eine WhatsApp Gruppe, oder mehrere, in der sich Mitarbeiter austauschen? Ziemlich sicher. Die Frage ist nur, ob Sie eingeladen wurden. Kommunikation via Kurznachrichten gehört heute zum Alltag – privat wie beruflich. Für viele ist sie sogar wichtiger als Telefonieren. Doch wie nutzen Sie Instant Messenger wie WhatsApp für Ihr Unternehmen am besten und welches Chat-Tool ist das richtige für Sie?

Gastbeitrag von Your Sidekicks AG

Chat-Tools im Firmenalltag

Kurznachrichten gewinnen innerhalb von Teams immer mehr an Beliebtheit. Warum? Telefonate und das klassische “Hereinspazieren” beim Teamkollegen werden vermehrt als Unterbrechung und sogar Effizienzkiller wahrgenommen. Bei der E-Mail-Kommunikation ist die Reaktionszeit verzögert. Kurznachrichten via Messenger dagegen sind schnell und einfach.

Zusammen mit der Gewohnheit aus dem privaten Alltag werden so immer mehr Kanäle für Kurznachrichten auch im Firmenalltag benutzt. Häufig wird sogar das Smartphone hierfür eingesetzt. Ob für die inoffizielle WhatsApp-Gruppe von ein paar Mitarbeitern oder sogar als eigens von der Firma aufgezogener Kommunikationskanal.

Schnell werden also Kurznachrichten eingesetzt, um auf kurzem Wege etwas nachzufragen oder auch von unterwegs aus mit den Mitarbeitern zu kommunizieren. So können Fotos, Links, Videos, Informationen, Sprachnachrichten und sogar Standortinformationen mitgeteilt werden. Und das ganz ohne Zusatzkosten oder Verzögerungen.

Ein weiterer Vorteil neben der schnellen und einfachen Kommunikation ist auch, dass ältere Nachrichten archiviert und schnell gefunden werden können. Damit kann nichts mehr in Vergessenheit geraten.

Doch wie jeder Kommunikationskanal, ob neu oder alt, hat auch dieser einige Tücken.

Bei inoffiziellen Gruppen-Chats könnten Arbeitskollegen unabsichtlich ausgeschlossen werden. Auch die Geschäftsleitung ist in solchen Chats häufig nicht integriert. Je nachdem, kann auch fehlender Disziplin zu einem Überfluss an Nachrichten führen und sich damit negativ auf den Arbeitsalltag auswirken.

Ein weiterer Nachteil ist, dass Kurznachrichten im Gegensatz zu E-Mails weniger strukturiert abgearbeitet werden. Wenn der Empfänger in diesem Moment keine Zeit hat, rutscht die Nachricht nach unten und gerät schnell in Vergessenheit.

Trotzdem ist die Kommunikation über diesen Kanal in vielen Firmen bereits Realität und ein Kanal, der zunehmend an Bedeutung gewinnt, den es gilt zu strukturieren und zu nutzen.

«Schnell werden also Kurznachrichten eingesetzt, um auf kurzem Wege etwas nachzufragen oder auch von unterwegs aus mit den Mitarbeitern zu kommunizieren.»

So setzen Sie Messenger wie Slack oder Whatsapp im Unternehmen effizient ein

Für standortunabhängiges Arbeiten oder Arbeiten im Homeoffice ist ein Firmen-Chat kaum mehr wegzudenken. Finden Sie hier Tipps, wie Sie einen Firmen-Chat effizient nutzen können.

  • Erstellen Sie mindestens zwei Kanäle oder Gruppen: Einen für wichtige Nachrichten, die es zu lesen gilt, und einen für allgemeine Infos sowie lustige Beiträge.
  • Nutzen Sie die @Tag-Funktion um Personen spezifisch anzusprechen, damit diese direkt benachrichtigt werden.
  • Nutzen Sie die Mute-Funktion, um Benachrichtigungen in unwichtigen Kanälen abzustellen.
  • Schreiben Sie Arbeitsanweisungen für abwesende Mitarbeiter per E-Mail oder via einem Projektmanagement-Tool, damit man nicht alte Chatnachrichten durcharbeiten muss.
  • Die Verantwortung beim Senden von Nachrichten liegt beim Sender und nicht beim Empfänger. Das bedeutet, der Sender muss prüfen, ob die Info umgesetzt oder realisiert wurde.

Wahl der richtigen Plattform

Bei der Wahl der richtigen Plattform gibt es zwei Lösungen, welche je nach Firmenstruktur, Erwartungen und Einsatzbereichen Sinn machen. Für kleine Firmen oder Teams, die Chats nur minimal nutzen möchten, ist WhatsApp die richtige Wahl. Da WhatsApp bereits von den meisten Mitarbeitenden privat genutzt wird, entfällt eine Einführung ins Messaging-Tool. WhatsApp ist für kleine Gruppen und Gruppen mit einer klaren Chat-Policy daher ein effizientes und übersichtliches Tool. Für grössere Firmen und Teams empfehlen wir jedoch ein komplexeres Chat-Tool, um ein strukturiertes Arbeiten zu gewährleisten. Slack ist hier meist die erste Wahl. Slack verfügt über eine klare Channel-Struktur sowie das Arbeiten mit «Threads», welche eine übersichtliche Darstellung der Nachrichten bietet. Auch in grösseren Teams können porblemlos unterschiedliche Themen diskutiert werden. Alternativen wie Microsoft Teams und Chanty bieten ähnliche Funktionen. Alle drei Tools verfügen dabei über die Möglichkeit, auch Videokonferenzen zu halten

Vor- und Nachteile auf einen Blick

WhatsApp:

+ Einfache Umsetzung und schnelle Einführung, da es meisten schon privat von allen genutzt wird.
+ Intuitiv in der Nutzung – egal, ob Desktop App, Mobile App oder im Browser.
+ Gruppenchats sind schnell erstellt.

- Abgrenzung zwischen privaten und beruflichen Chats ist eine Herausforderung.
- Registrierung ist nur über eine Mobilnummer möglich. Alle Mitarbeiter müssen zustimmen.
- Bei hoher Chat-Frequenz kann es schnell unübersichtlich werden.
- Keine Möglichkeit, themenspezifische Threads zu führen.

Slack:

+ Erstellen von unterschiedlichen Themen-Channels möglich.
+ Möglichkeit Direct Messages zu versenden und einzelne Personen spezifisch zu «taggen».
+ Innerhalb eines Channels können Unter-Antworten erstellt werden.
+ Klare Abgrenzung zwischen privaten und beruflichen Chats möglich.
+ Auch für grössere Teams geeignet.

- Grössere Hürde zur Nutzung, da ein zusätzliches Tool eingeführt werden muss.
- Einführung einzelner Teammitgliedern kann u. U. zeitaufwändig sein.

Wir von Sidekicks haben uns letztlich für Slack entschieden, da durch die Betreuung von unterschiedlichen Kunden täglich mehrere Themen diskutiert werden (welche nicht immer das ganze Team betreffen) und dies durch die Channel Struktur von Slack optimal ermöglicht wird.

Tanja Cooke

Tanja Cooke ist Digital Marketing Manager bei Your Sidekicks AG. Was Sie am meisten an Digital Marketing fasziniert, sind die endlosen Möglichkeiten und das sich ständig verändernde Umfeld. Sie ist leidenschaftlich engagiert, ihren Kunden dabei zu helfen, sich im Digital-Marketing-Dschungel zurechtzufinden.

Larissa Eisele

Larissa Eisele begeistern die fast täglich neuen Möglichkeiten, welche das digitale Marketing zu bieten hat. Sie ist motiviert, ihre Kunden dabei zu unterstützen, ihre Marketingziele mit den Möglichkeiten des digitalen Marketing zu erreichen und die Ziele immer wieder zu optimieren.