24. Mai 2018 |

Tipps und Tricks rund um bexio: Teil 2

Buchhaltung

Mit bexio führen Sie Ihre Buchhaltung vollständig online und grösstenteils automatisiert. Wenn Sie beispielsweise Rechnungen oder Lieferantenrechnungen erfassen, werden die entsprechenden Debitoren- und Kreditorenbuchungen gleich für Sie erledigt. Mit bexio wird selbst die MWST-Abrechnung zum Kinderspiel.

Bevor Sie mit bexio durchstarten, können Sie ganz einfach Ihren Treuhänder einladen oder finden einen Treuhänder in Ihrer Nähe mit dem bexio Treuhänder-Verzeichnis. In den Einstellungen finden Sie die Funktion, Ihren Treuhänder per E-Mail einzuladen. 

In einem nächsten Schritt sollten Sie Ihren Kontenplan und Ihren Kontengruppenplan anpassen. Nach Ihrer Anmeldung hat bexio bereits automatisch einen Standard-Kontenplan für Sie anhand Ihrer Rechtsform für Sie hinterlegt. Sie haben jedoch die Möglichkeit, diesen ganz nach Ihren Bedürfnissen anzupassen.

Sind Sie aber vorsichtig mit unserem Systemkonten, die mit einem Schloss gekennzeichnet sind. Diese werden vom System her gebraucht wie z.B. für die MWST-Verbuchung und sollten daher nicht verändert werden. Dies kann sonst Ihre Buchhaltung durcheinander bringen.

Im Bereich «Buchhaltung» in Ihren Einstellungen finden Sie die Funktion «Steuersätze MWST». Hier können Sie Steuersätze überprüfen und gegebenenfalls neue erfassen.

Damit Sie nun die Buchhaltung in bexio vollständig und korrekt starten können, ist es unerlässlich, dass Sie die Eröffnungsbuchungen für die Bilanz-Konten erstellen. Dies erledigen Sie mit der manuellen Buchungsfunktion.

Für die Eröffnungsbuchungen raten wir Ihnen, mit Ihrem Treuhänder zusammenzuarbeiten.

Dokumentengestaltung

bexio vereinfacht Ihre tägliche Büroarbeit; unter anderem indem es Ihnen voreingestellte Dokumentenvorlagen bietet. Hier werden Ihre Firmendaten, die Sie vorab in den Einstellungen hinterlegt haben, automatisch übernommen.
In der Dokumentenvorlage haben Sie die Möglichkeit jeden Dokumententyp (Angebot, Auftrag, Rechnung, Lieferung, Gutschrift) individuell und gemäss Ihres Corporate Designs zu gestalten.

Auch Offerten erstellen Sie dank Vorlage und Datenimport (fast) automatisch mit bexio. Die nötigen Angaben wie Name, Datum und Zeitraum der Gültigkeit, Preise, Skonto oder Rabatt sowie Verweise auf AGB, falls vorhanden, können einfach ergänzt werden. Denn jeder Unternehmer weiss: Eine gut strukturierte Offerte ist sehr wichtig für eine Auftragsvergabe.

Mehr erfahren Sie auch im Blogbeitrag «Wie erstelle ich ein korrektes Angebot?».

Mit bexio erstellen Sie nicht nur professionelle Angebote. Auch Aufträge und Rechnungen erstellen Sie bequem in der Software.

Die Auftragsabwicklung erfolgt in bexio wie von Zauberhand. Sind Kontakte und Produkte bereits erfolgreich in bexio angelegt, erstellen Sie mit nur wenigen Klicks Aufträge. Ist dem Auftrag ein Angebot (bzw. eine Offerte) vorgelagert, geht die Auftragserstellung noch schneller. Mit einem Klick legen Sie einen neuen Auftrag aus dem Angebot an. Sämtliche Informationen werden von bexio automatisch übernommen. Damit sparen Sie wertvolle Zeit und können sich auf das konzentrieren, was Sie wirklich lieben.

Mit einem Klick werden auch aus Aufträgen Rechnungen oder Lieferscheine generiert. bexio übernimmt die Arbeit für Sie. Um eine Rechnung zu erstellen, müssen Sie lediglich das gewünschte Angebot öffnen und auf der rechten Seite die Basisaktion «Rechnung erstellen» auswählen. Es öffnet sich eine Modalbox, in welcher Sie auswählen können, welche Positionen des Auftrags in die Rechnung übernommen werden sollen.

Mahnwesen

Auch Zahlungserinnerungen verschickt bexio für Sie. Somit haben Sie alle offenen Rechnungen immer im Blick. Mahnungen können Sie in den Einstellungen automatisieren.

Wenn Sie Mahnungen automatisieren wollen, gehen Sie zu den Einstellungen und dort auf «Funktionen & Module» - «Mahnstufen». Hier legen Sie, ganz nach Ihren Wünschen, die Mahnstufen fest. Wenn Sie Mahnungen nur für einzelne Rechnungen vornehmen wollen, können Sie das in der jeweiligen Rechnung unter dem Reiter «Mahnungen» tun.

Erfahren Sie im nächsten Beitrag alles zum Teamviewer bei bexio.
Wir haben bei Tanja Bichler, Leiterin Support, nachgefragt.

Freuen Sie sich auf das Interview!

Finden Sie hier noch mehr Unterstützung:

Schauen Sie auch bei Youtube vorbei - dort finden Sie zahlreiche Hilfe- und Erklärvideos zur bexio Software. 

Oder besuchen Sie unsere kostenlosen Webinare. Weiter Informationen und die Termine finden Sie hier.

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