1. Mai 2018 |

Tipps und Tricks rund um bexio: Teil 1

So richten Sie Ihr bexio-Konto ein

Zu Beginn empfehlen wir Ihnen, Ihr Firmenprofil zu vervollständigen. Dieses finden Sie in den Einstellungen. Die dort hinterlegten Angaben erscheinen zum Beispiel in Ihren Angeboten und Rechnungen. Zu den Angaben gehören neben dem Firmennamen, dem Logo, auch Ihre Adresse, die Rechtsform Ihrer Firma sowie weitere Kontaktinformationen. Diese, in den Einstellungen hinterlegten Firmendaten, tauchen dann in allen Dokumenten automatisch auf. Somit müssen Sie zum Beispiel nicht mehr bei jedem Auftrag manuell Ihre Kontaktdaten hinterlegen.
Das erledigt bexio für Sie - automatisch. 

Die Einstellungen - ausgerichtet an Ihrer Firma

In den Einstellungen haben Sie unter «Pakete, Lizenzen und Benutzer» auch die Möglichkeit, Ihre bevorzugte Rechnungsart zu hinterlegen (Jahres- oder Monatsrechnung). Hier regeln Sie auch die Benutzerverwaltung. Denn mit bexio haben Sie die Möglichkeit, mehrere Benutzer zum Arbeiten einzuladen; zum Beispiel können so Ihre Mitarbeiter mit einem LogIn ebenfalls in bexio arbeiten. Sie als Superadmin können hier entsprechend festlegen, zu welchen Bereichen in bexio Ihre Mitarbeiter Zugriff haben.

Auch können Sie hier Ihren Treuhänder ganz einfach per E-Mail einladen. Geben Sie einfach die E-Mail Adresse Ihres Treuhänders ein oder suchen Sie im bexio Treuhänder Verzeichnis einen Treuhänder in Ihrer Nähe. Mit dieser E-Mail erhält Ihr Treuhänder anschliessend Zugang zu Ihrem bexio und kann Sie somit bei Fragen zur Buchhaltung und der Finanzen jederzeit gezielt und strategisch beraten.

Ebenfalls in den Einstellungen zu finden sind die Stammdaten der Produkte und Kontakte. Hier definieren Sie z.B. Produkteinheiten. Voreingestellt sind bereits die beiden Einheiten «Stück» und «Stunde». Falls Sie aber individuelle Einheiten hinterlegen möchten, wie zum Beispiel «Pauschal», können Sie dies hier tun. Auch für die Kontakte können Sie bereits verschiedene Daten wie Anrede, Kategorien etc. erfassen.

Hinterlegen Sie Ihr Bankkonto

Damit Sie von bexio vollumfänglich profitieren können, legen Sie in einem nächsten Schritt direkt Ihre Bank- und Zahlungskonten an. Dies erledigen Sie im Banking-Bereich. Damit sparen Sie sich künftig das manuelle Verbuchen von Zahlungseingängen und können Rechnungen direkt aus bexio abgleichen.

Erste Kontakte anlegen

Nachdem Sie Ihr Firmenprofil vervollständigt haben und ein Bankkonto hinterlegt haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, erste Kontakte in bexio zu erfassen.

Im Reiter «Kontakte» klicken Sie auf «Neuer Kontakt» und es öffnet sich eine Eingabemaske zur Kontakterfassung. Hier tragen Sie die Stammdaten zum gewünschten Kontakt ein, also Firmenname und -zusatz, Adresse, Postleitzahl und Ort.

In bexio unterscheiden wir zwischen Firmenkontakten und Privatkontakten. Je nach Auswahl stehen unterschiedliche Eingabemöglichkeiten zur Verfügung. So zum Beispiel das Geburtsdatum bei Privatkontakten. Bei Firmenkontakten wiederum können Sie zusätzlich die MWST-Nummer, Handelsregisternummer sowie die Anzahl der Mitarbeiter eintragen.

Im Feld «Kommunikation» tragen Sie weitere Angaben zur Kommunikation ein; Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Mobile- und Faxnummer sowie Website und Skype-Kontaktinformationen.

So legen Sie erste Produkte und Dienstleistungen an

Im Reiter «Produkte» hinterlegen Sie Produkte und Dienstleistungen. Sie können hier wie bei der Kontakterstellung die Eingabemaske nutzen oder Sie importieren Ihre Produkte mittels unserer Excel-Vorlage. Diese finden Sie in den Einstellungen unter dem Punkt “Import/Export”.

Neben den Stammdaten (Ware oder Dienstleistung, Produktname) legen Sie hier auch die Preise fest. Sie können zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis differenzieren. Ebenso MWST, Währung, Konto und Einheit legen Sie an dieser Stelle zum Produkt fest.

Mit dem Dashboard haben Sie alles im Blick

Das Dashboard zeigt Ihnen alle wichtigen Kennzahlen Ihres Unternehmens an und gibt Ihnen einen guten Überblick. Doch nicht nur Umsatzzahlen finden Sie hier, auch eine Kachel für den Kontakt zu bexio, falls Sie Unterstützung benötigen. Dort finden Sie beispielsweise einen Link zu unserem Hilfe-Portal. Sollten Sie einmal Hilfe benötigen und uns nicht erreichen, zum Beispiel am Wochenende, haben Sie hier eine Vielzahl an hilfreichen Beiträgen, die Ihnen weiterhelfen können.

Manchmal ist es nicht ganz einfach, Fragen am Telefon zu klären. Mit dem Teamviewer kann unser Supportteam auf Ihren Bildschirm zugreifen und sehen, was Sie sehen. So lassen sich spezifische Probleme meist schneller und einfacher klären.

Natürlich können Sie sich Ihr Dashboard ganz nach Ihren Wünschen einstellen. Dazu klicken Sie oben rechts auf «Dashboard bearbeiten». Nun können Sie die einzelnen Kacheln zu- oder abschalten und auch verschieben.
Damit Sie die Unternehmenskennzahlen im Blick haben, die Sie möchten.

 

Finden Sie hier noch mehr Unterstützung:

Schauen Sie auch bei Youtube vorbei - dort finden Sie zahlreiche Hilfe- und Erklärvideos zur bexio Software. 

Oder besuchen Sie unsere kostenlosen Webinare. Weiter Informationen und die Termine finden Sie hier.

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