27. November 2018 |

Nutzen Sie Ihr Sparpotenzial!

*Gastbeitrag von Gryps Offertenportal AG

Gründer kennen das Problem: Ressourcen und Budget sind knapp bemessen und oft auch nicht genau überschaubar. Während Fixkosten wie Büromiete oder Personalkosten klar kalkuliert werden können und der Fokus bei der Budgetierung auf der Kerntätigkeit liegt, wird das Sparpotential bei der Beschaffung von Infrastruktur, IT, Bürobedarf und Dienstleistungen oft gar nicht erkannt. Dazu ist eine Analyse der wichtigsten Bereiche entscheidend. Gryps Offertenportal weiss als Einkaufsexpertin im nicht-strategischen Bereich, wo Gründer einfach sparen können.

1. Digitalisierung in der Buchhaltung 

Bei einer web-basierten Buchhaltungs- oder Business Software wie von bexio müssen Daten nicht mehr abgetippt und Belege nicht mehr in Ordnern zum Treuhänder gebracht werden. Während traditionelle Treuhandbüros häufig noch jeden Beleg von Hand verbuchen, werden bei den fortschrittlichen Treuhändern die Belege gescannt und weitgehend automatisch verbucht. Treuhandfirmen mit einem hohen Digitalisierungsgrad können ihre Dienstleistung zu signifikant tieferen Kosten anbieten, da viel manuelle Arbeit entfällt.

2. Telefonie-Infrastruktur  VoIP und VoIP-Angebote

Im digitalen Telefonie-Zeitalter gibt es zwei Möglichkeiten für virtuelle Telefonie. Eine VoIP-Telefonanlage mit Inhouse-Server oder eine virtuelle, cloudbasierte Anlage. Eine allgemeine Regel, was kostengünstiger ist, gibt es nicht. Damit die Kosten im Rahmen bleiben, sollten folgende Punkte beachtet werden:

  • Höhe der jährlichen Wartungskosten
  • Kosten für einen neuen Telefonanschluss
  • Höhe der monatlichen Gesprächskosten, davon wieviel für Auslandsgespräche. Möglichkeit einer Monatspauschale mit unbegrenzter Anzahl an Gesprächen?
  • Welche Bandbreite für eine gute Sprachqualität? Oft wird eine zu hohe Bandbreite empfohlen. 
  • Können Anpassungen für neue Mitarbeiter etc. selbst vorgenommen werden oder entstehen dann immer Zusatzkkosten? 

3. Ordnung bei Software-Lizenzen und Verträgen

Software-Lizenzen, insbesondere wiederkehrende Softwaremieten, können ins Geld gehen. Es ist wichtig, die Übersicht zu behalten, die Wartungsverträge und die User-basierten monatlichen oder jährlichen Lizenzen zu prüfen. Das Ablegen aller Verträge in einem Ordner nach Bereich ist die Basis für eine Kostentransparenz. Sonst bezahlt man schnell doppelt. Da IT-Verträge und Software-Lizenzen automatisch weiterlaufen, wenn Sie nicht fristgerecht gekündigt haben, ist es ratsam, eine Inventarliste anzulegen und die Kündigungstermine zu terminieren.

4. IT-Infrastruktur prüfen

Das Angebot von Drittfirmen für Software, Hardware, Prozesse und Dienstleistungen ist gross. Eine klare Grenze, wann sich IT-Outsourcing für ein KMU lohnt, gibt es nicht. Hier spielen nicht nur die Kosten eine Rolle, sondern auch die Innovationsfähigkeit, Flexibilität und Ressourcenverfügbarkeit. Für Gründer ohne eigene IT-Abteilung ist das stetig wachsende Cloud-Angebot interessant. Damit können Sie Ihre Business-Applikationen (SaaS), den Desktop (DaaS) oder den Server (IaaS) auslagern. Security und Backup sind meist automatisch im Angebot enthalten. Gewisse spezialisierte Firmen bieten auch das Outsourcen des Netzwerkes oder der Printing-Infrastruktur (Managed Print Services) an. Eine Kostenaufstellung der benötigten Umgebung hilft zu entscheiden, was Ihr Unternehmen braucht.

«Gerade im Geschäftsalltag muss ständig darauf geachtet werden, Kosten zu sparen – von der Telefonanlage bis zur Versicherung.»

5. HR-Outsourcing

Für einen objektiven Vergleich der Personalkosten sollte man eine interne Vollkostenaufstellung vornehmen. Dazu zählen der Lohnanteil, Sozialversicherungskosten, Ausbildungskosten und die Infrastrukturkosten der HR-Mitarbeiter. Sie können mit einer HR-Auslagerung offene oder verdeckte Kosten einsparen und sich entlasten, wenn komplexe Situationen entstehen und indem Sie Zeugnisse, Arbeitsverträge, Löhne auslagern.

6. Coworking-Spaces nutzen

Gerade in Ballungszentren gibt es mittlerweile ein grosses Angebot an gemeinsam genutzten Arbeitsflächen mit Infrastruktur. Jungunternehmen können sich kurzfristig auf Tages- oder Monatsbasis zu günstigen Konditionen in einem Coworking-Space einmieten und so Fuss fassen, ohne langfristig bindende Mietverträge eingehen zu müssen. Weiterer Vorteil: der Austausch mit anderen innovativen Jungunternehmern

7. Versteckte Kosten kalkulieren

Nicht nur die kurzfristigen Beschaffungskosten sind zu betrachten, sondern auch Kosten für Betrieb, Wartung, Verbrauch, sowie zu erwartende Verbesserungen bei Leistung, Innovation, Flexibilität und Ressourcenbindung. Bei Dienstleistungen im Fest- oder Pauschalpreis sind zusätzlich auch die Stundensätze für Änderungen und Erweiterungen zu betrachten und zu vergleichen. Komplexe Produkte und Dienstleistungen erfordern persönliche Kommunikation zwischen Anbietern und Interessent, bevor die Offerte erstellt werden kann. Sonst ist die Gefahr gross, dass nicht die ideale Lösung angeboten wird.

8. Bis zu drei Offerten einholen und vergleichen 

Für jede Beschaffung von Infrastruktur und Dienstleistungen sollten Sie mindestens 2-3 Offerten verschiedener Anbieter vergleichen. Dabei sollten alle Anbieter die gleiche Basis zur Offertenstellung zur Verfügung haben, damit kann Gleiches mit Gleichem verglichen werden. Sie können den Aufwand für die Anbietersuche auch dem Offertenservice von gryps.ch delegieren. Mit rund 3200 registrierten Anbietern in der Schweiz und über 110 Produkt- und Dienstleistungskategorien kennt Gryps den Schweizer Markt sehr genau. Die Einkaufsexperten stehen Ihnen bei komplexen Anfragen wie z.B. im IT- oder Outsourcing-Bereich gerne auch telefonisch zur Verfügung. Der Offertenservice ist einfach: Produktkategorie auswählen und den Online-Fragebogen ausfüllen. Unser Kundenberater meldet sich telefonisch bei Ihnen, um ggf. weitere Punkte zu klären. Innert 2 Tagen melden sich 3 passende Anbieter für die Offertenstellung bei Ihnen. Dabei werden auch regionale Anforderungen berücksichtigt. Der Service von Gryps ist für Kaufinteressenten kostenlos.

9. Nach Preisnachlass fragen

Zögern Sie nicht, nach einem Preisnachlass zu fragen, Ihre Mitbewerber tun dies auch! Wird ein Anbieter allerdings bis an seine Schmerzgrenze oder darüber hinaus gepresst, so ist dies in der Regel keine gute Basis für eine gute Zusammenarbeit.

Gryps - das Offertenportal

Gryps - das Offertenportal

Gryps ist das grösste B2B-Offertenportal der Schweiz und bringt Kaufinteressenten mit Anbietern zusammen. Damit vereinfacht und beschleunigt Gryps den Einkauf für KMU. Aktuell sind auf gryps.ch 3’200 Schweizer Anbieter mit rund 110 B2B-Produkten und- Dienstleistungen registriert.

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