10. Januar 2019 | Disqus Kommentare

Remote Working: «Go digital»

Standort- und zeitunabhängiges Arbeiten wird für immer mehr Firmen ein grosses Thema. Ob im Zug, zwischen Kundenterminen, von Zuhause aus, Teilzeit oder einfach um möglichst rasch in einer neuen Stadt einen Mitarbeiter platzieren zu können: Die Herausforderung ist noch immer gross. Mit welchen Abläufen und Werkzeugen können wir unsere Arbeiten standort- und auch zeitunabhängig erledigen? Wir zeigen, welche Punkte sich aus unseren Erfahrungen als unerlässlich erwiesen haben.

*Gastbeitrag von Your Sidekicks AG

Wir zeigen, welche Punkte sich aus unseren Erfahrungen als unerlässlich erwiesen haben.

Zentrale Dateiablage immer aktuell und von überall erreichbar

Cloud ist die Lösung. Profitieren Sie von einer zentralen Dateiablage und horten Sie keine Dokumente oder Daten mehr lokal auf Ihrem Gerät. Dies ist nicht nur unsicher, falls Ihr Computer mal kaputt geht, es erschwert auch das Zusammenarbeiten. Viele grosse Firmen wie Microsoft, Swisscom oder Google bieten genauso wie selbst betriebene Cloud-Lösungen schnell eine Lösung. Das altbewährte «G: Laufwerk», welches nur mit VPN und schnellem Internet aus der Ferne geht, hat hier längst ausgedient.

Webbasierte Software und Plattformen

Es kann so einfach sein: Auf einem beliebigen Gerät Web-Browser öffnen, Link aufrufen, einloggen und schon hat man die aktuellsten Daten und kann direkt weiterarbeiten. Alle Änderungen sind direkt zentral im System und jeder im Team kann unabhängig arbeiten. Es gibt mittlerweile kaum einen Bereich mehr, bei welchem nicht mittels webbasierter Lösung gearbeitet werden kann.

Gemeinsames Bearbeiten statt mühsames Hin und Her Schicken von Anhängen

Wer kennt es nicht, das unübersichtliche, kommunikations-aufwändige und oft blockierende wie nervige Datei-Anhang-Ping-Pong. Arbeiten Sie mit jemandem am gleichen Text oder einer Tabelle, dann nutzen Sie eine cloudbasierte Lösung mit der Sie einen Link und/oder eine Freigabe zur gemeinsamen Bearbeitung schicken können. Sobald Sie sich daran gewöhnt haben, werden Sie nie mehr einen E-Mail-Anhang speichern, bearbeiten, zurückschicken und auf die angepasste Version warten wollen.

Bildschirmübertragung zur Routine machen

Bereits im Büro rutschen Sie Schulter an Schulter dicht vor den Bildschirm oder suchen ein Sitzungszimmer mit Bildschirm oder Beamer um etwas gemeinsam anzuschauen. Wie ist es erst, wenn Sie zeit- und ortsunabhänig arbeiten wollen? Oft ist man dann erst recht gehemmt etwas telefonisch zu besprechen. Mit einer Bildschirmübertragung ist das jedoch ganz einfach. Unzählige Kommunikations-Lösungen wie Skype, Google Hangout oder Slack bieten die Möglichkeit mit einem Klick den eigenen Bildschirm zu teilen. Probieren Sie es aus und gewinnen Sie so an Effizienz.

Transparente Aufgabenplanung und Kalender

Ist man gemeinsam im gleichen Büro, fliessen viele Informationen automatisch; man fragt kurz nach, man informiert. Aus der Ferne kann man das auch, muss dies aber aktiv machen. Deswegen ist es umso wichtiger, dass Aufgabenplanung, Arbeitsfortschritt und Kalender für alle transparent einsehbar und stets aktuell sind. Es geht dabei nicht primär um Überwachung, sondern schlicht um effizientes Arbeiten. Es ist einfach einsehbar, wann eine Person erreichbar ist.

Verläufe, Nachvollziehbarkeit und Qualitätskontrolle

«Bist Du nicht da, weiss ich nicht ob’s klappt.» Ich ertappe mich oft selbst bei diesem Bauchgefühl. Aber kann ich wirklich besser einschätzen wie gut jemand vorwärts kommt, der im gleichen Raum in einen Bildschirm schaut oder in der Ferne in einem anderen Büro? Diesem Gefühl kann man mit gezielter Qualitätskontrolle und Software mit Änderungs- verläufen abhilfe schaffen. Das Vier-Augen-Prinzip funktioniert auch bestens aus der Ferne, man muss einfach ein wenig konsequenter sein. Damit können Sie Ihr ursprüngliches Bauchgefühl schnell vertreiben.

Egal ob aus der Ferne oder im Büro - alle arbeiten gleich

Die Stolperfalle Nummer Eins sind Sonderlösungen für unterwegs. Achten Sie daher besser darauf, dass Sie für das Arbeiten aus der Ferne nicht separate Software oder Abläufe nutzen. Genau dieser Bruch zwischen der Arbeit im Büro oder unterwegs ist meistens schwierig. Nur wenn orts- und zeitunabhängiges Arbeiten für jeden im Team nutzbar sind, kann es funktionieren. Ansonsten bringt es keine Verbesserung im effizienten Zusammenarbeiten.

Fazit

Unsere Empfehlung: Gehen Sie Änderungen schrittweise an. Alles auf einmal umzusetzen ist auch nicht immer gut. Führen Sie Verbesserungen fortlaufend und sukzessive ein als einen schlagartigen Wechsel durchzuboxen. Führen Sie laufende "Firmen-Updates" für alles ein, nicht nur für Software. Dank der Smartphone-Nutzung sind sicher schon alle daran gewohnt, dass hier und da mal Updates kommen, bei denen immer wieder mal etwas verändert oder verbessert wurde.

*Jonas Felix ist Co-Founder und Managing Partner bei Sidekicks. Ganz jung startete er Ende der 90er Jahre in die Welt des Internets. Seit 2017 macht er mit Sidekicks Schweizer KMU zu digitalen Superhelden und gibt Ihnen Superkräfte im Online Marketing sowie für digitales Arbeiten.

*Ramon Keller beflügelt als erster Zürcher Sidekick und Unternehmer von ganzem Herzen das Online Marketing und digitale Arbeiten seiner eigenen Firmen sowie seiner Sidekick-Helden (Kunden). Für ihn steht die «conversion», die Umwandlung von einer unbekannten Person zu einem Kunden, und deren Analyse zur Optimierung im Vordergrund.