30. JANUAR 2020

Tipps & Tricks rund um bexio: Teil 11

Sie haben mit einem Kunden einen besonderen Rabatt vereinbart? Sie möchten jedem Kunden mit einer Bestellung über einem gewissen Warenwert eine Tafel Schokolade zur Bestellung mitschicken? Erfassen Sie diese Notizen ganz einfach als Memo in Ihrem bexio-Konto. Was genau Memos sind und wie Sie sie Schritt für Schritt anwenden, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

Egal, ob Sonderkonditionen, spezifischen Hinweise oder der Geburtstag – bauen Sie eine feste und langanhaltende Bindung zu Ihren Kunden auf und notieren Sie sich wichtige Hinweise direkt bei Ihren Kontakten.

Was sind Memos

Memos sind textbasierte Erinnerungen in den Dokumenten, die Sie an Besonderheiten einzelner Kundengruppen, Lieferanten oder Projekte erinnern. Erstellen Sie gerade den Kontakt für Ihren besten Kunden im Ausland und möchten sich Informationen zum vereinbarten Rabatt, der üblichen Zahlungskonditionen und eine Erinnerung an die Schokolade, die Sie immer mitschicken, hinterlegen? Mit Memos können Sie genau das!

«Dank Memos erinnert Sie bexio zum Beispiel beim Schreiben von Rechnungen an besondere Rabatte, Zahlungsfristen oder Währungen.»

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Flexibel: Halten Sie alles fest, woran Sie erinnert werden möchten.
  • Einfach: Memos sind wie virtuelle Post-it in Ihren Dokumenten.
  • Effizient: Verknüpfen Sie beliebig viele Kontakte mit einem Memo.

So verwenden Sie Memos in Kontakten

  1. Erfassen Sie eine neue Kontaktkategorie. Diese können Sie später den entsprechenden Kontakten zuweisen. Pro Kategorie haben Sie die Möglichkeit, mehrere Memos zu hinterlegen.
  2. Fügen Sie anschliessend die neu erstellte Kontaktkategorie den betreffenden Kontakten zu.
  3. Um ein Memo anzulegen, gehen Sie nun zur Übersicht Ihrer Kontakt-Kategorien. Diese finden Sie unter «Einstellungen» – «Alle Einstellungen» – «Stammdaten» – «Kategorien».
  4. Öffnen Sie eine Kategorie und klicken Sie auf «Memo hinzufügen».
  5. Erfassen Sie im Textfeld Ihren Text. Dieser wird als Erinnerung auf Ihrem ausgewählten Dokumenten angezeigt. Diese legen Sie im Feld «Sichtbar bei*» fest.
Abb.: Memos in Kontakten.
Abb.: Memos in Kontakten.

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