bexio hat einen der meist genannten Kundenwünsche erfüllt: Wir haben die manuelle Buchung in bexio erneuert. Ob neue Funktionen, Gruppenbuchungen oder Sammelbuchungen, wir zeigen die Verbesserungen der Buchungsmaske im Detail.
bexio vereinfacht bereits Ihre Buchhaltung durch verschiedene automatisierte Prozesse. Einige Geschäftsfälle müssen aber weiterhin von Hand gebucht werden: Beispielsweise Lohnbuchungen oder Kreditkartenbelege, die nicht über Nebenbücher oder aus dem Banking kommen. Diese Art der Buchung nennen wir bei bexio «Manuelle Buchung».
Dabei gehört die Verbesserung der Buchungsmaske zu einem der meistgeäusserten Kundenwünsche. Also haben wir die Art und Weise, wie manuelle Buchungen gemacht werden, überdacht: Ziel der überarbeiteten Buchungsmaske ist, sie zu einem professionellen Werkzeug für Experten zu machen und sie aber gleichzeitig einfach bedienbar zu halten. Sie können natürlich auch weiterhin mit der bisherigen Maske arbeiten; bis 31.7. werden beide Masken verfügbar sein.
Die manuelle Buchungsmaske im Detail
- Schnellerer Zugriff dank eigenem Menüpunkt: Sie finden die neue Buchungsmaske in der Navigation direkt unter «Buchhaltung».
- Übersichtlichere Darstellung auf einer Zeile: Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, haben wie alle relevanten Informationen auf einer Zeile zusammengefasst.
- MWST-Angabe: Neu kann auf jeder Zeile die MWST einzeln angegeben werden.
- Fremdwährungen: Buchungen können mittels eines Umrechnungskurses auch in anderen Währungen gemacht werden. Falls Sie eine Buchung in einer anderen Währung als Ihrer Stammwährung machen, können Sie neu die Währung auswählen – der hinterlegte Wechselkurs wird direkt vorgeschlagen, Sie können diesen natürlich auch überschreiben. Falls Sie lieber die beiden Totale eintragen, berechnet bexio den Wechselkurs für Sie.
- Belege anhängen: Sie können Belege als Files direkt an Ihre Buchung anhängen. So finden Sie sie schneller, wenn Sie etwas nachschauen müssen. Ein Klick auf die Büroklammer öffnet den Dialog, über welchen Sie Dokumente entweder direkt hochladen oder aus ihrem bexio-Posteingang importieren. Wir öffnen angehängte Belege immer in einem neuen Fenster, um die Eingabe zu erleichtern. Das ist ein erster Schritt, um den Umgang mit hochgeladenen Dokumenten in bexio zu verbessern. Bei Gruppenbuchungen können Sie für jede Zeile einen Beleg anhängen, bei Sammelbuchungen auf der ersten Zeile.
- Vorlagen: Wenn Sie gewisse manuelle Buchungen regelmässig vornehmen, legen Sie am besten eine Vorlage an. Rechts unten finden Sie dazu ein Menü, mittels welchem Sie den momentanen Zustand der Buchungsmaske als Vorlage speichern können. Sobald Vorlagen bestehen, sehen Sie oben rechts ein Dropdown-Menü, in welchem Sie Vorlagen anwenden oder löschen können. Bestehende Vorlagen können nicht automatisch übernommen werden.
- Letzte manuelle Buchungen: Die letzte manuelle Buchung wird unterhalb der Buchungsmaske als erster Eintrag in der Liste angezeigt. Dies gibt Ihnen schnellen Zugriff auf die letzten manuellen Buchungen. Die vollständige Liste finden Sie nach wie vor im Journal.
Tastatur-Befehle in der manuellen Buchungsmaske
Um das Buchen zusätzlich zu beschleunigen, haben wir eine Reihe von Tastaturbefehlen eingeführt: Am schnellsten navigieren Sie in der Buchungsmaske mit der Tabulatortaste («tab» bzw. «shift + tab» um zurückzuspringen). Sobald der «Buchen»-Button blau wird, können Sie buchen. Entweder indem Sie auf den Button springen oder aber direkt mit der Tastenkombination «shift + enter». Alle Befehle finden Sie im Support-Beitrag.
Gruppenbuchungen in bexio
Um mehrere Buchungen unter einer Belegnummer (1) vorzunehmen, legen Sie eine Gruppenbuchung an. Fügen Sie so viele Zeilen hinzu, wie Sie benötigen. Nicht mehr benötigte Zeilen werden mit einem Klick auf «X» wieder entfernt. Zudem können bei Gruppenbuchungen jeder Buchung ein Beleg angehängt werden.
Sammelbuchungen im Detail
Eine Buchung, die aus mehreren Teilbuchungen besteht, nennen wir in bexio «Sammelbuchung». Damit eine Sammelbuchung erstellt wird, lassen Sie lediglich entweder Soll (1) oder Haben (2) leer und bexio wechselt automatisch in den Sammelbuchungsmodus. Nun können Sie pro Zeile nur noch jeweils ein Konto angeben. Sobald Soll und Haben ausgeglichen (3) ist, kann gebucht werden.
