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26. NOVEMBER 2020

Der ultimative Leitfaden für Arbeitgeber: Kurzarbeit anmelden, berechnen und abrechnen

Plötzlich steht man als Unternehmer vor einer schwierigen Entscheidung. Finanzielle, wirtschaftliche oder andere Umstände wie beispielsweise das COVID-19 Virus stellen Unternehmer vor neue Herausforderungen. Es geht dabei um die Frage, ob Mitarbeiter in Kurzarbeit geschickt werden sollen. Welche Vorteile Kurzarbeit mit sich bringt, wie Sie Kurzarbeit für Ihre Mitarbeiter anmelden und vor allem wie die Abrechnung funktioniert, behandeln wir in diesem Beitrag.

Was ist Kurzarbeit?

Kurzarbeit bedeutet, dass mit den Arbeitnehmern eine vorübergehende Reduktion der vertraglichen Arbeitszeit vereinbart wird. Wichtig dabei ist, dass diese Vereinbarung im Einverständnis des betroffenen Arbeitnehmers geschieht und die Vertragsbeziehung aufrechterhalten bleibt. Das Einverständnis muss hierbei schriftlich erfolgen.

Hat der Arbeitnehmer der Reduktion seiner Arbeitszeit zugestimmt, erhält er als Ausgleich eine Kurzarbeitsentschädigung (KAE). Das bedeutet, dass nach der Karenzzeit (ein Tag) dem Arbeitgeber die KAE von der Arbeitslosenversicherung (ALV) ausbezahlt wird und er diese an seinen Mitarbeiter weitergeben kann. Die Verkürzung der Karenzzeit auf einen Tag begünstigt Arbeitgeber, da Sie so pro Monat (1 Monat entspricht einer Abrechnungsperiode) die Lohnkosten nur für einen Tag selbst tragen müssen, bevor die KAE ausbezahlt wird. Die KAE, die von der ALV übernommen wird, beträgt 80% des wegfallenden Lohns aufgrund der reduzierten Arbeitszeit.
Ein Beispiel für eine genaue Berechnung der Kurzarbeit finden Sie weiter unten.

Vorteile von Kurzarbeit

  • Arbeitsplätze bleiben erhalten
  • Reduktion der Personalkosten
  • Qualifizierte Arbeitnehmer bleiben erhalten
  • Reduktion von Kündigungen und eventuell einhergehenden Rechtsstreitigkeiten
  • ALV übernimmt teilweise Lohnkosten

Kurzarbeit anmelden

Welche Voraussetzungen Sie zunächst erfüllen müssen, um für Ihre Arbeitnehmer Kurzarbeit zu beantragen und wie Sie die Anmeldung vornehmen, erfahren Sie im Folgenden.

Voraussetzungen zum Beantragen von Kurzarbeit

Grundsätzlich sind zwei Voraussetzungen zu unterscheiden:

a) Behördliche Massnahmen (Art. 32 Abs. 3 AVIG i.V.m. Art. 51 Abs. 1 AVIV), wie zum Beispiel ein Abriegeln der Städte.

b) Wirtschaftliche Gründe (Art. 32 Abs. 1 Bst. a AVIG), wie beispielsweise strukturelle als auch konjunkturelle Gründe, welche einen Nachfrage- bzw. Umsatzrückgang (auf Grund von Infizierungsängsten) zur Folge haben.

In beiden Fällen sind folgende Punkte zu beachten:

  • Arbeitsverhältnis darf nicht gekündigt sein
  • Arbeitsausfall ist voraussichtlich vorübergehend
  • Arbeitszeit ist kontrollierbar
  • Arbeitsausfall macht je Abrechnungsperiode mind. 10% der Arbeitsstunden aus
  • Arbeitsausfall ist nicht auf Umstände des normalen Betriebsrisikos zurückzuführen

Ein Beispiel
Die Inhaberin eines Coiffeursalons aus Visp im Wallis mit 3 Mitarbeitenden muss ihr Geschäft aufgrund behördlicher Massnahmen (verordneter Lockdown) schliessen und ihre Mitarbeiter daher zu 100% in Kurzarbeit schicken. Damit macht der Arbeitsausfall mehr als 10% aus und der Ausfall ist nicht auf Umstände des normalen Betriebsrisikos zurückzuführen.

So melden Sie Kurzarbeit Schritt für Schritt für Ihre Arbeitnehmer an

Um Kurzarbeit anzumelden, müssen Sie zunächst ermitteln, welche Ihrer Arbeitnehmer anspruchsberechtigt sind.

1. Fällen Sie den Entscheid über Kurzarbeit und die Dauer

  • Wen schicken Sie in Kurzarbeit? Die gesamte Belegschaft oder nur einige Mitarbeiter?
  • Wie lange soll die Kurzarbeit andauern?

2. Prüfen Sie, wer anspruchsberechtigt ist

Anspruchsberechtigt ist,

  • wer die obligatorische Schule abgeschlossen hat
  • wer das AHV-Rentenalter noch nicht erreicht hat
  • Arbeitnehmende im Stundenlohn, sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind

3. Melden Sie Kurzarbeit an – so geht's

  • Sie als Arbeitgeber beantragen bei der Kantonalen Amtsstelle (KAST) eine Voranmeldung (jetzt per e-Service möglich) inkl. der schriftlichen Bestätigung des Arbeitnehmers. Berücksichtigen Sie hierbei die definierten Fristen.
  • Sobald das kantonale Arbeitsamt die beantragte Kurzarbeit bewilligt hat, muss der Arbeitgeber die weiteren Geltendmachungen bei der gewählten Kasse einreichen.
  • Die Kasse prüft die Anspruchsvoraussetzungen und vergütet anschliessend die KAE.

Finden Sie hier das Formular für die COVID-19 Voranmeldung von Kurzarbeit »

Das müssen Sie bei der Voranmeldung berücksichtigen

Die Kurzarbeit muss 10 Tage im Voraus vom Arbeitgeber bei der kantonalen Amtsstelle angemeldet werden. Die gesetzten Fristen zur Voranmeldung sollten eingehalten werden, da sich sonst der Beginn der Ausrichtung der KAE nach hinten verschiebt. Ein Monat entspricht einer Abrechnungsperiode.

Info: Falls es zu behördlichen Anordnungen kommt, kann die Frist verkürzt oder gar ganz darauf verzichtet werden.

Dauer und Verlängerung der Kurzarbeitsentschädigung (KAE)

Die beantragte Dauer der KAE darf nicht unbestimmt sein. Das bedeutet, dass vorab festgelegt sein muss, wie lange die Kurzarbeit angesetzt ist. Seit dem 01. September 2020 gilt bei einem Arbeitsausfall von mehr als 85% wieder die maximale Bezugsdauer von 4 Abrechnungsperioden. Des Weiteren gilt neu die Höchstbezugsdauer von 18 Monaten. Diese wurde von 12 auf 18 Monate erweitert, um Arbeitslosigkeit entgegenzuwirken.
Für bereits laufende KAE muss für eine Verlängerung erst eine neue Voranmeldung beantragt werden, wenn die laufende KAE bereits 3 Monate läuft.

Kurzarbeit während COVID-19

Aufgrund der vorherrschenden Pandemie hat der Bundesrat entschieden, bis Ende 2020 ein vereinfachtes Verfahren für die Voranmeldung von Kurzarbeit anzubieten und das summarische Verfahren für die Abrechnung der KAE beizubehalten. Damit soll Unternehmen eine schnellere finanzielle Entlastung möglich sein. Zur Abwicklung der KAE gilt noch bis Ende Jahr ausschliesslich der «Prozess KAE COVID-19». Im Juli 2020 waren in der Schweiz rund 347.638 Millionen Arbeitnehmer von der Kurzarbeit betroffen. Diese enorme Zahl hängt selbstverständlich mit den Auswirkungen der Corona-Krise zusammen. Um die wirtschaftlichen Auswirkungen abfedern zu können, hat der Bund unter anderem ein Massnahmenpaket in Höhe von 70 Milliarden Franken beschlossen. Dieser Entschluss war wichtig, um schnell und angemessen auf diese unvorhergesehene Pandemie und deren Auswirkungen reagieren zu können.

Mehr über Massnahmen für Unternehmen, Arbeitnehmende, Selbstständige und Versicherte »

Coronavirus: Kurzarbeitsentschädigung für Mitarbeitende auf Abruf

Der Bundesrat hat am 28. Oktober 2020 die Änderung der Covid-19-Verordnung Arbeitslosenversicherung beschlossen. Mit der Änderung wird Mitarbeitenden auf Abruf in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung gewährt. Die Änderung trat rückwirkend ab 1. September 2020 in Kraft. Quelle

Kurzarbeit richtig abrechnen

Als Arbeitgeber zahlen Sie die vollen gesetzlich vereinbarten Sozialversicherungsbeiträge. Das bedeutet, dass Sie bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge 100% des Lohns berücksichtigen. Hinzu kommen ein eventuelles 13. Monatsgehalt und etwaige variable Vergütungen (Bonus), die im Durchschnitt in den letzten 6-12 Monaten ausbezahlt wurden.

Die Arbeitgeberanteile für die Ausfallzeiten werden jedoch von der ALK (Arbeitslosenkasse) in Form der KAE zurückvergütet. Oftmals wird eine Auflistung der geleisteten Arbeitsstunden per Mitarbeiter verlangt, damit die KAE ausbezahlt werden kann. Damit Sie auf diesen Fall vorbereitet sind, empfehlen wir die geleisteten Stunden in dieser Zeit pro Arbeitstag und Mitarbeiter festzuhalten (von/bis).

Tipp: Besonders einfach lassen sich die Arbeitszeiten per Mitarbeiter exportieren, wenn Sie eine Softwarelösung wie zum Beispiel Clockodo verwenden, um Arbeitszeiten zu erfassen.

Berechnungsbeispiel

Monatslohn (brutto) bei 100%5'000 Fr.
Kurzarbeit50%
Kurzarbeitsentschädigung80%
Vom Arbeitgeber übernommene 50%2'500 Fr.

80% von den weiteren 50%

2'000 Fr.
Monatslohn (brutto) mit Kurzarbeit4'500 Fr.
Basis Abzüge5'000 Fr.

Sie beantragen für Ihren Beispiel-Mitarbeiter Kurzarbeit von 50%. Sein Monatslohn (brutto) beträgt bei 100% Arbeitspensum CHF 5'000.-. Bei 50% Kurzarbeit müssen Sie als Arbeitgeber noch 50% des Lohns zahlen, also CHF 2'500.-. Die übrigen 50% werden zu 80% von der ALV übernommen. Die KAE beträgt in diesem Fall CHF 2'000.-. Daraus ergibt sich ein neuer Monatslohn (brutto) in Höhe von CHF 4'500.-. Für die Abzüge bleibt der vertraglich vereinbarte Bruttolohn.

Kurzarbeit in bexio abrechnen

Verwenden Sie als Lohnprogramm bexio, dann können Sie Kurzarbeit wie folgt auf einer Lohnabrechnung abbilden:

Wir verwenden für die korrekte Darstellung in der Lohnabrechnung jeweils den normalen Monatslohn zusammen mit der Lohnart «Karenztag». Damit korrigieren wir den Bruttolohn, ohne die Abzüge zu beeinflussen. Mit der neuen Funktion «Lohnarten kopieren» können Sie nun die Lohnart «Karenztag» kopieren und für den Kurzarbeits-Abzug umbenennen.

Gehen Sie dafür am besten wie folgt vor:

Erfassen Sie in einem ersten Schritt den Monatslohn inkl. dem Anteil für Kurzarbeit in Ihrer Lohnabrechnung. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten:

  1. Sie belassen es bei den normalen Angaben zum Monatslohn und ändern nichts an den Angaben auf dem Mitarbeiter
  2. Sie können auf dem/der Mitarbeiter/in unter «Beschäftigung» das Häkchen bei «Monatslohn» entfernen und daraufhin unter «Grundlohndaten» die Lohnarten Monatslohn 2 und Monatslohn 3 hinzufügen und den Anteil vom Arbeitgeber und vom Bund auf die zwei Lohnarten aufteilen. Daraufhin können Sie die zwei verwendeten Lohnarten in Ihrem Unternehmen unter «Lohnarten» zb. auf «Monatslohn» und «Lohn bei Kurzarbeit» umbenennen. Falls Sie diese Lohnarten bereits für andere Zwecke verwenden, können Sie die Lohnart «Monatslohn 2» in Ihrem Unternehmen kopieren und die Kopien für den «Monatslohn» und den «Lohn bei Kurzarbeit» verwenden. Weiterlesen »
Abb. Abrechnungsbeispiele Kurzarbeit in bexio
Abb. Abrechnungsbeispiele Kurzarbeit in bexio
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«Ich empfehle Ihnen Variante 2 zur Abrechnung Ihrer Kurzarbeit in bexio. Warum? Ganz einfach! Mit dieser Variante sehen Sie die effektiv geschaffene Zeit, bzw. effektiv geleistete Arbeit für Ihr Unternehmen und sehen die effektive Kurzarbeit! Das macht es Ihnen einfacher! Wenn Sie sich unsicher in der Abrechnung sind, zögern Sie nicht mich zu kontaktieren! Ich helfe Ihnen gerne!»

Ronaldo Sulejmanov | bexio Support-Specialist

Fakten zur Kurzarbeit zusammengefasst

  • Wer zahlt bei Kurzarbeit?: Arbeitgeber zahlen die geleistete Arbeitszeit und die ALV übernimmt 80% des Ausfalles.
  • Welche Gründe für Kurzarbeit?: Behördliche Massnahmen oder wirtschaftliche Gründe können Gründe für Kurzarbeit sein.
  • Wann Kurzarbeit anmelden?: Melden Sie Kurzarbeit für Ihre Mitarbeiter an, wenn Sie Arbeitsplätze behalten möchten und Ihre Personalkosten reduzieren möchten.
  • Wie Kurzarbeit anmelden?: Kurzarbeit können Sie heute per e-Service bequem online bei Ihrem zuständigen Kanton anmelden. Prüfen Sie zunächst, welche Ihrer Mitarbeiter berechtigt sind.
  • Welche Rechte haben Arbeitnehmer?: Da das Einverständnis schriftlich erfolgen muss, hat der Arbeitnehmer das Recht, die Kurzarbeit abzulehnen. In diesem Falle wären Sie als Arbeitgeber verpflichtet, den im Vertrag vereinbarten Lohn fortzuzahlen.
    Sind Sie als Arbeitgeber unsicher bei rechtlichen Fragen? Mit der telefonischen Rechtsauskunft der JurLine können Sie alle rechtlichen Fragen an erfahrene Juristen/innen richten. Mehr erfahren »
  • Kurzarbeit und Covid-19: Aufgrund der Pandemie hat der Bundesrat ein vereinfachtes Verfahren eingeführt und die maximale Bezugsdauer auf 18 Monate ausgedehnt.

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