24. Januar 2019 |

IT-Outsourcing für KMU?

*Gastbeitrag von Gryps Offertenportal AG

Ohne gut funktionierende IT läuft im Unternehmen gar nichts. Doch gerade KMU  haben oft weder Zeit für die Betreuung der IT noch die Ressourcen, sich ein umfangreiches, internes IT-Know-how anzueignen oder eine eigene IT-Abteilung aufzubauen. Dazu kommen Kosten für Hardware und eigene Serverräume. Die permanente Betreuung der IT ist für viele KMU eine grosse Verantwortung und zeitliche Belastung. Oft leidet das Kerngeschäft und wertvolle Zeit geht verloren. Mit der Auslagerung der IT kann sich ein KMU verstärkt auf seine Kernkompetenz konzentrieren und dabei Kosten sparen.

Eine gut durchdachte Auslagerung der IT-Prozesse als Teil der IT-Infrastruktur ist ein Mehrwert für Ihr Business. KMU haben so den Vorteil, die IT-Kompetenzen auf ihre Bedürfnisse einzukaufen, dabei von Spezialisten-Know-how, zuverlässiger Betreuung und professionellem Support zu profitieren. Damit kann die Qualität gesichert oder gar gesteigert werden. Wenn das Unternehmen wächst, sorgt IT-Outsourcing zudem für Planungssicherheit. Dazu sollte im Outsourcing-Vertrag (dem Service Level Agreement) festgeschrieben werden, in welchem Umfang und Zeitrahmen  IT-Services geleistet werden.

Wie lässt sich entscheiden, ob und was genau ein KMU outsourcen soll? Mit diesen Punkten ist es ganz einfach:

1. Welche IT-Dienstleistungen braucht mein Unternehmen?

Um sich für oder gegen Outsourcing zu entscheiden, müssen Sie wissen, welche Aufgaben die IT erfüllen und welche Leistungen sie erbringen muss. Dabei sollte geklärt werden, ob intern diese Leistungen übernommen werden können und wo es möglicherweise Defizite gibt. Es ist daher sinnvoll, die anderen Abteilungen des Unternehmens einzubinden, idealerweise in Form einer kleinen Befragung. So werden ohne grossen Aufwand mögliche Probleme aufgezeigt, die sonst vielleicht übersehen werden. Solche Probleme haben unter Umständen eine beträchtliche Wirkung auf die Produktivität oder das allgemeine Tagesgeschäft. Können zum Beispiel Vertriebsmitarbeitende von unterwegs nicht auf das Firmennetzwerk zugreifen, lassen sich häufig zeitnah keine Offerten erstellen oder Kundendaten in das CRM-System einpflegen. Oft bleiben technische Probleme auch unbearbeitet, weil die IT-Abteilung überlastet ist oder weil Aufgaben nicht richtig zugewiesen werden. Dies sollte ebenfalls in die Bewertung der IT einfliessen.

«Eine gut durchdachte Auslagerung der IT-Prozesse als Teil der IT-Infrastruktur ist ein Mehrwert für jedes Business.»

2. Welche IT-Outsourcing Varianten gibt es?

Um das passende IT-Outsourcing rund um Infrastruktur, Cloud, Support, Server, Betrieb & Hosting für Ihr Unternehmen zu finden, sollten Sie zudem wissen, was überhaupt angeboten wird. Diese Outsourcing-Varianten sind die Gängigsten:

Outsourcing-Varianten:

  1. Vollständiges Outsourcing: Komplette Auslagerung von IT Hard- und Software Outsourcing inkl. IT-Ressourcen.
  2. Server Hosting & Managed ServicesBezug von Rechenleistung von einem externen Rechenzentrum. Dabei werden unterschiedliche Varianten mit und ohne Services oder mit virtuellen Servern oder «Dedicated Servern» angeboten. Man spricht dabei von IaaS – «Infrastructure-as-a-Service» aus einer Public oder Private Cloud.
  3. Server HousingEinstellen der eigenen Server in einem externen Rechenzentrum. Auch Colocation genannt.
  4. Betrieb von Software Applikationen: ASP-Application Service Provisioning: Software aus der Cloud z.B. Office 365 von Microsoft oder CRM Systeme wie Salesforce.
  5. Backup-Services: Hier wird die Datensicherung auf einen vom Produktivsystem räumlich getrennten Standort an einen externen Backup-Anbieter ausgelagert.
  6. Desktop Outsourcing: Software auf dem Firmen-PC soll vom Anwender nicht selber installiert werden. Dank dem Auslagern von Desktop-Applikationen und damit geregelter Mitarbeiter-Arbeitsfläche mit einfachen Support Strukturen gibt es kein Applikations-Chaos mehr.
  7. BPO-Outsourcing von Geschäftsprozessen: Auslagerung ganzer Geschäftsprozesse (BPO) wie z.B. Personalwesen, Rechnungswesen oder Logistik. BPO betrifft sowohl die dafür notwendige Hardware & Software Infrastruktur, aber auch die personellen Ressourcen.

 

3. Wie findet man den passenden IT-Outsourcing-Anbieter?

Bei der Auswahl des Outsourcing-Partners sollten Sie Folgendes prüfen:

  • Branchenspezifisches und applikationsspezifisches Know-how.
  • Referenzen gleicher oder verwandter Branchen und Firmengrössen. Sprechen Sie mit Referenzkunden über deren Erfahrungen mit den betreffenden Anbietern. 
  • Persönlicher Ansprechpartner, der Vorgehensweise und Implementierungswege aufzeigt.
  • Geografische Lokation der Ressourcen und des Rechenzentrums.
  • Ort der Datenspeicherung und Nationalität der Firma oder der Muttergesellschaft.
  • Service Level Agreement.

4. Erstellen Sie einen detaillierten Plan von Ihrem Projekt

Ein Lastenheft/Pflichtenheft mit den eigenen Anforderungen, Projektplanung und Projektcontrolling gehört grundsätzlich zu jedem Projekt, das man ernsthaft betreiben will. Wenn Ihnen nicht genau klar ist, was ihr Unternehmen braucht, wie kann es dann ein IT-Dienstleister wissen?

5. Leistungen der Outsourcing-Vereinbarung überwachen

Nachdem Sie einen Outsourcing-Dienstleister unter Vertrag genommen haben ist es ratsam, den Anbieter und Ihr gesamtes Outsourcing-Unterfangen in regelmässigen Abständen neu zu bewerten. Leistungsüberwachung und Berichterstattung sollten fester Bestandteil jeder Outsourcing-Vereinbarung sein. Stellen Sie sicher, dass die erfassten Daten für Ihre Bedürfnisse relevant sind. Einige Dienstleister stellen Ihnen zum Beispiel einfache monatliche Service-Zusammenfassungen zur Verfügung, während andere eventuell über ein Web-Portal Leistungskennzahlen in Echtzeit anbieten.

 

Erfolgreiches Outsourcing ist nur möglich, wenn sich ein Unternehmen aktiv um die Beziehung mit dem Outsourcing-Dienstleister kümmert.

Gryps - das Offertenportal

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