13. AUGUST 2019

Tipps & Tricks rund um bexio: Teil 8

Egal, ob in den Sommermonaten oder unter dem Jahr: Wir möchten, dass Sie entspannt in die Ferien gehen können und haben daher einige Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt.
Werden Sie mit diesen Tipps «Sommer-Fit».

Tipp 1: Mahnungen automatisieren

Nicht alle Kunden zahlen Rechnungen pünktlich. Damit Sie aber nicht lange warten müssen, sondern sich schon in die Ferien verabschieden können, automatissieren Sie Ihr Mahnwesen mit wenigen Klicks. In Ihren Einstellungen (“Einstellungen” – “Alle Einstellungen” – “Funktionen & Module” – “Mahnstufen”).

Abb.: Einstellungen für Ihr Mahnwesen.
Abb.: Einstellungen für Ihr Mahnwesen.

Unter “Mahnstufen” können Sie nun Ihre Einstellungen vornehmen und zum Beispiel festlegen, wann die Mahnung automatisch verschickt werden soll. Dies können Sie für alle Mahnstufen vornehmen.
Wenn Sie nur für eine Einzelrechnung die Mahnung automatisieren möchten, gehen Sie hierzu direkt auf die Rechnung. Im Register “Mahnungen” können Sie nun die Einstellung vornehmen.

Tipp 2: Lohnabrechnungen vorbereiten

Wenn Ihre Abwesenheit genau in den Zeitraum der Lohnabrechnungen fällt, ist dies kein Problem. Lassen Sie sich davon nicht ins Schwitzen bringen. Mit der Timeline in der Lohnbuchhaltung von bexio können Sie alle Änderungen bereits entspannt vor erfassen. Im Menüpunkt “Lohnabrechnung” – “Lohnabrechnungen” und wählen die den entsprechenden Monat aus.

Wenn alle Angaben eingegeben und geprüft werden, sehen Sie alle Angaben zur Zahlung:

  1. Belastungskonto:
    Hier können Sie das Konto auswählen, von dem Sie die Löhne bezahlen möchten. Die Auswahl umfasst alle Konten, die Sie im Banking angelegt haben.
  2. Verwendungszweck:
    Geben Sie hier den Verwendungszweck an. Wenn Sie nichts abändern, wird immer der Text "Salär" mit dem entsprechenden Monat & Jahr automatisch ausgefüllt.
  3. Valuta-Datum:
    Geben Sie hier das Valuta-Datum der Lohnzahlung an, diese wird direkt mit der Zahlung an Ihr Banking übertragen.
  4. Spesenregelung:
    Das Feld Spesenregelung betrifft ausschliesslich Zahlungen die ins Ausland gehen und Kosten verursachen. Die hier gemachte Angabe wird bei allen anderen Zahlungen ignoriert.
Abb.: Angaben zur Lohnzahlung auf einen Blick.
Abb.: Angaben zur Lohnzahlung auf einen Blick.

Tipp 3: Informieren Sie rechtzeitig

Egal, ob Sie nur ein paar Tage oder mehrere Wochen weg sind, informieren Sie Ihre Kunden oder halten Sie sie auch weiterhin mit News auf dem Laufenden. Wie das geht? Ganz einfach mit dem Add-on MailChimp. Ihre Kontakte in bexio verknüpfen Sie ganz einfach mit dem Newslettertool und können so direkt E-Mail-Kampagnen oder Newsletter erstellen. Schreiben Sie so beispielsweise ein E-Mail, wann Sie nicht da sind und wie die Abwesenheit geregelt ist. Oder aber Sie bereiten bereits einen Newsletter vor und halten somit Ihre Kunden auch in Ihrer Ferienzeit auf dem Laufenden.

Tipp 4: Entspannt in die Ferien

Nun haben Sie Ihre Mahnungen automatisiert und die Lohnzahlungen bereits erfasst, doch es stapeln sich immer noch Aufgaben und Ihre To-do-Liste wird gefühlt nicht kürzer?
Schauen Sie in diesen Tipps vorbei, die Ihnen helfen werden, alle Arbeiten und Aufgaben in Ruhe zu erledigen. Damit Sie entspannt in die Ferien gehen können.

Tipp 5: Unerreichbarkeit – für Sie ein Fremdwort?

Wussten Sie, dass jeder Zweite selbst in den Ferien den Kontakt zum Unternehmen hat? Wie sollen Sie sich da erholen können?
Lernen Sie hier unsere drei Tipps für entspannte Unerreichbarkeit kennen:

Tipp 1: Regeln Sie eine klare Stellvertretung

Tipp 2: Regeln Sie die Erreichbarkeit Ihrer Notfallnummer

Tipp 3: Regeln Sie Ihre Abwesenheitsnotiz bei Ihren E-Mails.

Warum es so wichtig ist, auch als Selbstständiger Ferien zu machen, erfahren Sie hier.

Nehmen Sie Ferien ernst – und deswegen auch wahr. Mit unseren Tipps können Sie beruhigt ein paar Tage abschalten und neue Energie gewinnen!
Wir wünschen Ihnen erholsame Ferien!