24. SEPTEMBER 2019

Einkauf von Kopierer & Co leicht gemacht

Hand aufs Herz: Einen Kopierer oder eine Telefonanlage für das Büro kaufen, ist für viele ein notwendiges Übel. Doch Büroinfrastruktur muss sein. Die Frage ist nur: Welcher vielbeschäftigte Unternehmer hat Zeit und auch Lust, sich mit technischen Details herumzuschlagen und herauszufinden, was denn nun das Richtige ist? Wir haben ein paar Tipps für Sie parat. Mehr erfahren Sie in diesem Beitrag.

Gastbeitrag von GRYPS Offertenportal AG

Der beste Weg, wie Sie schnell und effizient zum Ziel kommen? Machen Sie zuerst eine Liste mit all' Ihren Anforderungen an das Gesuchte. Das gibt Ihnen schnell Klarheiten darüber, was Sie genau brauchen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie mit einer solchen Grundlage vergleichbare Offerten einholen können und damit schnell beurteilen können, welches Angebot für Sie das passende ist.

Ein Beispiel

Nehmen wir das Beispiel Drucker/ Kopierer. Definieren Sie in einem ersten Schritt Ihren Bedarf.

  • Wie viele Seiten drucken Sie pro Monat?
  • Drucken Sie ausschliesslich s/w oder brauchen Sie auch Farbdrucke?
  • In welchen Papierformaten drucken Sie? Nur A4? Oder auch zusätzlich A3 oder noch grössere Formate?
  • Welche Druckgeschwindigkeit soll das Gerät haben? 20, 30, 50 oder mehr Kopien pro Minute?
  • Brauchen Sie erweiterte Funktionen wie Kopieren, Scannen, spezielle Schnittstellen?
  • Benötigen Sie Finishing-Funktionen wie Sortieren oder Heften?
  • Ist ein Stromsparmodus notwendig?
  • Benötigen Sie einen netzwerkfähigen Drucker, damit alle Mitarbeiter von ihren PC-Arbeitsplätzen Zugriff haben?
  • Reicht für Ihre Bedürfnisse ein Fotokopierer oder ein kleiner Multifunktionsdrucker vom Elektronikdiscounter? Oder brauchen Sie ein professionelles Gerät?

In einem nächsten Schritt müssen Sie sich überlegen, wie Sie die Anschaffung finanzieren. Hier können Sie zwischen Kauf und Miete/Leasing entscheiden.

Kauf: Bei der Variante Kauf fallen keine monatlichen Kosten, ausser den Verbrauchskosten, an. Reparaturen und Unterhalt gehen zu Ihren Lasten. Langfristig gerechnet ist ein Kauf immer die günstigere Variante.

Miete/Leasing: Wählen Sie die Variante Miete/Leasing, fallen doch die hohen Anschaffungskosten weg und Sie haben zu diesem Zeitpunkt eine höhere Liquidität in Ihrer Firma. Auch sind die Verbrauchskosten eingerechnet und Sie können mit transparenten, skalierbaren Kosten rechnen. Zudem steht Ihnen ein technisch aktuelles Gerät zur Verfügung. Bei Leasing ist zusätzlich der Kauf des Gerätes nach Ablauf der Vertragslaufzeit zu einem vergünstigten Preis möglich.

Neben diesen Punkten gibt es noch weitere, wie beispielsweise Umweltkriterien, die Sie mit beachten könnten. So könnte ebenfalls der Energieverbrauch des Gerätes für Sie wichtig sein oder ob das Gerät recycelbar ist.

Eine solche Liste, wie dieses Beispiel für einen Drucker, können Sie für sämtliche Büroanschaffungen anfertigen. Damit werden Sie sich nicht nur über Ihre Bedürfnisse klar, sondern Sie finden mit dieser Grundlage auch schneller die besten Angebote.

Wenn Sie bei der Erstellung solcher Checklisten Zeit sparen möchten, finden Sie im Internet verschiedene Auswahlkriterien ebenso wie Kostenbeispiele.

GRYPS – das Offertenportal

GRYPS - das Offertenportal ist das grösste B2B-Offertenportal der Schweiz und bringt Kaufinteressenten mit Anbietern zusammen. Damit vereinfacht und beschleunigt GRYPS den Einkauf für KMU. Aktuell sind auf gryps.ch 3’200 Schweizer Anbieter mit rund 110 B2B-Produkten und -Dienstleistungen registriert.