4. September 2018 |

10 Werkzeuge, die Ihren Büroalltag vereinfachen

Vom internen Chat-Programm wie Slack bis zum Produktivitäts-Tool wie Trello: Wir finden, diese Werkzeuge gehören in jedes Kleinunternehmen und Startup.

Werkzeug 1: Slack

Mit Slack lässt sich viel dynamischer, einfacher und schneller kommunizieren. Wir bei bexio kommunizieren intern hauptsächlich via Slack. In den Slack-Chats posten wir nicht nur Textnachrichten, sondern auch Dateien oder Links - je nach Thema in öffentlichen Kanälen, privaten Gruppen oder als Direct Messages. Dabei ist der Stil locker: Man verzichtet auf Anrede und Grussformeln, sagt einfach, was man sagen will. Gerne auch mit Emoticons versehen.

Das Tool ist seit Beginn bei uns im Einsatz und hat sich bis heute bewährt.

«Dank Slack haben wir intern fast alle E-Mails eliminiert, vor allem die lästigen CC-Nachrichten.»

Jeremias Meier, Mitgründer und Managing Director bei bexio.

Werkzeug 2: Google Drive

Gemeinsam an Projekten und Dateien arbeiten? Mit Google Drive kein Problem. Dank Drive können Sie sicher und von überall auf Ihre Arbeit zugreifen und beispielsweise Präsentationen vorbereiten.

Die Vorteile: 

  • Online-Speicherplatz für Fotos, Geschichten, Designs, Zeichnungen, Aufnahmen, Videos und andere Dateien
  • Zugriff auf Dateien von überall 
  • Dateien und Ordner in wenigen Sekunden mit anderen Nutzern teilen 

Werkzeug 3: GoToWebinar

Wer wie wir Interessenten mit einem Webinar einen kurzen Überblick über sein Produkt geben will, der ist bei GoToWebinar richtig. Bei bexio nutzen wir dieses Tool um unsere Webinare mehrmals wöchentlich auf einfache Weise einem grossen Publikum anzubieten zu können. Probieren auch Sie es aus.  

Werkzeug 4: Trello

Für Aufgaben und Projekte lohnt sich die Arbeit mit dem Produktivitäts-Tool Trello. Dieses Tool basiert auf der Kanban-Methode und hilft dabei, Aufgaben und Ziele zu strukturieren und übersichtlich zu verwalten. Genutzt werden kann ein Trello-Board allein oder im Team. Haben Sie so auch immer den Fortschritt von Projekten oder zu erledigenden Aufgaben im Blick.

Trello

  • Aktualisierung in Echtzeit
  • Einfaches Zusammenarbeiten im Team
  • Einfache Benutzeroberfläche
  • Liste von Listen mit Karten zur strukturierten Übersicht

Werkzeug 5: MailChimp

Das Tool ist für einfache und vor allem schnell erstellte Newsletter bestens geeignet. Mit MailChimp lassen sich E-Mails einfach und in ansprechendem Design erstellen. Das Beste daran: MailChimp lässt sich problemlos an bexio anbinden. So wird der Versand an Kontakte oder Kontaktgruppen aus Ihrem bexio-Konto noch einfacher für Sie.

Werkzeug 6: Google Hangouts

Vor allem in der Anfangsphase sind Neugründer, Startups und Kleinunternehmen häufig unterwegs. Unterwegs zu Kunden, Geldgebern oder Partnern. Feste Arbeitszeiten im Büro sind da nicht häufig vorhanden. Bleiben Sie trotzdem verbunden und nutzen Sie Google Hangouts. Dieser Videokonferenz- und Instant-Messaging Dienst ist kostenlos und Videoanrufe können direkt aus Gmail heraus gestartet werden.

Werkzeug 7: Support Ticketing System

Mit zunehmender Grösse Ihres Unternehmens ist der Einsatz eines Support Ticketing Systems sinnvoll. Arbeitet man für Kundenanfragen nur mit einem normal E-Mail-Konto, ist dieses immer fix an die jeweilige Person gebunden. Was aber, wenn der Kollege im Urlaub oder krank ist? Bei einem Support Ticketing System hat jeder Mitarbeiter Zugang und es kann nachverfolgt werden, was geantwortet wurde. So kann man bei Bedarf dem Kunden direkt weiterhelfen, ohne erst lange forschen zu müssen, welche Möglichkeiten ihm bereits geboten wurden.

«Seit wir mit Zendesk arbeiten, behalten wir den Überblick über alle Support-Anfragen und können so unseren Kunden schnelle und zielgerichtete Hilfe bieten. Unser Team ist so viel effizienter.»

Tanja Bichler, Leiterin Support bei bexio

Werkzeug 8: Social Media Management Tool

Social Media Präsenz gehört heute wie selbstverständlich dazu und wird auch von Kunden wie Interessenten erwartet. Dabei sollte man sich, wenn möglichst, nicht nur auf einen Kanal beschränken, sondern verschiedene nutzen. Um einen besseren Überblick über alle Social Media Kanäle zu haben, lohnt sich der Einsatz eines Social Media Management Tools, wie beispielsweise Hootsuite. Alle Posts, Likes, Kommentare auf einen Blick. Auch lassen sich Posts problemlos planen.

Werkzeug 9: HR Works

HR Works ist ein onlinebasiertes Programm, mit dem sich alle Aufgaben der Personaladministration erledigen lassen. Von der Arbeitszeiterfassung, über Ferienverwaltung, bis zur digitalen Personalakte und Reisekostenabrechnung lässt sich alles in einem Tool erledigen und alle Daten liegen zentriert an einem Ort. Sogar Ihr Bewerbermanagement  können Sie dort effizient führen.

Werkzeug 10: Ihr Werkzeug

Verraten Sie uns Ihr effizientes Tool für Ihren Arbeits-Alltag. 

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