Tenue du journal en Suisse

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Les éléments centraux de la tenue du journal

Chaque entreprise doit tenir une comptabilité en bonne et due forme, à laquelle appartiennent divers éléments comme le livre journal, le grand livre des comptes et plusieurs livres auxiliaires. Le livre journal, ou simplement journal, doit être tenu en respectant des directives précises, afin que les données puissent être transférées dans le grand livre des comptes de manière adéquate et précise. Auparavant, l’entrepreneur passait ses écritures de comptes dans un livre physique, ce qui est devenu très rare de nos jours, car ce système a été remplacé par une comptabilité électronique, nettement plus efficace. Les journaux forment essentiellement la base d’un bilan optimal, dans lequel une entreprise liste, par exemple, le bénéfice et les coûts des matières. La tenue du journal peut être réalisée à l’aide d’un programme dédié, comme par exemple bexio, le logiciel d’entreprise pour PME, programme dans lequel les postes correspondants, comme par exemple les écritures d’entrée, doivent être complétés. Il n’est pas rare de voir un journal mal tenu ou contenant des erreurs mener à un bilan incomplet, qui, en conséquence, ne reflète pas la valeur réelle de l’entreprise pour le détenteur d’actions ou parts de la société concernée. Dans le pire des cas, un tel cas de figure peut mener à un audit de révision du bilan ordonné par voie de justice, qui peut entraîner de lourdes pénalités, amendes voire une déclaration d’insolvabilité. La conservation dans les règles des pièces justificatives et factures constitue la base de la tenue correcte d’un journal.

La tenue à jour d’un journal comme point de départ d’un bilan dûment rempli

L'extrait d'un journal de bexio

Pour pouvoir dresser correctement le bilan d’une entreprise, les données enregistrées dans le livre journal doivent être transposées dans le grand livre des comptes. Dans le grand livre des comptes sont maintenant listés les comptes de bilan et de résultat, comme par exemple le capital propre et les frais de personnel. La tenue d’un journal consiste essentiellement à collecter sans attendre les diverses factures et pièces justificatives et à les doter d’une date, d’un texte comptable et d’une référence, comme un numéro de document. Les montants afférents dans le courant de l’année civile sont enregistrés dans un compte débiteur et créditeur, qui, à son tour, agit comme une sorte de « réservoir de collecte » des indicateurs financiers pertinents.

Contrairement à la tenue traditionnelle d’un journal, la tenue d’un journal électronique permet le transfert automatique des données du livre journal vers le grand livre des comptes. Cette possibilité fait économiser bien du temps à l’utilisateur. De plus, les écritures individuelles sont passées avec un risque d’erreur très réduit, donc le bilan qui en résulte sera dressé avec une très haute probabilité d’exactitude. C’est surtout le classement chronologique des pièces justificatives individuelles qui prend une signification décisive. La comptabilité au niveau du journal commence toujours par une écriture d’entrée et se termine par une écriture de clôture, qui constitue la dernière écriture d’un exercice fiscal donné. Grâce au classement chronologique, une personne responsable est toujours capable de reconnaître quand une transaction particulière a été enregistrée. Vous voyez ici à l’avant-plan une représentation claire et précise, telle que vous pouvez la trouver sur bexio, qui permet d’éviter des enregistrements erronés qui peuvent être lourds de conséquences.

Le processus de base de la tenue d’un journal

La tenue d’un journal démarre sur la page de gauche d’un document électronique avec la date d’enregistrement d’une pièce justificative et se termine, tout à droite, avec le numéro de pièce justificative délivré par le système. Il s’ensuit que le livre journal peut être représenté sous forme de tableaux. À droite, près de la date d’enregistrement, se trouve le numéro de journal, suivi du compte débiteur et créditeur ainsi que du texte comptable et de la pièce justificative. Après, certaines écritures courantes peuvent toujours être exécutées, et se terminer avec une vérification préparatoire des comptes. En tant que données de sortie, on compte également, à côté des pièces de caisse classiques, les extraits de comptes ainsi que les factures d’entrée et de sortie. L’entrepreneur est obligé de conserver toutes les pièces justificatives pertinentes. En cas de contrôle fiscal, la personne responsable doit être capable de mettre immédiatement les éléments de données demandés à la disposition des contrôleurs. Ceux-ci peuvent alors vérifier si les écritures comptables individuelles ont été passées de manière appropriée. Au cas où un enregistrement serait erroné, de lourdes amendes peuvent en résulter. La tenue d’un journal devrait donc, dans le meilleur des cas, se faire à l’aide d’un logiciel conçu dans ce but, vu que ce dernier épargnerait à toutes les personnes impliquées bien du travail et du stress. Pour la plupart des sociétés et des PME, il est suffisant d’utiliser les solutions logicielles standardisées, vu que celles-ci contiennent toutes les fonctions nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches.

Par exemple, bexio, le logiciel d’entreprise pour PME basé sur le web, dispose d’un journal automatisé, qui offre entre autres la possibilité de filtrer certaines écritures et de les exporter sous forme de fichier Excel. Essayez bexio dès à présent, gratuitement et sans engagement pendant 30 jours.

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