Éliminer la paperasserie

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La gestion traditionnelle des dossiers ne porte plus aujourd’hui que le nom dévalorisant de « paperasserie », chez la plupart des employés de bureaux hyper connectés d’aujourd’hui. En pratique, le papier doit être apporté manuellement aux différents lecteurs, souvent en plusieurs exemplaires, et il est ensuite coûteux de l’archiver. Ce n’est guère écologique, et demande des coûts de traitement élevés, car il est toujours moins cher d’envoyer un message par voie électronique d’un écran à un autre pour l’archiver ensuite par la même voie. Il existe une alternative à ce grand volume de paperasserie. Cela fait déjà plusieurs années que se développe, dans de nombreuses organisations, la tendance du bureau sans papier, où l’on renonce entièrement ou en proportion importante au recours au papier, et où la circulation du papier disparaît pour faire place à la circulation électronique des fichiers de données, grâce aux réseaux de données, aux programmes, à l’archivage intelligent et au recours aux appareils mobiles.

L'enregistrement électronique en guise d'étape intermédiaire

En guise d’étape intermédiaire, l’enregistrement électronique du contenu des dossiers et documents et leur circulation dans l’organisation sont souvent en cours, et du coup, les documents et leur contenu peuvent être retrouvés plus vite et plus facilement. Le contenu même des documents demeure toutefois encore sous forme papier dans cette phase intermédiaire. De telles solutions intermédiaires sont pratiquées depuis les années 80. Une priorité de ces opérations, ce sont souvent les archives. Ici, la paperasserie peut être sauvegardée électroniquement, quand elle n’est pas purement et simplement remplacée.

Organisation classique des dossiers

L’archivage papier est très exigeant. L’exigence ressort du fait que la moindre affaire doit toujours pouvoir être reproductible, et que tout document utile doit pouvoir être retrouvé rapidement. Organiser la paperasserie est une lourde tâche. D’ingénieux systèmes d’archivage doivent pouvoir garantir l‘accessibilité des documents nécessaires aux postes de travail, l’accès des autres départements à ces documents, le transport des copies et la transparence du système d’archivage. Il n’est pas si simple de régler la paperasserie. La gestion des documents s‘avère compliquée du fait qu’un dossier relatif à une transaction commerciale, qui est en circulation dans l’entreprise, est différent d’un dossier semi-officiel, qui, lui, reste toujours au niveau du propriétaire du dossier. Entre ces deux types de dossiers, il existe souvent des chevauchements, qui font double emploi, et des erreurs d’archivage. Les procédures d’organisation de circulation des dossiers officiels causent souvent problème. Dans ces circonstances, des registres doivent être tenus dans chaque département, pour pouvoir constater où se trouve un document donné à un moment donné dans l’entreprise. Il faut ensuite différencier, d’un côté les dossiers qui sont constamment utilisés, ou dont l’utilisation répétée exclut tout archivage de longue durée, et d’un autre côté, les dossiers qui sont clôturés depuis des années dans l’entreprise. Ces derniers doivent déjà être archivés, pour faire de la place. Ils partent en général vers un système d’archives centrales, dans lequel leur accessibilité durant la période de conservation obligatoire doit être garantie.

Ce sont quelques exemples de règles de base d’une gestion ordonnée des dossiers. De telles règles assurent plus ou moins la traçabilité de toutes les actions via les opérations qui s’y rapportent, l’authenticité des pièces justificatives et leur archivabilité dans le respect des prescriptions légales, et surtout l’accès, toujours fiable et rapide, aux informations nécessaires par toute personne qui en a besoin. Le fait que beaucoup de dossiers sans références à d’autres documents dans d’autres dossiers ne servent pas à grand-chose conduit à des dépenses importantes. Les numéros de dossiers constituent ici une aide précieuse. Il est donc essentiel que chaque document important dans chaque unité de l’organisation soit pourvu d’un numéro de dossier clair, associé à un département et à une transaction. D’autres documents ou dossiers, qui font référence à ce dossier en l’absence de copies, utilisent donc ce numéro de dossier. Si ces règles de base ne sont pas respectées, les coûts opérationnels peuvent rapidement augmenter.

Le bureau sans papier

Les entreprises ont remarqué depuis longtemps qu’en respectant certaines conditions de base et en renonçant à la paperasserie au bureau, elles pouvaient économiser des coûts opérationnels substantiels, en particulier dans les plus grandes unités organisationnelles. Même si on ne peut pas renoncer à la réception d’une facture papier, les papiers reçus sont scannés et envoyés par voie électronique, conservés et archivés. De telles procédures sont souvent externalisées à des prestataires de services externes.

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