Explication du journal de comptabilisation et de la tenue du journal

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Le journal de comptabilisation enregistre toutes les opérations. Autrement dit, toutes les transactions comptabilisées sont enregistrées chronologiquement et ventilées par exercice. Il s’agit des informations telles que les factures entrantes et sortantes, les reçus et les relevés bancaires. Ce journal est le livre de base à partir duquel toutes les opérations sont référencées.

Ce qui est rapporté au journal, est publié simultanément dans les comptes du grand livre selon les principes de comptabilité à double entrée. Mais dans ce dernier n’apparaissent que les effets de l'enregistrement dans le livre de base de la situation économique de l'entreprise. Ces comptes du grand livre forment le grand livre général. Le livre de base et les comptes du grand livre sont détaillés par des sous-livres, qui sont attribués à chaque compte particulier. Ils complètent les informations contenues dans les comptes du grand livre. Le livre de caisse qui répertorie chaque processus de paiement en est un exemple. Mais dans le grand livre général, seule la caisse actuelle, ou sa variation par rapport à la veille provenant du rapport financier, est prise en compte. Un autre exemple est le livre du compte courant, dans lequel les actifs et les passifs de chaque client et fournisseur sont répertoriés. Ainsi, alors que le journal montre l'évolution dans le temps des écritures, le grand livre général explique les comptes généraux ainsi que leur contenu. Le journal et les détails des comptes du grand livre général sont les deux piliers de la comptabilité.

Cadre juridique principal affectant la tenue du journal

« Les livres comptables et les documents comptables doivent être conservés de manière à pouvoir être inspectés et audités avant la fin de la période de rétention par une personne autorisée dans un délai raisonnable ». Voilà en principe pour la rétention appropriée suivant l’ordonnance suisse sur la tenue et la conservation des livres d'affaires (Olico). Il doit également être indiqué la manière dont les transactions ont évolué. Il est ainsi demandé les informations complètes, continues et précises de toutes les transactions commerciales. Ici, le journal, étant chronologique, informe sur la manière et les raisons des écritures passées. Comme pour le livre de caisse, le processus de comptabilisation doit toujours rester explicable dans le livre de base. Les écritures incorrectes ne peuvent pas être simplement supprimées ou modifiées selon l’article des lois comptables concerné (Radierverbot). Les erreurs doivent être corrigées par de nouvelles écritures ; par exemple par des annulations, de sorte que le processus de correction des erreurs reste compréhensible. Dans les programmes de comptabilité, le journal doit être protégé en conséquence. Il est également important pour le comptable que le journal soit actualisé fréquemment, de sorte que la comptabilité réelle puisse être contrôlé pour chaque période comptable.

Passez des écritures dans le journal de comptabilisation

Au début de l'année, on va ouvrir un nouvel exercice dans le journal de comptabilisation, dont la première écriture sera les valeurs du bilan du dernier jour de l’exercice précédent, après compensation des pertes et profits, par exemple, les comptes du bilan tels que la trésorerie, les créances et les dettes. À partir de là, on définit les affectations courantes dans le journal, en enregistrant les recettes et les dépenses chronologiquement, conformément aux principes de comptabilité à double entrée. Dans les logiciels comme bexio, la majorité de cette journalisation est automatisée. Ainsi, une facture client sera établie par le programme de comptabilité et simultanément enregistrée dans les grand livre client, et éventuellement enregistrée dans le compte correspondant. Cette écriture est automatiquement reportée au livre de base. Néanmoins, les affectations manuelles telles que des amortissements non planifiés peuvent être nécessaires dans le journal de comptabilisation. Pour ces enregistrements dans le journal de comptabilisation, la date de l’opération, la date du document, le numéro du document, le texte de comptabilisation, éventuellement une description plus détaillée, l'allocation au débit ou au crédit, le compte général associé et le montant doivent être renseignés. Le texte de comptabilisation doit décrire brièvement l’écriture comptable, il apparaît dans la feuille de compte pour être consultable ultérieurement via les outils de recherche. Sur le document associé (interne) est enregistrée la façon dont il a été comptabilisé.

le compte annuel

Après la fin de l'exercice, les comptes annuels doivent être préparées et passées au dernier jour de l'exercice sur tous les comptes de bilan. Pour cela, les soldes de tous les comptes sont calculés et enregistrés. Les soldes des comptes sont enregistrés dans le journal de comptabilisation dans un compte de bilan de clôture selon le type de compte. Ainsi, il en résulte un aperçu de la situation économique en fin d'année dans un compte final. Ce compte n’est pas à proprement parlé un compte de bilan, mais plutôt un compte auxiliaire distinct. Il sert simplement de vue d'ensemble. Si la valeur d'un compte (par exemple, la flotte automobile) n’a pas changé au cours de l'année, il n’y aura aucune donnée dans le journal pour ce compte. Donc le montant de clôture correspond au montant initial de l'exercice. Après la clôture, plus aucune écriture ne peut être passée dans le journal pour l’exercice comptable clôturé.

Journal clair pour toutes les écritures comptables

Journal clair pour toutes les écritures comptables

Le logiciel de comptabilité de bexio offre un journal clairement organisé : toutes les écritures sont clairement répertoriées, qu’il s’agisse d’écritures automatiques ou manuelles. Bexio propose différents filtres pour organiser le journal en fonction de ses propres besoins. De plus, il est possible d’exporter le fichier sous format Excel si nécessaire. Avec l'application bexio Scanner, vous pouvez aussi numériser toutes vos pièces justificatives, les télécharger et les poster en quelques clics. Ainsi, aucune écriture n’est passée sans son document comptable.

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