Glossaire de comptabilité : termes importants expliqués dans le glossaire

De nombreux termes techniques et parfois étranges sont utilisés en comptabilité. Dans le présent glossaire de comptabilité, nous nous sommes attachés à expliquer divers concepts importants d’une manière simple, afin de vous permettre d’avoir une vision claire sur le sujet.

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PS : vous pouvez enregistrer directement cette page en tant que signet, afin de trouver facilement les réponses à vos questions portant sur des termes de comptabilité.

 

Nous ajouterons continuellement de nouveaux termes à ce glossaire. Une notion importante y manque ? Écrivez-nous à fragbexio@bexio.com.

Actif circulant

L’actif circulant (ou les actifs circulants) fait partie des actifs, du capital. Il comprend donc grossièrement la trésorerie (c’est-à-dire des éléments tels que les dépôts en espèces, postaux ou bancaires), vos débiteurs (créances) et les stocks. Tous les biens de l’actif circulant sont ventilés en fonction de leur degré de liquidité : plus vite vous réussissez à transformer un compte spécifique en argent « réel », plus il sera liquide. Le compte Caisse se trouve par conséquent au sommet parce qu’il présente le plus grand degré de liquidité, c’est-à-dire que l'argent qui s’y trouve sera disponible de la manière la plus rapide qui soit, par comparaison aux autres comptes. Les actifs circulants sont répertoriés tout en haut, du côté actif du bilan (au-dessus des immobilisations).

Actifs

Que devons-nous comprendre par les actifs ou capitaux ? Ces deux termes décrivent l’actif de l’entreprise : les actifs regroupent l’ensemble des avoirs et répondent à la question de savoir comment vous avez placé votre argent. Que ce soit sur un compte bancaire (banque), dans des entrepôts (stock de marchandises), dans le mobilier de bureau (meubles) ou encore dans des immeubles (immobilier). Le bilan présente l’actif sur le côté gauche (ou colonne de gauche), le côté actif. Celui-ci est lui-même subdivisé en immobilisations.Les actifs circulants sont ventilés en fonction du degré de liquidité et les immobilisations en fonction du degré de mobilité. Les actifs forment ainsi la contrepartie des passifs et des engagements - du capital de l’entreprise. En savoir plus sur les actifs

Actifs transitoires

Les actifs transitoires sont des écritures de transition effectuées à la fin de l’exercice. Le compte de régularisation des actifs englobe la délimitation périodique des produits du précédent exercice pour lesquels aucun paiement n’a encore été comptabilisé au moment de la clôture de l’exercice.

Administration

Le terme Administration à sens économique très étendu : l’administration assume toutes les tâches relatives à l’organisation ainsi qu’à l’exécution des tâches opérationnelles en entreprise. Elle assure l’ordre, optimise les processus internes et structure le travail de bureau au quotidien. Les missions confiées à l’administration varient selon le type d’entreprise. Des exemples de ce en quoi peuvent consister les tâches de l’Administration sont la comptabilité, les commandes ou les travaux de correspondance d’une façon générale.

Amortissements

Les machines et outillage, le mobilier et les véhicules perdent de leur valeur au fur et à mesure de leur utilisation. Ces pertes de valeur doivent subir un amortissement afin de bien représenter la valeur de l’actif au bilan. L’importance de l’amortissement d’un bien dépend de la durée de vie et de la durée d’utilisation du poste d’actif correspondant. Une machine doit, par exemple, être amortie plus rapidement qu’un bien immobilier. La valeur est corrigée soit par la méthode linéaire (à savoir, toujours un même montant fixe), soit par la méthode dégressive (toujours le même pourcentage de la valeur comptable résiduelle). Il est également possible de pratiquer un amortissement direct ou indirect.

La technique de l’amortissement direct comptabilisera directement la réduction de valeur sur le compte d’actif correspondant. Seule la valeur comptable sera ainsi visible dans le bilan.

La technique de l’amortissement indirect comptabilisera indirectement la réduction de valeur, donc sur le compte de correction de valeur correspondant. La valeur d’acquisition sera visible dans le bilan alors que le total des amortissements sera visible sur le compte de correction de valeur, la différence donnant la valeur comptable.

Avis de paiement

Un avis de paiement sera émis si une échéance de paiement, mesurée à l’entrée de ce paiement, n’a pas été respectée, et que le débiteur doit être mis en demeure par le biais de cet avis, sinon, le cas échéant, il sera automatiquement déclaré en défaut de paiement. Les étapes suivant l’avis de paiement sont un premier et un second rappel assortis de menaces de poursuites. Le rappel de paiement amical est cependant bien souvent suffisant pour obtenir le montant restant Vous pouvez en savoir plus sur l’avis de paiement ici.

Avoirs

Les avoirs (ou les crédits) sont un terme de comptabilité et décrivent le côté droit (avoirs) d’un compte en comptabilité. Le terme avoirs est ainsi le pendant du terme dépenses, c’est-à-dire le côté gauche d’un compte.

Bilan

Le bilan répertorie le patrimoine (actifs) et les capitaux (passifs) d'une entreprise et les présente en vis-à-vis l’un de l’autre. Le bilan permet ainsi de voir comment vous avez investi votre argent et de comprendre quelles sont les sources de financement. Il présente en quelque sorte une photo instantanée de la situation économique de l’entreprise à une date précise. Le bilan peut ainsi changer jour après jour. Le 31 décembre est une date de clôture de l’exercice fréquemment utilisée, qui va de pair avec les comptes annuels.

Structure et élaboration d’un bilan

Élaboration du bilan

Les actifs sont répertoriés sur le côté gauche du bilan, le côté des actifs. Ils sont eux-mêmes subdivisés en actifs courants et en immobilisations. Le côté droit, le côté passif, regroupe le capital : il est lui-même subdivisé en capitaux propres et fonds de tiers.

Toutes les opérations d'une entreprise ayant un impact économique sont saisies dans les registres comptables de cette dernière. Les comptes dans lesquels sont saisies les entrées et sorties sont la base de ces registres comptables. Les principes de la comptabilité à double entrée, en vertu de laquelle toute transaction doit être saisie autant du côté dépenses que du côté crédits, sont applicables en comptabilité.

Bilan de clôture

À la fin de l’exercice, chaque entreprise voudrait comprendre comment ses affaires ont réellement marché : a-t-elle obtenu un certain succès au cours de l’année ou a-t-elle plutôt été marquée par l’échec ? Non seulement l’entreprise elle-même souhaite avoir des informations quant à ses finances, mais encore d’autres parties telles que les actionnaires en tant qu’investisseurs en fonds propres ou encore l’État aux fins du calcul de l’impôt. C’est pour cela que le C’est pour cela que le bilan de clôture est établi. L’exercice est ainsi clôturé et le bénéfice ou la perte généré(e) est déterminé(e).

Bilan d’ouverture

L’entrepreneur doit dresser deux bilans par exercice, étant donné que la réussite de l’entreprise (bénéfice) se définit comme la somme des avoirs patrimoniaux, diminuée de celle des engagements, dont dispose l’entreprise à la fin de l’exercice fiscal : un bilan de démarrage (bilan d’ouverture) et un bilan de clôture. Ce principe s’applique non seulement aux normes comptables locales, mais également aux normes comptables internationales.

Bon de préparation

Les bons de préparation sont un instrument auxiliaire dans la gestion des marchandises. Ils reprennent des informations sur le contenu et la gestion des livraisons à prélever dans le stock. Par exemple, le numéro des articles commandés, les informations sur leur emplacement dans les stocks ou leur adresse de livraison sont ainsi répertoriés. Le personnel de l’entrepôt peut, à l’aide dudit ordre de paiement, préparer le colis à envoyer au client. En savoir plus sur les bons de préparaion ici.

Bulletin de livraison

Le bulletin de livraison (bon de livraison) est une lettre commerciale dont le contenu et la forme ne sont régis par aucune législation particulière. Aujourd'hui, en plus du bulletin de livraison sous forme papier utilisé de façon traditionnelle et régulière depuis fort longtemps, le bulletin d’accompagnement électronique présente aussi une certaine utilité. Les bons de livraison peuvent par exemple servir à vérifier si les produits mentionnés par l'expéditeur se trouvent effectivement dans l’envoi.

Bulletin de versement

Un paiement peut être effectué sur un compte bancaire en espèces ou par virement bancaire (ou postal) grâce à un bulletin de versement (BdV). Les bulletins de versement peuvent être utilisés indépendamment du fait qu’une personne détienne un compte bancaire propre, utilise l’e-banking ou dispose uniquement d’espèces. Une distinction est faite entre les bulletins de versement rouges (sans numéro de référence) et les bulletins de versement orange (avec numéro de référence). Vous en saurez plus sur les bulletins de versement ici.

Cadre comptable

Un cadre comptable énonce une liste détaillée de tous les comptes de l’entreprise devant être tenus conformément à certaines dispositions. Il permet d’avoir une meilleure compréhension des différents dépôts et retraits, ainsi que des divers centres de coûts. Il est généralement très global et seules quelques entreprises utilisent tous les comptes qu’il répertorie. C’est pourquoi chaque entreprise élabore son plan comptable en partant du cadre comptable. Un cadre comptable PME suisse est valable pour les PME suisses. Il se subdivise en huit classes.

Capitaux étrangers (CE)

Les capitaux étrangers, ou fonds de tiers, font partie du passif, du capital d’une entreprise. Ils apparaissent ainsi au côté droit du bilan, le côté passif, avant le capital propre. Les capitaux étrangers font référence aux dettes que l’entreprise a contractées auprès de tierces personnes et sont subdivisés en fonction de leur échéance, c’est-à-dire de la date à laquelle leur paiement est échu. On distingue les fonds de tiers à court et à long terme. On trouvera tout d’abord les créditeurs (par exemple les obligations envers les fournisseurs) qui doivent être honorés au plus vite. Les prêts et les crédits hypothécaires correspondent aux fonds de tiers à long terme.

Capitaux propres (CP)

Les capitaux propres (CP) font partie du passif, ou du capital, d’une entreprise. Comme leur nom l'indique, ils incluent la dette de la société envers ses propriétaires. Dans le bilan, les capitaux propres sont enregistrés sur le côté droit, le côté passif, en tant que capitaux étrangers. Le capital social apparaît en premier dans la liste des capitaux propres (les capitaux payés par les divers propriétaires ou le capital social) suivi par les augmentations de capital (comme les réserves) pour finir par les bénéfices non encore distribués.

Clôture trimestrielle

La clôture trimestrielle est une sorte de compte récapitulatif intermédiaire de la situation économique et financière de l’entreprise. Parce que la clôture réelle de l’exercice (comptes annuels) n’a lieu qu’une seule une fois par an. Les parties intéressées souhaitent quant à elles également être informées sur l’évolution effective des entreprises au cours de l’année. Une clôture trimestrielle offre par ailleurs également la possibilité d’anticiper d’éventuels problèmes et d’agir en conséquence.

Comptabilité

Toutes les opérations d'une entreprise ayant un impact économique sont saisies dans les registres comptables de cette dernière. Les comptes dans lesquels sont saisies les entrées et sorties sont la base de ces registres comptables. Les principes de la comptabilité à double entrée, en vertu de laquelle toute transaction doit être saisie autant du côté dépenses que du côté crédits, sont applicables en comptabilité.

Le système comptable fait partie de la gestion d’entreprise (OFAE) et couvre l'ensemble des opérations nécessaires à une saine gestion de l’entreprise, non seulement du point de vue organisationnel, mais surtout du point de vue financier. La comptabilité peut être subdivisée en quatre parties : la comptabilisation, le calcul, les statistiques et la planification budgétaire. Les domaines en détail.

Comptabilité analytique d'exploitation – COEX

La comptabilité analytique d'exploitation (COEX) est, à côté de la comptabilité financière (COFI), l’un des deux principaux volets de la comptabilité.

Comptabilité d’association

Les associations sont, selon l’article 60 §1 du Code civil suisse, des organes corporatifs, dont le but de ses membres est de se consacrer à une activité non lucrative. Bien que leur but ne soit pas de réaliser un profit, l’exercice des activités de l’association comporte fondamentalement différentes obligations financières. Ces organes corporatifs peuvent ainsi supporter des recettes et des dépenses de même que disposer d’un patrimoine. Il y a donc intérêt à ce que les sommes d’argent correspondantes soient comptabilisées de façon transparente et appropriée. C’est la raison pour laquelle la tenue d’une comptabilité est tout aussi utile à une association que dans le cas d’une autre personne morale.

Comptabilité débiteurs

La tâche principale de la comptabilité débiteurs est de surveiller et de comptabiliser les livraisons ou prestations de services aux clients respectifs et les paiements qui y sont associés. La comptabilité débiteurs fait partie de la comptabilité financière en tant que livre annexe. Elle fait ainsi partie du grand livre des comptes d’une entreprise et fournit les indicateurs importants permettant de mesurer la réussite économique d'une entreprise sur le marché. En savoir plus sur les comptes débiteurs.

Comptabilité de règlement

La facturation de la taxe sur la valeur ajoutée selon un règlement convenu est la procédure standard de l’Administration fédérale des contributions (AFC). La taxe sur la valeur ajoutée est ainsi due dès que la facture a été soumise au client. En tant qu’entrepreneur, vous devrez par conséquent acquitter immédiatement cette TVA même si votre client ne devait la régler que le trimestre suivant. Il en serait par contre autrement dans le cas du décompte TVA après encaissement de la contre-valeur.

Comptabilité des créanciers

La comptabilité des créanciers est le corollaire de la comptabilité des débiteurs et vise toutes les opérations de paiement entre une entreprise et ses créditeurs. Les produits ou services sont dans ce cas de figure fournis ou exécutés de façon anticipée. Le créditeur établira ainsi une facture qui sera par la suite transmise à l’entreprise correspondante. Le service comptable de ladite entreprise saisira les factures et les archivera. Cela permet à l'entreprise de mieux appréhender quels sont les paiements encore en suspens et pour quelle date ils doivent être effectués.

Comptabilité en partie double

Que signifie l'expression comptabilité en partie double ? On parle de comptabilité en partie double quand une transaction est enregistrée deux fois. Deux comptes sont par conséquent utilisés pour chaque transaction. Voici un exemple d'une comptabilité en partie double : vous achetez un bien et le payez en espèces, vous avez ainsi plus de stocks (dépenses) et moins d’argent dans le compte caisse (crédits). Dans le jargon de la comptabilité, le débit est enregistré au crédit.

Mais qu’apporte la comptabilité en partie double ? Vous pouvez, grâce à elle, élaborer le bilan et le compte de résultat. Cela signifie que vous voyez d’où vient votre argent et comment vous l’avez investi, vu que les comptes d’actif et les comptes de passif se retrouvent en vis-à-vis dans le bilan. Le compte de résultat (CR) vous permet de comprendre si vous avez réalisé des gains ou des pertes en comparant vos revenus à vos dépenses.

Comptabilité financière

La comptabilité financière (COFi) est, avec la comptabilité d’entreprise, un des principaux éléments de la comptabilité. Selon l’article 958 §4 du Code des obligations suisse, toute personne astreinte à tenir une comptabilité doit également tenir un grand livre des comptes, y compris une comptabilité financière. Elle comprend les secteurs suivants : l’enregistrement des transactions commerciales courantes (à savoir toutes les transactions qui impliquent les finances de votre entreprise), le compte de résultat et le bilan. En savoir plus sur la comptabilité financière

Comptables

Les professionnels ont pour tâche d’enregistrer toutes les transactions d'une entreprise. Cette saisie est la base de la prise de décisions de l’entreprise, de son imposition mais également de son avenir. Les grandes entreprises ventilent la comptabilité générale en plusieurs sous-ensembles spécialisés. De tels sous-ensembles sont, par exemple, la comptabilité des immobilisations, la comptabilité des salaires, la comptabilité financière ou encore la comptabilité des débiteurs (clients) et des créditeurs (fournisseurs).

Compte récapitulatif intermédiaire

Un compte récapitulatif est destiné à refléter la situation économique et le succès d'une entreprise. Si ce compte ne devait pas être clos à la fin d'un exercice (comptes annuels), mais en cours d’exercice, il porterait le nom de compte récapitulatif intermédiaire. Tout comme pour les comptes annuels, y sont dressés, à un moment spécifique, un bilan et un compte de résultat. Les comptes récapitulatifs intermédiaires comme les comptes trimestriels ont toute leur importance, car ils vous permettent d’évaluer rapidement si votre entreprise respecte son budget ou pas. En travaillant avec un logiciel de comptabilité tel que bexio, vous pourrez créer un bilan ou un compte de résultat en un seul clic, quand vous le souhaitez.

Compte de résultat

Mais qu’apporte le compte de résultat ? Le compte de résultat (CR) vous permet de comprendre si vous avez réalisé des gains ou des pertes, par comparaison entre vos revenus à vos dépenses : vous aurez réalisé un profit si vos revenus sont supérieurs à vos dépenses ou subi des pertes dans le cas contraire.

Comptes annuels

En comptabilité, les comptes annuels décrivent les décomptes finaux de l’exercice. Qu'est-ce qui en fait partie ? Le résultat final à la clôture d’un exercice se compose au moins du bilan, du compte de résultat (clôture de la comptabilité) et de l’annexe ; lle délai pour la remise des comptes annuels est de six mois après la clôture de l’exercice. On parlerait de décompte intermédiaire si un décompte final devait être réalisé au cours de l’année, c’est-à-dire au cours d’un exercice.

L’objectif des comptes annuels est de fournir des informations véridiques sur la situation économique et les résultats de l’entreprise. Le propriétaire et les tiers peuvent ainsi se faire une idée exacte et fiable de la situation de l’entreprise. Plus d’informations.

Correction de valeur

La correction de valeur est un amortissement indirect de postes du côté des actifs du bilan. Les réductions de valeur ne sont pas directement comptabilisées dans le compte des actifs, mais indirectement, via le compte de correction de valeur correspondant. Sont ainsi visibles dans le bilan, la valeur d’acquisition, le total des amortissements cumulés (sur le compte de correction de valeur) ainsi que la différence de valeur comptable.

Créditeurs

Le terme de créditeurs fait essentiellement référence aux engagements ou aux dettes envers vos fournisseurs, engagements et/ou dettes ayant par exemple vu le jour suite à un achat sur facture. Ce sont dans la plupart des cas des engagements envers les fournisseurs (créditeurs fournisseurs). En comptabilité, le compte des créditeurs fait partie du passif, plus exactement des capitaux étrangers à court terme.

La différence entre les débiteurs et les créditeurs : en vis-à-vis des créditeurs se trouvent les débiteurs (créances), qui peuvent constituer un avoir sur vos partenaires d’affaires. Il s’agit par conséquent de créances sur vos clients et autres acquéreurs, résultant de livraisons de biens et de prestations de services que votre entreprise leur a fournis. En savoir plus sur les créditeurs

CRM - Customer Relationship Management

CRM signifie Customer Relationship Management et se traduit par la gestion de la relation client ou encore le service à la clientèle. Pour une entreprise, il s’agit d’une approche stratégique centrée non pas sur un produit, mais sur le client lui-même. Le but est de bien connaître le client par le biais de relations intensives pour être en mesure, non seulement de lui proposer les produits qui lui sont le mieux adaptés, mais également de le fidéliser à l’entreprise avec le concours d'un CRM.

Débiteurs

Comment ça marche : les débiteurs sont des créances résultant des prestations de votre entreprise – comme, par exemple, une livraison à l’un de vos clients. Les débiteurs vous permettent d’avoir un aperçu des montants en argent que vos clients vous doivent encore. Le compte débiteurs est donc en équilibre avec vos parties prenantes. On parle de clients débiteurs en cas de réclamations contre les clients et d’autres débiteurs pour les autres parties prenantes. Le compte « Créances sur les biens et services » fait partie des actifs et plus précisément des actifs circulants. Plus d’informations sur les débiteurs

En vis-à-vis des débiteurs (crédit) se trouvent les créditeurs (fournisseurs). Ils décrivent les engagements et obligations de votre entreprise résultant des livraisons et prestations qui vous ont été faites.

Décompte de TVA

Deux méthodes de décompte sont à votre disposition lorsque vous êtes assujetti à la TVA : le décompte effectif et le décompte de TVA avec taux de la dette fiscale nette. Le niveau d'imposition effectif est souvent considéré comme la norme. Avec cette méthode, vous déclarez en tant qu’entrepreneur le chiffre d'affaires que vous avez réalisé et l’impôt préalable correspondant. Chaque trimestre, vous devez soumettre un décompte à l'Administration fédérale des contributions (AFC).

Beaucoup de PME se basent sur la méthode du décompte de TVA avec taux de la dette fiscale nette plutôt que sur le décompte effectif. Cette méthode réduit en effet la charge administrative : d’une part, les PME peuvent se contenter de faire un décompte de taxe sur la valeur ajoutée seulement tous les six mois (plutôt que trimestriellement), et d’autre part, elles sont libérées de la détermination de l’impôt préalable. Comment ça marche ? Lors du décompte à l'aide des taux de la dette fiscale nette (TDFN), vous multipliez votre chiffre d’affaires (en y incluant la TVA des factures adressées à vos clients) par le taux de la dette fiscale nette pour obtenir le montant de l'impôt (Art. 37 OTVA). Le taux d’imposition est déterminé par l’Administration fédérale des contributions (AFC) et dépend du secteur. L’impôt préalable est, grâce à la TDFN, payé de façon forfaitaire et ne doit pas être calculé. Le choix de la méthode de décompte de la TVA dépend du chiffre d’affaires imposable et est lié à un montant maximum d’impôt annuel dû. Plus d’informations

En utilisant le logiciel de comptabilité bexio, vous obtiendrez automatiquement le formulaire de TVA satisfaisant aux exigences formelles de l’Administration fédérale des contributions (AFC), et ce, quelle que soit la méthode de décompte que vous aurez choisie. Le formulaire bexio contient toutes les informations et chiffres (avec les taux de TVA appropriés), comme par exemple le chiffre d’affaires total des différents taux. Vous pouvez simplement transférer les chiffres.

Dépenses

Toute prestation de services implique des charges - les dépenses. Celles-ci peuvent correspondre aux frais de main-d'œuvre (coûts salariaux), de publicité ou encore aux pertes de valeur des biens (amortissement). Les dépenses forment, à côté du rendement, le deuxième composant principal du compte de résultat et apparaissent comme une valeur consommée dans la comptabilité. Cela conduit par conséquent à une sortie d'actifs ou à une augmentation des passifs.

Dépenses (débit)

Les dépenses (débit) sont le corollaire des recettes et décrivent le côté gauche d’un compte en comptabilité, c’est-à-dire le côté gauche de la «Forme en T».

Dette fiscale nette

Il existe en Suisse deux méthodes pour calculer la taxe sur la valeur ajoutée : l'Administration fédérale des contributions (AFC) propose en effet d’utiliser le décompte effectif ou le décompte de TVA avec taux de la dette fiscale nette. Celles-ci dépendent du secteur et peuvent ainsi considérablement varier.

Avec le second système, le chiffre d’affaires (en y incluant la TVA des factures adressées à vos clients) est multiplié par le taux de la dette fiscale nette pour obtenir le montant de l'impôt (Art. 37 OTVA). L’avantage de cet impôt préalable est qu’il ne doit pas être calculé, étant donné qu’il est payé de façon forfaitaire. En outre, la dette fiscale nette réduit au minimum les charges administratives : vous ne devez la calculer que tous les six mois, contrairement au calcul trimestriel imposé par la méthode du décompte effectif.

DTA

La procédure DTA (procédure d’échange de supports de données) est utilisée pour l’échange sécurisé de données de paiement entre l’entreprise et la banque. Elle permet le transfert de transactions telles que les paiements BVR ou encore les virements bancaires en francs ou en devises étrangères. Le fichier DTA est créé dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise et peut être transmis directement à l’e-banking via l’interface correspondante. Vous lirez ici comment est structuré le format DTA

Encaissement de la contre-valeur

La taxe sur la valeur ajoutée ne sera due qu‘après obtention du règlement de la facture par le client dans le cas de la facturation de la TVA après encaissement de la contre-valeur. Contrairement à la procédure standard identifiée par l’Administration fédérale des contributions, la facturation de la TVA selon un règlement convenu, vous ne devrez pas préfinancer la TVA avant qu’elle ne vous soit réglée. Le recours à la méthode de règlement sélectionnée doit être communiqué par écrit à l’Administration fédérale des contributions (AFC).

ERP

ERP signifie Enterprise Resource Planning et désigne la planification et la coordination des ressources telles que le matériel, le personnel, le capital ou les ressources au sein d’une entreprise. Une telle planification vise le déploiement rapide et approprié de toutes les ressources afin de s’assurer d’une création de valeur efficace. Plus d’informations sur l’ERP

Escompte

Les escomptes sont des réductions (en pourcents) sur le montant du paiement, qui sont convenus ou offerts à condition d’être payés dans des délais déterminés. Des escomptes peuvent être applicables dans la vente au consommateur final en cas d’achats importants payés immédiatement en espèces. L’octroi de remises dans les paiements commerciaux n’est par ailleurs pas rare. Le débiteur peut ainsi décider s’il préfère payer sous X jours et bénéficier d’un escompte de Y %  ou seulement dans les 30 jours sans escompte. Les escomptes différenciés, c’est-à-dire les escomptes variant en fonction de l’augmentation du délai de paiement, sont également communs (par exemple 5 % pour un règlement en espèces, 2 % pour un paiement dans les 10 jours, 1 % pour un paiement dans les 20 jours). Vous trouverez ici une explication détaillée des escomptes.

Facturation

La facturation ou la facture (en allemand Faktura) est un vocable encore en usage aujourd'hui, surtout en Autriche et en Suisse. Une facture détaille la prestation effectuée par le fournisseur (quantité, type, date de la livraison), mentionne la date de facturation, un numéro de facture généré de façon continue, le prix de la marchandise livrée ou des services rendus, auquel s’ajoute la TVA s’y référant, en tenant compte du taux de TVA appliqué au type de bien ou de prestation concerné, ainsi que les informations sur les modalités et méthodes de paiement. La facture permet d’informer le bénéficiaire du paiement devant être effectué et sert de base pour la comptabilisation de la transaction. Vous pouvez obtenir ici des conseils sur la façon de rédiger la facture parfaite.

Gestion des adresses

Au sein d’une entreprise, la gestion des adresses joue un rôle important en gérant les coordonnées des partenaires de cette entreprise. La Gestion des adresses inclut notamment le traitement et la mise à jour des adresses et interlocuteurs existants ou la suppression des doublons (données similaires enregistrées de façon multiple). Une telle base de données, complète et à jour, est un élément essentiel dans l’optique d’une communication efficace et réussie.

Gestion des clients

Les entreprises s’axent, par le biais de leur gestion des clients, sur leurs relations avec les clients existants et potentiels ainsi que sur leur gestion. La fidélisation des clients et le maintien de relations systématiques sont centraux. Les relations d'affaires et le réseau personnel forment la base de nombreuses futures transactions : ils sont par conséquent essentiels, et pas seulement pour le traitement des commandes. Ainsi, La gestion des contacts joue ainsi un rôle clé dans la gestion des relations clients (CRM).

Gestion des stocks

La gestion des stocks fait partie de la gestion des marchandises et se charge non seulement de la gestion des stocks de produits, mais également de la comptabilisation de tous les entrées et sorties, fournissant ainsi d’importantes informations aux départements Achats et Distribution. Grâce à ce système de gestion, le département des Achats peut ainsi identifier à temps les produits qui doivent être commandés et en quelle quantité. Le département Distribution dispose, quant à lui, d’une meilleure visibilité sur les stocks et peut, même en cas de stocks limités, indiquer au client une date de livraison concrète ou, lorsque les produits en stocks sont plus que suffisants, les vendre sans problèmes.

Grand livre des comptes

La totalité des comptes qu’utilisent les entreprises pour la comptabilisation de leurs transactions représente le grand livre. Certains des comptes de ce livre, particulièrement intéressants, comme par exemple le compte collectif des débiteurs, sont tenus de façon détaillée dans un livre annexe. Des informations plus explicites sont ainsi communiquées dans ces comptes, qui permettent de comprendre en détail les données purement numériques ainsi que les changements peu significatifs de la comptabilité principale. En dernier lieu, les résultats des livres annexes sont retransmis à la comptabilité principale correspondante.

Immobilisations

Les immobilisations font partie de l’actif. Elles comprennent les postes d’actif tels que les véhicules, les biens mobiliers (meubles), les machines ou l’immobilier et se divisent en fonction du degré de mobilité : les véhicules figurent ainsi tout en haut de la liste et les immeubles tout en bas. Les immobilisations sont inscrites au côté actif du bilan au titre de l’actif circulant.

Indicateurs financiers

Une entreprise peut évaluer sa situation financière grâce à des indicateurs financiers. Ces chiffres-clés sont utilisés pour déterminer les objectifs, prendre des décisions et déterminer les mesures nécessaires.

ISO 20022

La norme ISO 20022, également appelée norme UNIFI (Universal financial industry message scheme), doit, en tant que norme internationale pour l’échange de données informatisées dans le secteur financier, servir de dénominateur commun dans l’harmonisation des différentes organisations normatives. L’interopérabilité qui résulte de l’application de cette norme garantit finalement une communication sans accroc des informations. 

Ce langage commun se décline au format XML (Extensible Markup Language) et utilise des mots courts comme pacs, pain ou camt. ISO 20022 est donc une norme accessible à tout le monde dans le secteur financier.

Journal de comptabilisation

Le journal, également appelé journal de comptabilisation, fait partie du grand livre et enregistre les écritures comptables : toutes les transactions commerciales sont enregistrées de façon chronologique et divisées par exercices. Les pièces justificatives relatives aux transactions, comme les factures entrantes et sortantes, les reçus ou les relevés bancaires, y sont enregistrées. Plus d’informations

Livre de caisse

Les livres de caisse répertorient de façon chronologique toutes les entrées (c'est-à-dire tous les dépôts en espèces) et toutes les sorties de fonds (c’est-à-dire tous les prélèvements en espèces). Doivent donc y figurer la transaction ou le texte de comptabilisation (c'est-à-dire la nature du dépôt ou du retrait, fait par ou pour qui), le numéro de la pièce justificative (de la quittance) correspondante, le taux en pourcents et le montant de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) correspondante (si disponibles) et les sommes totales payées ou perçues dans le cadre de la transaction, la date de l’opération ainsi que le solde de caisse actualisé de façon quotidienne. Ce solde sera par la suite enregistré dans la comptabilité dans le compte d’actifs circulants. Des détails quant au sujet du livre de caisse.

Logiciel Cloud

Grâce au Cloud (nuage), les données ne sont désormais plus stockées localement sur le lieu de travail, mais dans un centre de données externe sécurisé : vos données sont disponibles en ligne, dans le nuage, et y sont consultables. L’informatique en nuage (Cloud computing) décrit par la suite l'utilisation de ces applications en ligne, c’est-à-dire les logiciels Cloud, pouvant être louées sur Internet selon les besoins (pay per use). Une utilisation indépendante, autant du lieu que de l’appareil, est ainsi possible grâce à la technologie du nuage. Ces logiciels Cloud sont également appelés Software-as-a-Service, SaaS.

Logiciel de comptabilité

Les entreprises peuvent économiser beaucoup de temps et d’argent et ménager les nerfs de leurs employés grâce à l'utilisation d'un logiciel de comptabilité adapté. Un bon logiciel couvre et facilite tous les processus liés à la comptabilité (dans le meilleur des cas, il les automatise). Sont indispensables à un bon programme de comptabilité :

Logiciel de facturation

Un logiciel de facturation aide les entrepreneurs à simplifier et à accélérer les procédures de facturation telles que l’émission, la prise en compte de la facture ou encore l’envoi. L’affichage du statut d’une facture (ouverte, payée, en défaut) permet par exemple d’accélérer (ou même d’automatiser) l’introduction et l’exécution des procédures de rappels, accélérant ainsi le paiement aux entrepreneurs. De nombreux processus peuvent être automatisés et donc voir leur efficacité augmentée grâce à des logiciels de facturation.

MT940

Le fichier MT940 (Message Type) correspond à un relevé bancaire sous forme électronique. Il contient toutes les informations pertinentes sur les transactions bancaires effectuées au format standard SWIFT pour la transmission électronique des données de relevé bancaire. Un tel fichier peut être demandé auprès de la plupart des banques suisses ou directement téléchargé via la banque en ligne. Plus d’informations

Obligation de tenue d’une comptabilité

Qui doit tenir une comptabilité ? Le Code des obligations suisse déclare que « les entreprises individuelles et les sociétés de personnes qui ont réalisé un chiffre d’affaires supérieur à 500 000 francs suisses lors du dernier exercice » (cf. CO Art. 957 §1) sont soumises à l’obligation de tenir une comptabilité. Les personnes morales (c’est-à-dire les SA et SARL) sont par ailleurs soumises à l'obligation de tenir une comptabilité et de remettre des comptes annuels.

Les entreprises ayant un chiffre d'affaires inférieur peuvent tenir une comptabilité simplifiée : elles peuvent se limiter au simple calcul des recettes et des dépenses (par exemple via un livre de caisse, ou encore un calcul sommaire).

Offres

Du point de vue commercial, une offre, également appelée proposition, fait partie du processus d’acquisition. Une demande émanant d’un client potentiel précède en général l’offre, qui vient en réaction. Le fournisseur y détermine les conditions en vertu desquelles il est disposé à livrer la marchandise ou encore à fournir le service requis. Plus d’infos sur l’offre

Outils bureautiques

L’administration des entreprises utilise les outils ou applications bureautiques. Ils permettent en effet de normaliser et de simplifier les processus administratifs. Un bon outil bureautique couvre au moins les domaines suivants :

pain.001

Pain.001 est un format de paiement basé sur XML (= Extensible Markup Language) de la norme ISO 20022 et remplacera, au plus tard à compter de mi-2018, le format utilisé jusqu’à présent, le format DTA. La mise en place et l’application de la norme ISO 20022 ont pour objectif l’harmonisation des paiements nationaux et internationaux. En savoir plus à ce sujet

Paperasserie

La gestion de documents traditionnels est considérée, par certains employés de bureau ayant de l’expérience en informatique, comme de la « paperasserie ». Le papier doit en effet être porté manuellement aux lecteurs respectifs, souvent en plusieurs exemplaires, pour être par la suite archivé. Cette procédure n’est guère écologique et implique des coûts de traitement élevés. C’est la raison pour laquelle les bureaux sans papier sont de plus en plus nombreux, depuis plusieurs années déjà. Ce type de bureau n’utilise plus, ou du moins de façon minimale, le papier. L’échange de fichiers électroniques remplace le circuit de papier linéaire à l’aide des réseaux de données, des programmes, de l’archivage intelligent et de l’utilisation de périphériques mobiles. En savoir plus au sujet des formalités administratives ici

Passifs

Les passifs (ou le passif) décrivent les capitaux propres de l’entreprise. Ils sont reportés sur le côté droit (colonne de droite), le côté passif. Ce dernier est lui-même subdivisé en capitaux étrangers et en capitaux propres. Plus d’informations

Passifs transitoires

Les passifs transitoires sont des écritures de transition effectuées à la fin de l’exercice. Le compte de régularisation des passifs englobe la délimitation périodique des charges du précédent exercice, pour lesquelles aucune facture n’a encore été comptabilisée au moment de la clôture de l’exercice. En général, seule une estimation du montant des factures manquantes est possible.

Plan comptable

Un plan comptable est la liste de tous les comptes de la comptabilité de l’entreprise. Il est spécifiquement adapté aux besoins de la société et dérive du plan comptable général. Il existe des plans comptables pour les différentes formes juridiques d’entreprises : entreprise individuelle, SARL, SA, Fondation ou société de personnes.

Principes régissant l'établissement régulier de la comptabilité

Les mêmes principes légalement prescrits en matière de comptabilité s’appliquent à toute personne soumise à l'obligation de tenir une comptabilité. Ces principes sont décrits dans les principes régissant l’établissement des comptes (GoB). Votre comptabilité doit s’y conformer (CO art. 957a §2) :

  • L’enregistrement complet, fidèle et systématique des transactions et éléments commerciaux (vous saisirez toujours toute chose importante correctement et de la même façon)
  • La preuve comptable pour chaque processus comptable (« aucune comptabilisation sans reçu »)
  • Clarté (comme par exemple des textes de comptabilisation judicieux : qu’avez-vous vendu à qui ? À qui avez-vous acheté quoi ?)
  • Conformité (adaptation au type et à la taille de l’entreprise)
  • Traçabilité (comme par exemple pour la révision)

Profits

Les produits apparaissent à côté des charges du deuxième élément principal du compte de résultat. Ils résultent de la vente de services, ce qui entraîne une augmentation de la valeur de votre entreprise.

Rappels de paiement

Le rappel de paiement est l’étape suivant celle de l’avis de paiement. Il est temps de passer au rappel de paiement si le montant dû n’a pas encore été réglé après l’avis de paiement. Ainsi, le débiteur sera une nouvelle fois mis au courant de la somme à payer et un nouveau délai de paiement sera fixé. Un deuxième rappel serait envoyé au cas où le débiteur devait à nouveau laisser passer ce délai, assorti d'une menace d'action en justice En savoir plus ici au sujet du rappel de paiement.

Revenu annexe

Les employés à temps partiel ou les travailleurs indépendants exerçant une autre activité professionnelle en plus de leur emploi principal afin de compléter leurs revenus sont considérés comme percevant un revenu annexe. Il faut par conséquent avoir un revenu principal pour avoir un revenu annexe. Ce type de revenu annexe peut également être perçu en exerçant une activité principale ne générant aucun revenu, comme par exemple celle de femme au foyer. Même les étudiants peuvent exercer une activité complémentaire dans le cadre d’une activité à temps partiel. L’activité complémentaire donnant naissance au revenu annexe est la plupart du temps exercée auprès d’un employeur différent et dans un domaine d’activités différent.

Software-as-a-Service

L’utilisation du software-as-a-service (SaaS) fait en sorte que, grâce à leur utilisation dans le Cloud (nuage), les données ne soient désormais plus stockées localement sur le lieu de travail, mais dans un centre de données externe. Le logiciel est utilisé via le navigateur, les clients locaux sont supprimés. Ceci offre aux fournisseurs et aux utilisateurs certains avantages opérationnels et de réduction de coûts tels que la maintenance centralisée, la réduction des spécificités locales, le calcul prévisionnel exact des coûts et la modularité (évolutivité) générale des systèmes.

Système comptable

Le système comptable fait partie de la gestion d’entreprise (OFAE) et couvre l'ensemble des opérations nécessaires à gérer correctement l’entreprise non seulement du point de vue organisationnel, mais surtout financier. La comptabilité peut être subdivisée en quatre parties : la comptabilité, le calcul, les statistiques et la planification budgétaire. Les domaines en détail.

Tarif dégressif

Le prix de vente d’un produit est souvent déterminé par les entreprises en fonction de différents critères. On dit que l’on échelonne les unités subdivisées d’une plus grande quantité. Les concepts de prix échelonnés ou de barèmes de prix en découlent. Les prix échelonnés sont la plupart du temps utilisés pour déterminer des rabais quantitatifs. Les prix échelonnés peuvent également dépendre des tailles, qualités, équipements et autres. En savoir plus à ce sujet dans cet article.

Tarif horaire

La valeur réelle du travail réalisé par une entreprise est déterminée par son taux horaire. Il établit en fin de compte le prix que le client paie pour le service réellement exécuté. Le taux horaire d’une entreprise à but lucratif doit être déterminé en tenant compte de différents facteurs, étant donné qu’il doit à la fois couvrir les frais et générer un certain profit. Les deux questions suivantes sont donc décisives : « en tant qu’entreprise, combien me coûte la réalisation de ce travail ? » et « quel est le profit que j’aimerais pouvoir tirer de mon travail ? ». Ces deux facteurs, le coût et le bénéfice dégagé, guident finalement l’entreprise dans la détermination du prix qu’elle doit demander en contrepartie de ses services.

Taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

La TVA est un impôt indirect sur la consommation perçu par le gouvernement fédéral. Indirectement, parce qu'elle est payée sur un produit ou un service acheté. Est assujettie à la TVA toute entité ayant un chiffre d'affaires supérieur à 100 000 CHF par an. Les entreprises ayant un chiffre d’affaires inférieur sont exemptées de cette obligation. Le taux d’imposition normal est de 8 % du chiffre d'affaires. Cela vaut pour la plupart des biens et services même si un taux réduit de TVA est applicable, par exemple pour la nourriture, les journaux ou encore les médicaments. Tout sur la taxe sur la valeur ajoutée

Tenue du journal

Chaque entreprise doit tenir une comptabilité correcte incluant différents éléments tels que le registre foncier, la comptabilité principale, le grand livre et divers livres annexes. . Le registre foncier, également dénommé journal, doit être tenu en respectant certaines prescriptions afin que les données soient transmises de façon pertinente à la comptabilité principale (dans le grand livre). L’entrepreneur conservait autrefois effectivement ses écrits dans un livre en papier.  Ce principe n’est toutefois plus guère utilisé de nos jours, vu qu’une comptabilité électronique s’avère être bien plus efficace. Voir ici comment un journal peut être tenu de façon pertinente.

Traitement des commandes

Peu importe qu’il s’agisse d’une PME, d’une multinationale ou d’une start-up : il est vital pour chaque type d’entreprise de traiter les commandes de façon rapide et efficace. La commande est importante dans l’exécution du contrat, tout comme le reste de l’ensemble du processus. En anglais, on parle de Quote to Order (QTO) en référence au processus partant de l’établissement de l’offre jusqu’au traitement des commandes. Le traitement des commandes en détail

Validation

En bref, la validation (ou le récapitulatif) de la TVA correspond à l’examen de son décompte. Autrement dit, la validation de la TVA ou son récapitulatif, est une procédure de vérification qui permet de s’assurer que le formulaire de TVA a été correctement rempli.

XBRL

XBRL est l’abréviation de « eXtensible Business reporting language ». C’est une norme internationalement reconnue pour la transmission numérique d’informations commerciales. Il s’agit d’un langage gratuitement mis à disposition par l’association caritative XBRL International et toute personne y a librement accès. Cette norme est utilisée dans plus de 50 pays et son objectif est de rationaliser le rapport d’activités (Business Reporting) des entreprises.

Year To Date

Year to date (YTD) fait référence à la période allant du premier jour de l’exercice en cours à la date actuelle. Les informations YTD sont utiles pour l'analyse des tendances et la comparaison des données et indicateurs de performances.

ZUGFeRD

ZUGFeRD est l’abréviation de «  Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland », c’est-à-dire « Guide central de l’utilisateur du forum allemand des factures électroniques ». Les factures créées en utilisant cette norme associent les avantages des factures papier et de la procédure EDI. Cette forme de facture électronique contient une image de facture visible, à savoir un fichier PDF / A-3, sur lequel toutes les données comptables sont visibles pour le destinataire, comme c’est le cas sur une facture papier. Cette norme relative aux factures électroniques développée par FeRD permet par ailleurs l'intégration de toutes les informations de facturation sous la forme d'un fichier XML, informations grâce auxquelles la facture peut être importée automatiquement et évaluée par l’utilisateur.

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