Les débiteurs et leur comptabilisation, expliqués

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Posez-vous toujours ces questions : que sont les débiteurs ? Et quelle est la différence entre les débiteurs et les créditeurs ? Et comment les comptes débiteurs sont-ils gérés dans la comptabilité ? Nous vous donnons les réponses ci-dessous.

Que sont les débiteurs?

En fait, c’est très simple : les débiteurs ou comptes débiteurs sont des créances, par exemple sur des clients, qui résultent de livraisons ou de prestations de votre société. Le compte débiteur désigne donc un avoir que vous détenez sur un de vos partenaires d’affaires. Les comptes débiteurs vous informent du montant total que vos clients vous doivent encore. À l’opposé des comptes débiteurs ou comptes clients (débit), vous trouvez les comptes créanciers ou comptes créditeurs (ou encore fournisseurs). Ils désignent des obligations que votre firme a contractées envers eux, par le biais de livraisons et de prestations à votre entreprise.

Les comptes débiteurs et la comptabilité des comptes débiteurs expliqués

Les comptes débiteurs sont des comptes qui, en comptabilité générale, désignent des créances issues de livraisons ou de prestations. Ils représentent donc le crédit détenu sur les clients. Le compte débiteur regroupe les créances du livre auxiliaire, dans lequel un compte est tenu pour chaque débiteur individuel. Ce livre auxiliaire est appelé comptabilité débiteur et aide à tenir le grand livre et la comptabilité financière. Dans le grand livre (partie financière), à son tour, un compte global est tenu, dans lequel tous les crédits des clients ou débiteurs du livre auxiliaire sont transférés. Avec le nouveau droit comptable (NDC), ce compte global ne s’appelle plus débiteur, mais créances résultant de livraisons et de prestations.

Différence débiteurs et créditeurs: les deux définitions

Différence débiteurs et créditeurs: les deux définitions

Le compte débiteur représente un crédit détenu sur quelqu’un d’autre. Il peut s’agir de créances sur des clients (débiteurs clients) et sur d’autres partenaires d’affaires (autres débiteurs). Le compte « créances résultant de livraisons et de prestations » est un compte d’actif, tout comme les actifs circulants.

À la différence du compte débiteur, le compte créditeur représente les dettes envers d’autres personnes ; des dettes dont l’origine peut être, par exemple, un achat facturé. Dans la plupart des cas, il s’agit d’obligations envers des fournisseurs (créanciers fournisseurs). Le compte créditeur (créanciers) est un compte de passif, tout comme les capitaux étrangers à court terme.

Les comptes globaux ou les comptes généraux comme les créances ou obligations sont appelés comptes du grand livre, pour lesquels un livre auxiliaire existe (tout comme pour la comptabilité des comptes débiteurs et créditeurs). Il est utile dans ce cas de recourir à un logiciel comptable : tous les enregistrements du livre auxiliaire sont automatiquement transférés dans le grand livre ; vous économisez ainsi un temps précieux de retranscription.

Dans cette section de la comptabilité, les créances sur clients sont enregistrées et les encaissements d’argent pour la société sont ajustés avec les comptes débiteurs. Lors de cet ajustement de paiement, le logiciel apporte aussi son aide à la gestion de la comptabilité : les programmes comptables comme bexio offrent un ajustement des paiements, avec lequel les paiements entrants sur l’e-banking sont ajustés avec la comptabilité. Les échéances de paiement convenues sont également enregistrées et introduites dans la planification des liquidités. Ceci est important : durant la période entre la livraison ou la prestation et le paiement, la société accorde fictivement un crédit à son client. Ceci fait partie du patrimoine de l’entreprise et doit donc être porté au bilan. La société doit inclure ces éventuels frais d’acquisition de capital emprunté dans le calcul de ses prix.

Gestion des comptes débiteurs: rappels de paiement et recouvrement des créances douteuses?

Gestion des comptes débiteurs

La gestion des débiteurs, aussi appelée gestion des créances, surveille la comptabilité du livre auxiliaire « comptabilité des comptes débiteurs » et les encaissements d’argent liés : les factures des clients sont-elles payées ponctuellement et les objectifs d’encaissement respectés ?

Si nous avons affaire à de mauvais payeurs (ou à des délais de paiement trop longs), nous devons prendre d’autres mesures, comme l’envoi d’un rappel de paiement ou avertir le département juridique, qui lancera une procédure de recouvrement de créance en prenant un avocat ou en transférant la gestion du dossier à un bureau d’encaissement.

L’objectif de la gestion des comptes débiteurs est de conserver un haut niveau de liquidités et de maintenir le total des défauts de paiement aussi bas que possible ; pour de tels défauts de paiement, on utilise le compte « pertes sur débiteurs » dans la comptabilité. La plupart des sociétés transfèrent la gestion des créances à des sociétés extérieures, ce qui, d’une part, fait baisser les coûts, et d’autre part, peut perturber la gestion des relations avec la clientèle. Il est également possible de vendre ses créances avec ou sans transfert du risque de chute à des sociétés d’affacturage externes, qui recouvrent alors les créances pour leur propre compte. L’avantage : la société qui cède ses créances évite par cette manœuvre le risque de défaut de paiement et empoche immédiatement des liquidités, pendant que la société d’affacturage endosse le risque via le préfinancement et vit de l’écart existant entre le prix d’achat de la créance et son prix de vente. Sur le plan juridique, la société qui vend sa créance demeure toutefois toujours responsable de la légalité de celle-ci.

Surveillance de la comptabilité clients via le controlling

Le contrôle des objectifs majeurs d’une entreprise via le controlling est d’une importance toute particulière avec la comptabilité des comptes débiteurs. En raison de cette grande responsabilité que porte la comptabilité clients dans de nombreux secteurs d’activités, via la gestion des comptes débiteurs et l’élaboration des conditions de paiement, pour le maintien de la trésorerie de l’entreprise, la surveillance et le contrôle des objectifs stratégiques ambitieux est ici d’une importance cruciale. De tels objectifs peuvent être, par exemple, la diminution des pertes sur débiteurs ou des durées avant paiement : l’écart de temps moyen entre la livraison et le paiement doit être minimisé.

Gestion des informations pour les encaissements d’argent des comptes débiteurs

À côté des enregistrements comptables des créances de la société sur ses clients et des règlements de ces créances, la gestion des comptes débiteurs s’efforce d’influencer le cours des transactions futures. Elle collecte systématiquement, dans ce but, des informations sur les clients et leur comportement en matière de paiements. Dans quelles proportions les échéances de paiements sont-elles respectées ou non ? Selon les circonstances, elle s’informe auprès de tiers de l’état de solvabilité de ses clients. En rassemblant toutes ces informations, elle fait finalement des pronostics par rapport au comportement futur de ses clients en matière de paiements.

Tenir la comptabilité avec un logiciel d’entreprise

Afin de maîtriser vos finances, utilisez un logiciel comptable : bien des tâches y sont automatisées et vous conservez une bonne vue d’ensemble. Ainsi, par exemple, le grand livre (comptabilité financière) est également complété automatiquement depuis les livres auxiliaires (comme la comptabilité des comptes débiteurs).

Ne perdez pas votre trésorerie des yeux avec bexio-Banking : liez votre e-banking avec le logiciel comptable et gagnez du temps : vous pouvez aisément ajuster les comptes débiteurs et créditeurs avec des débits et des crédits sur le compte en banque. De surcroît, les ordres de paiement peuvent être directement enregistrés dans le logiciel comptable, et transmis. Découvrez d’autres avantages liés à la comptabilité avec bexio.

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