Comptabilité débiteur – livre auxiliaire, mais en aucun cas secondaire

Quiconque vendant quelque chose, qu’il s’agisse d’un produit ou d’un service, veut en tirer profit. L’entrepreneur doit ainsi comprendre comment il a tiré profit de ses produits ou services sur une certaine période et si sa stratégie est sur la bonne voie ou doit être modifiée. Les entreprises doivent pour ce faire surveiller de façon constante toutes les demandes et positions ouvertes résultant de vente et de prestations et gérer le paiement de ces créances. Cela leur est possible par la tenue d’une comptabilité débiteur. L’entreprise obtient de précieuses informations des chiffres obtenus et figurant dans le bilan et le compte de profits et de pertes. Elle pourra par exemple en déterminer le bénéfice dégagé et faire des déclarations quant à ses liquidités. Cette partie de la comptabilité fournit par conséquent la matière première du calcul d’indicateurs  économiques importants. Une tenue détaillée du livre auxiliaire offre à l’entreprise des avantages prépondérants en termes de collecte et d’exploitation de renseignements se rapportant aux clients dans le cadre de transactions commerciales.

Les débiteurs et la comptabilité

Les débiteurs, c’est-à-dire les clients de l’entreprise qui ne paient pas immédiatement lors du retrait du produit ou l’obtention du service mais qui disposent d’un certain délai pour le paiement du prix d’achat. Ces acheteurs deviennent les débiteurs de l’entreprise fournisseur par l’acquisition de prestations fournies dans le délai fixe de paiement convenu. La principale tâche des employés de ce département est de surveiller les livraisons de biens ou prestations de services à ces partenaires contractuels ainsi que leurs paiements associés et leur saisie. La comptabilité débiteur fait partie, dans le livre auxiliaire, de la comptabilité financière qui établie le grand livre de l’entreprise et fournit des chiffres importants quant à l’étendue de la réussite économique de l’entreprise sur le marché.

Gestion des créances et des informations – des outils de contrôle indispensables

Les paiements en suspend sont une contrariété par excellence pour une entreprise parce que des produits ou services impayés réduisent à néant l’objectif d’une société à but lucratif, à savoir le profit. Toujours est-il qu’ils réduisent ce dernier, surtout si les factures restent impayées sur de longues périodes et qu’elles doivent, malgré des rappels restés infructueux, finalement être amorties. Bien que la société dépende de ses clients et qu’elle tient à maintenir de bonnes relations avec ces derniers, il faut toutefois garder à l’esprit que même si un client payera certainement, un délai de paiement affectera toujours négativement la liquidité tout comme les liquidités disponibles à court terme. Cela peut notamment limiter la capacité d’action de l’entreprise ou rendre plus difficile une planification appropriée des investissements. Les biens ou services ont été livrés, respectivement fournis, conformément au contrat, les factures correspondantes créées et correctement comptabilisées. Ceci augmente le bénéfice du bilan alors même que l’entreprise n’en a pas obtenu un seul centime. La comptabilité attend désormais les paiements afin de pouvoir enregistrer un profit non seulement théorique, mais bel et bien réel. Le paiement non effectué dans le cadre du délai de paiement génère une charge supplémentaire parce que les rappels doivent être envoyés. Un logiciel  de gestion d’entreprise adapté, comme par exemple bexio, peut s’avérer être utile. Bexio vous permet de générer des procédures de rappels automatisées pouvant être mises en œuvre au moment de votre choix. Vous économiserez ainsi un temps précieux.

Bien que chaque client ne soit un mouton noir, il est extrêmement important pour une entreprise de disposer d’un outil de contrôle effectif. Un contrôle permanent et complet des encaissements permet à la comptabilité d’exclure les partenaires ne payant pas de la livraison des produits/marchandises ou encore de l’achat de services, ainsi que de réagir rapidement à tout changement dans le comportement de paiement des clients. Les entreprises utilisent à cette fin la gestion des créances et des informations. Comme son nom l’indique, la gestion de l’information fournit des informations.

Les informations sont généralement importantes à plusieurs égards pour les entreprises parce qu’elles fournissent les bases décisionnelles essentielles aux collaborateurs. Les informations pertinentes pour la comptabilité débiteur consistent d’une part en des faits et chiffres actuels relatifs aux montants dus et, d’autre part, en des paiements passés. L’entreprise peut ainsi comprendre quels sont les débiteurs qui respectent régulièrement et en temps et en heure leurs obligations, et ceux qui ne les respectent pas. Les collaborateurs compétents dans ce domaine disposent par conséquent de la possibilité de prendre les mesures appropriées, telles que, par exemple, une suspension des livraisons suivie par la rupture des relations commerciales avec le partenaire concerné. Les collaborateurs de cette division de la comptabilité de l’entreprise supporte ainsi une grande responsabilité dans la mesure où ils prennent des décisions pouvant affecter la situation financière de l’entreprise de façon permanente. La gestion des créances s’occupe, en cas de retard de paiement,  du recouvrement des échéances identifiées par la gestion des informations à l’aide de l'encaissement et du contentieux, si nécessaire, juridique.

Un logiciel de gestion d’entreprise adapté permet de garder le contrôle de vos clients et fournisseurs. bexio vous soutient non seulement dans la comptabilité débiteurs mais par exemple aussi dans votre gestion de clientèle et des commandes ou encore dans votre comptabilité financière et ce que ce soit sur la route, à la maison ou chez le client. Essayez bexio dès à présent pendant 30 jours sans engagement.

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