Comptabilité créancier – Élément d’une comptabilité financière globale

La comptabilité créditeur est la contrepartie de la comptabilité débiteur et correspond à tous les processus liés aux conditions de paiement entre une entreprise et ses créanciers. Les créditeurs sont fondamentalement les opérateurs prenant position dans le contexte de l'entreprise en tant que fournisseurs ou prestataires de services externes. Les biens ou services fournis sont ainsi livrés ou effectués à l'avance. Le créditeur établi ainsi une facture qui sera alors transmise à l’entreprise concernée. La comptabilité de ladite entreprise l’enregistrera pour l’archiver par la suite. Les factures seront ainsi toutes dument suivies ou sauvegardées électroniquement. Cela donne à l'entreprise un aperçu détaillé des paiements encore en suspend et la date à laquelle ils doivent être effectués.

Les différents éléments de la comptabilité créancier

La comptabilité créancier se compose essentiellement de trois activités. Cela implique principalement la saisie de tous les documents de facturation entrants devant être payés par une entreprise à l’aide des jeux d’écritures. Bon nombre de grandes entreprises utilisent à cette fin un logiciel de comptabilité leur permettant de saisir et d’assigner les documents spécifiques de façon professionnelle.

Une entreprise industrielle dans le domaine du génie mécanique ou de l'acier a en règle générale de nombreux fournisseurs offrant différents produits ou services. Un certain nombre de factures est donc réceptionné au cours de l'année, de sorte à ce que l’aperçu peut très rapidement être perdu si la comptabilité  devait s’avérer être négligente

Un logiciel pour la comptabilité client pour remédier à la situation

Le logiciel affecte les factures aux sous-traitants respectifs et indique à l'utilisateur dans quel délai ces dernières doivent être réglées. Cela garantit par conséquent le paiement en temps et en heure, et permet d’éviter les opérations de rappel pouvant s’avérer fort coûteuses.

Il s’agit en général du département achat qui prend en charge la comptabilité créancier des grandes entreprises. Ce département vérifiera désormais explicitement que les factures soient conformes aux commandes et que la quantité livrée correspond aux commandes préalablement passées. Cela garantit à l’entreprise de ne payer que pour les marchandises / services réellement commandés.

L’intégralité de la commande et la qualité convenue sont vérifiées avec soin lors de la livraison d'une marchandise telle que, par exemple les produits en acier ou encore les denrées alimentaires. La comptabilité ne pourra débloquer le crédit du sous-traitant en question qu’après confirmation de cette correspondance. Le montant de la facture émise sera ainsi réglé. Les collaborateurs pourront, à l’aide du logiciel, documenter de façon électronique et archiver aussi bien la réception que l’exécution des factures. La facture sera, en règle générale, réduite, ou pourrait éventuellement ne pas être exécutée, si la marchandise livrée ne devait pas revêtir la qualité souhaitée.

Le tri électronique des factures en fonction de la date de réception est une caractéristique importante du programme des créanciers. L'utilisateur comprend ainsi directement et simplement quelles sont les prochaines factures à régler. Le département recevrait en effet un rappel du sous-traitant, ou encore d’une société mandatée à cette fin, en cas de non-respect de certains délais. De telles notifications sont en règle générale associées à des coûts supplémentaires augmentant au fil du temps. Le non paiement des factures par une entreprise peut conduire à une saisie forcée.

La gestion des données de base des créditeurs

Un numéro est attribué à chaque sous-traitant dans le cadre de la gestion de données de base, afin de permettre à la comptabilité de comprendre quelle facture est à associer à quel sous-traitant. Cela simplifie la comptabilité financière. Lesdites données de base comprennent les coordonnées bancaires, adresse et nom de l'entreprise. Les collaborateurs du département achat peuvent ici insérer un système de notation permettant de mesurer la fiabilité des sous-traitants en fonction de certains critères tels que l'exhaustivité et la qualité des produits. L’utilisation d’une telle échelle révèle si un commerçant est approprié ou si l'on devrait plutôt assigner les commandes nécessaires à une tierce partie. Les données de base sont également établies par un logiciel de façon à ce que les collaborateurs puissent faire appel aux données de contact telles que, par exemple, le numéro de téléphone afin de directement prendre contact avec lui.

Une escompte par le paiement des factures en temps voulu

Les créanciers proposent bien souvent un certain montant d’escompte aux entreprises afin d’améliorer leurs pratiques de paiement. Ils récompensent donc les bonnes pratiques de paiement par une réduction. L’entreprise payant la totalité de la somme due dans un certain délai bénéficiera ainsi d'une réduction prédéfinie pouvant en règle générale se trouver dans la fourchette de 1 à 9 %. La comptabilité créditeur est en mesure de mettre l'accent sur le paiement ponctuel des factures et peut ainsi permettre de faire des économies.

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