Was heisst Verprobung oder Rekapitulation der Mehrwertsteuer?

Was hat es mit der Verprobung oder Rekapitulation auf sich? Was bedeuten die Begriffe? Wie führt man eine MWST-Verprobung durch?

Die Verprobung (oder Rekapitulation) entspricht dem Überprüfen der MWST-Abrechnung.

Kennen Sie die Begriffe MWST-Rekapitulation oder das MWST-Journal? Falls nicht, kein Problem: Das MWST-Journal ist die Grundlage für die Verprobung. Darin sind alle Mehrwertsteuer-Buchungen aufgeführt; inklusive dem dazugehörigen Umsatz und Ertragskonto und geordnet nach den Ziffern im MWST-Formular.

Zum Vorgehen: Vereinfacht ausgedrückt bedeutet das Verproben oder Rekapitulieren der Mehrwertsteuer nichts anderes als zu überprüfen, ob das MWST-Formular korrekt ausgefüllt ist. Dazu kontrolliert man…

  • ob die Ertragskonten zu den Buchungen auch zum MWST-Satz passen,
  • ob der ausgewiesene Umsatz auch zu den MWST-Beträgen passt (allfällige Fehlbuchungen werden korrigiert).

Was ist die Umsatzabstimmung?

Basis für das Überprüfen der Mehrwertsteuer-Abrechnung ist eine Umsatzumstimmung. Denn dabei wird überprüft, ob die ausgewiesenen Umsätze in der Finanzbuchhaltung (Fibu) den Umsätzen in der MWST-Abrechnung entsprechen. Die Umsätze werden «aufeinander abgestimmt»: Das dient dazu, allfällige Differenzen zwischen der MWST-Abrechnung und der Fibu aufzudecken. Die Herleitung dieser Zahlen unterscheidet sich für die Abrechnung nach vereinbartem und vereinnahmten Entgelt.

  • Bei der Abrechnung nach vereinbartem Entgelt setzen wir die Saldobilanz (d.h. die erste Stufe der Erfolgsrechnung; Kontenklasse 3) der MWST-Rekapitulation gegenüber, diese Rekapitulation ist ein Zusammenfassung des MWST-Journals. Damit besser erkennbar ist, wie allfällige Differenzen entstehen, führen wir zusätzlich noch auf welche Buchungen auf Ertragskonten gemacht wurden, ohne ein MWST-Schlüssel mit zu geben.
  • Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelt entspricht die Saldobilanz nicht der MWST-Abrechnung, weil die Erträge in der Erfolgsrechnung (und darum auch in der Saldobilanz) zeitnah erfasst werden müssen. In der MWST-Abrechnung sehen wir aber die vereinnahmten Umsätze. Um diese Differenz zu beheben, geben wir zusätzlich die Veränderung der Debitoren an: Dies ist der Anfangsbestand der Debitoren minus deren Endbestand oder alle Zahlungseingänge.

Wie geht man bei einer Verprobung vor? So geht die Rekapitulation der Mehrwertsteuer

Wurde das MWST-Formular richtig ausgefüllt? Beim Verproben oder Rekapitulieren der MWST-Abrechnung wird genau das überprüft. Wurden die Werte der einzelnen MWST-Ziffern (Umsatzsteuer und Vorsteuer) im MWST-Formular richtig berechnet?

Sämtliche mehrwertsteuerrelevanten Buchungen werde pro Ziffer (im MWST-Formular) kontrolliert und plausibilisiert: Sind die einzelnen Buchungen auf die entsprechenden Buchhaltungskonten und die dazu verwendeten MWST-Codes korrekt?

Verprobungen werden häufig durch Treuhänder durchgeführt, welche die MWST-Abrechnung genau überprüfen. Sie haben noch keinen? Finden Sie einen Treuhänder in Ihrer Nähe.

Beispiel bexio: Verprobung oder Rekapitulation in der Buchhaltung

Verprobung und Rekapitulation der MWST-Abrechnung in der Buchhaltung
Verprobung bzw. Rekapitulation der MWST-Abrechnung: Mit einem Klick auf die Ziffer werden jeweils sämtliche Buchungen angezeigt.

Sie haben keine Übersicht über Ihre MWST-Abrechnung? Buchhaltungssoftware wie bexio hilft: Das MWST-Formular in der Software wird automatisch so dargestellt, dass es dem Abrechnungsformular der Eidgenössichen Steuerverwaltung (ESTV). Mit jeder Buchung wird das Formular in bexio automatisch aktualisiert.

Die Verprobung ist einfach: Klicken Sie dazu im MWST-Formular in bexio direkt auf die gewünschte Ziffer («MWST-Nummer») neben dem deklarierten Betrag. Die Software listet dann (im MWST-Journal) zu jeder steuerrelevanten Buchung die verschiedenen Informationen auf. Dazu gehören Datum, Buchhaltungskonto, Referenz (Belegnummer), Beschreibung (Titel oder Kontakt/Personenkonto), Steuersatz (Code), Buchungswährung (Fremdwährung), Betrag netto (Fremdwährung), Währung (Code), Betrag netto, MWST-Betrag und Total (Betrag Brutto). Ein weiterer Vorteil: Sie können sämtliche Buchungen (auf nur eine Ziffer oder alle) direkt als Excel-Datei exportieren.

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