Eine Rechnung schreiben

Will ein Unternehmen eine Rechnung schreiben, so müssen gesetzliche Formvorschriften berücksichtigt werden. Nur dann erfolgt die Anerkennung der Rechnung durch die Steuerbehörde. Rechnungen müssen zum Beispiel den Namen, gegebenenfalls den Unternehmensnamen, den Ort und die Adresse des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers enthalten. Eine Ausnahme gilt hier bei Kassenzetteln unter 400 Franken. Diese müssen die Daten der Leistungsempfänger nicht enthalten.

Weiterhin muss die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) des Leistungserbringers und die Rechnungsnummer angegeben sein. Sollte der Zeitpunkt der Leistungserbringung vom Rechnungsdatum abweichen, muss er gesondert aufgeführt werden. Die Rechnung muss ausserdem Angaben über Art, Gegenstand und Umfang der in Rechnung gestellten Leistung enthalten. Es ist schliesslich das für die Leistung berechnete Entgelt, der dafür gültige Mehrwertsteuersatz und der geschuldete Mehrwertsteuerbetrag aufzuführen. Die Beweislast für die Richtigkeit der Rechnung für die Vorsteuerverrechnung trägt der Rechnungsempfänger, der demzufolge auf die korrekte Ausstellung der Rechnung zu achten hat. Rechnungen, die von Privatpersonen ausgestellt wurden, müssen nicht aufbewahrt werden. Dennoch empfiehlt sich auch hier eine Aufbewahrung, um für eventuelle Streitfälle gerüstet zu sein. Rechnungen für versicherte Gegenstände, zum Beispiel bei einer Hausratversicherung, sollten unbegrenzt verwahrt werden. Unternehmen, die der Buchführungspflicht unterliegen, müssen die Rechnungen mindestens fünf Jahre aufbewahren.

 
Informationen und Tipps wie Sie die perfekte Rechnung erstellen, finden Sie in diesem Blog-Beitrag.

Rechnung schreiben im eigenen Design

Eine Rechnung muss kein grafisches Kunstwerk sein und schon gar nicht mit unwichtigen Inhalten überladen werden. Gestalten Sie Ihre Rechnungen dennoch individuell und tragen Sie Sorge zu Ihrer Marke und Ihrer visuellen Identität (Corporate Design). Fügen Sie beispielsweise Ihr Logo hinzu oder wählen Sie Ihre bevorzugte Schriftart. Natürlich sollte Ihr Logo in bester Qualität auf der Rechnung sein. Ein 08/15-Rechnungslayout ohne Logo ist selten ansprechend. Nutzen Sie Rechnungsvorlagen um Zeit zu sparen. Passende Textbausteine für Produkte oder Dienstleistungen machen das Schreiben einer Rechnung noch einfacher. Führen Sie einen einfachen Katalog mit Ihren Produkten und Dienstleistungen. Diese Textbausteine lassen sich dann zum Beispiel in der Business Software bexio mit einem Klick einfügen. So sind alle wichtigen Informationen stets vorhanden und nichts geht vergessen.

Fakturierungssysteme in Unternehmen

Im Prozess der Fakturierung werden in Unternehmen alle für die Rechnungsstellung erforderlichen Informationen verarbeitet. Hier sind Informationen über den Kunden, über Stückpreise der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, für den Kunden eventuell spezifisch vereinbarte Preisstaffeln, Bestelldokumente und Liefermengen zu berücksichtigen. Der Prozess der Faktura greift teilweise auf die Buchhaltung (Debitorendaten), auf die Warenwirtschaft mit ihren Artikeln und Stückpreisen und eventuell auf andere Datenbestände zu. Nachdem eine Rechnung korrekt erstellt ist, wird sie als offene Posten innerhalb der Buchhaltung gebucht, das heisst, dann werden die Rechnungsdaten von der Faktura an die Buchhaltung übergeben.

Automatisierung der Rechnungsstellung

Viele Unternehmen automatisieren die Rechnungsstellung auf Grundlage eines elektronischen Warenwirtschafts- und Fakturierungssystems wie zum Beispiel bexio. So wird gewährleistet, dass die Rechnungen immer richtig und vor allem zeitgerecht erstellt werden. Über Schnittstellen des Fakturierungssystems zu benachbarten Systemen, wie der Buchhaltung oder der Warenwirtschaft, werden alle erforderlichen Daten zusammengeführt. Dabei sind auch Gutschriften und Skonti zu berücksichtigen, falls solche gewährt werden. Werden die Skonti wahrgenommen, muss die Vorsteuer entsprechend zurückgebucht werden. Für all diese Leistungen stehen zahlreiche Softwaresysteme zur Verfügung. Üblich sind heute vor allem ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning), die alle Teile der Buchhaltung, die Warenwirtschaft und das Forderungsmanagement vernetzen. Solche Systeme werden auch als Software-as-a-Service angeboten.

Rechnungen schreiben mündet im Forderungsmanagement

Mit der Rechnungsstellung eng verwandt ist das Forderungsmanagement. Schon bei der Rechnungserstellung ist unter Umständen die Kundenbonität zu beachten, um einen Zahlungsverzug oder gar Debitorenverlust zu vermeiden. Hier fällt die Risikovorsorge auch in die Zuständigkeit der Rechnungsstellung, die mit dem Vertrieb zusammenarbeiten muss. Bei der Bonitätsüberprüfung wird auf firmeninterne Kundendaten, unter Umständen auch auf externe Datenbanken zugegriffen. Bleiben Rechnungen unbezahlt, werden Mahnprozesse eingeleitet oder schliesslich sogar externe Inkassounternehmen mit dem Forderungseinzug beauftragt.

Mit bexio erstellen Sie Rechnungen mit einem Klick. Sie nutzen Vorlagen und Textbausteine, definieren die Zahlungsfrist auf Ihren Rechnungen selber und entscheiden, wann eine Mahnung ausgelöst wird. So sparen Sie Zeit und Geld und behalten Ihre Debitoren jederzeit unter Kontrolle. Testen Sie bexio jetzt 30 Tage kostenlos und unverbindlich.

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